В моем почтовом ящике Outlook был беспорядок, прежде чем я начал использовать эти 3 трюка

Никто не любит электронную почту, но никто из нас не может жить без нее. Если вы обнаружили, что изо всех сил пытаетесь управлять входящими электронными письмами, я нашел эти три совета чрезвычайно полезными.

Если вы хотите автоматически перемещать сообщения, выполнять несколько действий одним щелчком мыши или выделять электронные письма, требующие внимания, среди остальных, эти советы по Microsoft Outlook помогут вам.

Используйте правила для организации входящих писем

Чтобы упорядочивать электронные письма по мере их поступления, вы можете настроить правила в Outlook. Таким образом, вы можете переместить электронное письмо в папку, пометить сообщение как прочитанное и т. д. Самое приятное то, что все это делается автоматически.

Шаг 1. Перейдите на вкладку « Главная », выберите стрелку раскрывающегося списка « Правила » и выберите « Создать правило ».

Шаг 2. В открывшемся окне у вас есть несколько быстрых вариантов, которые вы можете выбрать для выбранного электронного письма.

В качестве условия вы можете выбрать отправителя, строку темы или отправить на определенный адрес электронной почты. Для действия вы можете выбрать отображение окна предупреждения, воспроизведение определенного звука или перемещение в папку.

Шаг 3. Если то, что вы видите в поле, соответствует тому, что вы хотите сделать, просто установите флажки для условий и действий, которые вы хотите, и нажмите « ОК ».

Использовать расширенное правило

В качестве альтернативы вы можете выбирать из большего количества условий и действий, если хотите.

Шаг 1. Выберите « Дополнительные параметры » в поле «Создать правило».

Шаг 2. Затем вы можете выбрать из более чем 30 условий, например, если электронное письмо помечено как важное, имеет вложение или является автоматическим ответом.

Установите флажки для условий, которые вы хотите использовать, а затем выберите синий связанный текст, чтобы заполнить переменные. Выберите Далее .

Шаг 3 : Затем вы увидите около 20 действий, которые вы можете предпринять. Сделайте то же самое, установив флажки для действий, которые вы хотите использовать, и выбрав синий текст, чтобы заполнить необходимые данные. Выберите Далее .

Шаг 4 : Если есть какие-либо исключения из правила, которое вы хотите добавить, вы можете сделать это дальше. Установите эти флажки, заполните данные для синего текста и нажмите « Далее ».

Шаг 5 : Наконец, дайте вашему правилу имя, отметьте, хотите ли вы запустить правило немедленно, и нажмите « Готово ».

После того, как вы настроили правило, вы можете расслабиться и позволить Outlook организовать эти входящие электронные письма для вас. Потратив всего несколько минут на создание правила, вы сэкономите время в долгосрочной перспективе.

Чтобы просмотреть, изменить или удалить правило позже, выберите Главная > Правила > Управление правилами и предупреждениями .

Настройте Quick Steps для повторяющихся задач

Outlook предлагает функцию под названием «Быстрые шаги», которая может ускорить выполнение задач, которые вы выполняете снова и снова. Как и в случае с правилами, Quick Steps позволяет вам выбрать одно или несколько действий, которые вы хотите выполнить с электронной почтой. Но вместо того, чтобы выполнять эти действия автоматически, вы выполняете их самостоятельно одним нажатием кнопки. Кроме того, вы можете выполнять множество действий одновременно.

Перейдите на вкладку « Главная » и проверьте поле « Быстрые действия » в этом разделе ленты. Вы увидите несколько действий, таких как «Переместить», «Ответить и удалить» и «Готово».

Вы можете использовать один из предустановленных быстрых шагов, выбрав его и заполнив необходимые данные. Например, вы можете выбрать Переместить в , выбрать папку и, при желании, пометить электронное письмо как прочитанное. Выберите Сохранить .

Затем, чтобы использовать Quick Step для письма в папке «Входящие», выберите сообщение и выберите « Перейти к Quick Step».

Создайте свой собственный быстрый шаг

Если вы хотите создать свой собственный Quick Step, это займет всего минуту.

Шаг 1. Выберите « Создать новый » в разделе «Быстрые действия» на ленте.

Шаг 2 : Затем назовите быстрый шаг и используйте раскрывающийся список, чтобы выбрать нужное действие. Чтобы выполнить более одного действия, выберите Добавить действие и выберите следующее.

Шаг 3 : После выполнения всех необходимых действий нажмите « Готово ».

Чтобы использовать Quick Step при поступлении электронного письма в папку «Входящие», выберите сообщение и щелкните его имя в поле Quick Steps. Вы также можете щелкнуть письмо правой кнопкой мыши, перейти к разделу « Быстрые действия » и выбрать имя во всплывающем меню.

Если вы хотите выполнить несколько действий с электронной почтой одновременно, Quick Steps действительно сэкономит время.

Чтобы просмотреть, отредактировать или удалить быстрый шаг позже, выберите Главная > Быстрые шаги > Управление быстрыми шагами .

Сделайте электронные письма всплывающими с условным форматированием

Еще один удобный инструмент управления почтовыми ящиками в Outlook — условное форматирование. С его помощью вы можете выделять определенные письма, которые приходят, с помощью определенного стиля шрифта, размера или цвета. Это отличный способ привлечь ваше внимание к сообщениям, которые в этом больше всего нуждаются.

Шаг 1. Перейдите на вкладку « Вид » и выберите « Настройки просмотра » в левой части ленты.

Шаг 2. Выберите « Условное форматирование » во всплывающем окне.

Шаг 3. Вы увидите некоторые правила условного форматирования по умолчанию, уже настроенные для вас, такие как непрочитанные сообщения и просроченные электронные письма. Чтобы создать свой собственный, выберите Добавить .

Шаг 4 : В нижней части поля дайте имя правилу условного форматирования. Затем нажмите кнопку « Шрифт », чтобы выбрать стиль, размер и цвет в следующем всплывающем окне, и нажмите « ОК ».

Шаг 5 : Затем нажмите кнопку « Условие ». В следующем всплывающем окне вы увидите три вкладки для настройки условий.

• Сообщения : введите ключевые слова, выберите адрес электронной почты «От» или «Отправлено» или выберите период времени.
• Дополнительные варианты : выберите категорию, выберите элементы, которые прочитаны или не прочитаны, имеют или не имеют вложений, отмечены приоритетом или другим вариантом.
• Дополнительно : установите пользовательские критерии и выберите поля для условий.

Шаг 6 : Когда вы закончите, нажмите OK , чтобы сохранить и закрыть последующие всплывающие окна.

Теперь вы увидите эти электронные письма с выбранными вами условиями и выбранным шрифтом, благодаря чему их будет очень легко обнаружить в шквале сообщений.

Чтобы просмотреть, отредактировать или удалить правило условного форматирования позже, выберите « Просмотр » > « Настройки просмотра » > « Условное форматирование ».

Если вы ищете новый способ управления своей электронной почтой, Outlook предлагает эти функции, которые помогут вам контролировать свой почтовый ящик. Их настройка может занять несколько минут, но это будет стоить того времени, которое вы сэкономите позже.

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с тем, как настроить ответ об отсутствии на работе в Outlook .