Основные советы для онлайн-видеоконференций

Увеличить видео встречу

Онлайн видео конференция кажется легкой. Включите ноутбук и нажмите на приложение виртуальной встречи, чтобы запустить веб-камеру. Но эта удаленность и легкость технологии, позволяющей соединить всех нас, могут заставить вас не осознавать, что нужно делать, а что нельзя делать, когда вы встречаетесь с коллегами на экране.

У вас могут возникнуть проблемы с технологией или атмосферой вашего дома. Следовательно, подготовка к встрече одинаково важна. Поэтому, когда вы будете на собрании, ваши пути станут ключом к максимальному увеличению вашего присутствия.

По сути, онлайн-видеоконференцсвязь теперь является частью нашей жизни. Ненавижу их или нравишься им, ты должен противостоять им. Почему бы не использовать следующую шпаргалку, чтобы максимально использовать эти видео встречи?

БЕСПЛАТНАЯ ЗАГРУЗКА: эта шпаргалка доступна в виде загружаемого файла PDF от нашего партнера по распространению TradePub. Вам нужно будет заполнить короткую форму, чтобы получить доступ к ней только в первый раз. Загрузите Основы Видеоконференций Онлайн .

Основные элементы для онлайн-видеоконференций

подготовка
Соблюдайте дресс код Рассматривайте онлайн-встречи как личные встречи и следуйте стандартам рабочего места.
Позаботьтесь о своем уходе, прежде чем садиться на встречу.
Это проектирует профессиональное лицо, поскольку это добавляет ощущение нормальности удаленному разговору.
Избегайте отвлекающих цветов, которые слишком светлые или слишком темные. Это может устранить некоторые веб-камеры, которые автоматически регулируют экспозицию и яркость.
Лицом к камере с хорошей осанкой.
Установите свое оборудование Выберите удобное кресло для сидения.
Используйте монитор, который позволяет легко просматривать слайды и электронные таблицы. (Экран смартфона полезен для неформальной встречи, но не для просмотра данных.)
Инвестируйте в хорошую гарнитуру с шумоподавлением.
Познакомьтесь с программным обеспечением для чата, которое вам нужно использовать. Обратите особое внимание на настройки, которые могут понадобиться во время встречи.
Избегайте подсветки, так как это может омрачить ваше лицо. Естественный свет или естественное освещение идеальны.
Ничто так не важно, как хорошая пропускная способность. Все, что меньше 20 МБ / с, может пикселировать ваше видео.
Если встреча критическая, подготовьте альтернативное соединение. Например, вы можете настроить независимую точку доступа WiFi.
Закройте ненужные фоновые приложения и остановите одновременные потоковые программы в вашем браузере.
Расположите веб-камеру на уровне глаз, чтобы вы могли смотреть в глаза другим членам вашей команды.
Будьте технической поддержкой или протестируйте свое оборудование с коллегой за несколько минут до реальной встречи.
Включите веб-камеру и просмотрите кадр и световой эффект внутри. Больше света, тем лучше.
Отключить уведомления для собрания.
Если вы планируете открыть общий доступ к экрану, не забудьте сохранить свои личные данные.
Украсить вашу среду Отключить звук мобильного телефона, чтобы избежать перебоев.
Убери свою комнату и стол.
Сканируйте свой фон и убедитесь, что в нем нет ничего неуместного.
Выберите виртуальные обои в таких приложениях, как Microsoft Teams и Zoom, чтобы скрыть грязные обои.
Держите воду и чай / кофе под рукой.
Выберите изолированное пространство, желательно с дверью, чтобы вы могли провести встречу без отвлекающих факторов.
Сообщите семье заранее о графике встречи.
Убедитесь, что ваши дети заняты на время встречи.
Держите домашних животных подальше от места встречи.
Управляйте своим временем Планируйте онлайн-встречи заранее.
Всегда быть вовремя. Помогите выйти в Интернет за несколько минут до начала встречи.
Если вы не можете присутствовать на собрании или опоздали, заранее сообщите об этом человеку, который ведет собрание.
Заранее включите или включите оборудование для конференций, чтобы избежать проблем в последнюю минуту.
Избегайте присоединения к онлайн-встрече во время вождения. Это не безопасное и не эффективное использование времени для встреч.
Рассмотрите аудиоконференцию как последнее средство.
Организуйте свои мысли Если вы ведете собрание, установите повестку дня с указанием времени начала и окончания.
Храните все свои данные рядом с вами или в доступной папке на вашем компьютере.
Добавьте в закладки все, что имеет отношение к встрече.
Declutter на рабочем столе, чтобы держать нужную информацию доступной с первого взгляда.
Запишите свои вопросы, чтобы вы могли представить их в нужное время.
Делитесь контентом и файлами перед собранием, чтобы убедиться, что все участники готовы к обсуждению.
Участие
Обратите внимание на то, как вы ведете себя Представьтесь, когда все члены команды незнакомы друг с другом.
Всегда используйте видео, потому что выражения лица передают ваши мысли в отсутствие других жестов.
Используйте визуальные подсказки (например, поднятую ладонь), чтобы показать, что вы хотите говорить.
Участвуйте, четко говоря в микрофон. Быть молчаливым или отключить свою веб-камеру — это все равно, что наполнять кресло в реальной встрече.
Выключите микрофон, когда вы не говорите, так как он может уловить много фонового шума.
Если вам нужно переместиться в середине собрания для личной деятельности, отключите видео, чтобы не отвлекаться.
Дождитесь, пока собеседник закончит разговор, поскольку задержки в сети часто могут привести к тому, что члены команды будут разговаривать друг с другом.
Оставайся настоящим Избегайте многозадачности или дрейфа на Facebook или Twitter во время встречи.
Не ешьте во время встречи. Потягивая воду или напиток, такой как чай или кофе, это хорошо.
Чтобы смотреть в глаза участнику встречи, смотрите в камеру, а не на лицо или прошлое человека.
Используйте функцию текстового чата, если она доступна для поддержки запросов и для ссылок на соответствующие документы.
Попрощайтесь с улыбкой в ​​конце встречи. Неформальный чат на не деловые темы также помогает завершить встречи на веселой ноте.
Если вы руководили собранием, обязательно выйдите из системы последним.

Онлайн видео встречи здесь, чтобы остаться

Конечно, речь идет не только о технологиях. Некоторые простые социальные льготы могут увеличить ваше присутствие на любой онлайн-встрече. В конце концов, видеоконференции более "в лицо", так как все видны на экране. Видео помогает, но небольшого кадра недостаточно, чтобы показать язык тела или эмоции, когда вы путаетесь с вашей командой.

Вот почему все вышеперечисленные нюансы имеют решающее значение, независимо от того, какой инструмент онлайн-встреч вы выберете для сотрудничества с вашей командой . Короче говоря, чтобы правильно обозначить ярлык онлайн-встречи, не делайте того, чего не делаете на реальной встрече.

Кредит изображения: визуальные элементы на Unsplash

Прочитайте статью полностью: Основные советы для онлайн-видеоконференций