Как автоматически создать копию или скрытую копию в Outlook и Gmail

Копирование электронных писем самому себе (CC) и слепое копирование (BCC) может быть полезным способом напомнить себе о важных электронных письмах или держать ваших коллег в курсе. Пользователи Gmail и Outlook могут легко автоматизировать этот процесс, чтобы в случае необходимости для всех ваших писем автоматически добавлялась копия или скрытая копия.

Этот метод не для всех, и вы можете обнаружить, что он может испортить почтовый ящик. Тем не менее, у пользователей Outlook также есть возможность быть более избирательными при выборе, когда использовать эту функцию, но при этом сохранять ее автоматизированной.

Как автоматически создать копию или скрытую копию в Gmail

Для автоматической BCC или CC самостоятельно (или любого другого адреса электронной почты в этом отношении) в Gmail вам понадобится расширение для браузера. Эта функция не является встроенной в Gmail, и многие сторонние расширения требуют довольно обширных разрешений для доступа к вашей электронной почте.

Автоматическая скрытая копия для Gmail от CloudHQ – это расширение с минимально необходимыми разрешениями. Он не имеет доступа к истории просмотров за пределами домена Gmail. Добавьте это расширение в браузер Chrome и создайте учетную запись в CloudHQ.

После того, как расширение по вашему выбору будет установлено и получит доступ к вашей учетной записи Gmail, вы можете создать правило, выполнив следующие действия:

1. Нажмите кнопку « Написать» , чтобы создать новое электронное письмо.
2. Щелкните значок конверта рядом с кнопкой отправки.

3. В открывшемся диалоговом окне нажмите Добавить новое правило .
4. В разделе Когда отправляются электронные письма , вы должны увидеть, что ваш адрес электронной почты уже введен.
5. В раскрывающемся меню под этим выберите вариант для всех, но не для всех и оставьте поле пустым.
6. В затем автоматически раскрывающемся списке выберите BCC (или CC, если хотите) и введите свой адрес электронной почты.

7. Щелкните Сохранить правило.

Если вы больше не хотите использовать это расширение, вы можете удалить его через myaccount.google.com/permissions . Кроме того, вы можете отозвать его доступ к своей учетной записи Gmail .

Если вы не являетесь пользователем Chrome или не хотите предоставлять сторонний доступ к своей электронной почте, хорошим решением для автоматической BCC является использование функций фильтрации и пересылки Gmail .

Как автоматически создать копию или скрытую копию вашего адреса электронной почты в Outlook 365

Пользователи Outlook могут автоматически создавать копии или скрытые копии, используя функцию правил почтовой программы.

1. На вкладке « Главная » щелкните « Правила» > « Управление правилами и предупреждениями» .

2. Щелкните Новое правило .
3. В разделе Начать с пустого правила нажмите Применить правило к отправляемым мною сообщениям и нажмите Далее .
4. Если вы хотите применить это правило ко всем отправленным вами электронным письмам, снова нажмите « Далее» и « Да» во всплывающем окне. (Чтобы быть избирательным, вы можете использовать перечисленные критерии, чтобы выбрать и применить эту автоматизацию только к определенным типам электронных писем.)

5. В разделе Шаг 1 этого окна выберите Копия сообщения людям или публичной группе .
6. В разделе окна Шаг 2 щелкните ссылку люди или общедоступная группа .
7. В поле « Кому» введите свой адрес электронной почты и нажмите « Далее». Если вы не хотите отправлять копию кому-либо публично, вы можете имитировать скрытую копию, установив флажок « Переместить копию в указанную папку на шаге 1», щелкнув ссылку « Указанная папка» и выбрав ваш почтовый ящик.

8. Вы можете добавить необязательные исключения к электронным письмам, если вы не хотите применять это правило.
9. Введите имя для своего правила и установите флажок Включить правило .

Настройка вашего опыта работы с Outlook и Gmail

Обе почтовые службы предоставляют разнообразные возможности для максимально эффективного использования вашего почтового ящика. Необязательно изучать все варианты за одну попытку, так как это может оказаться непосильным. Выберите параметры, которые наиболее важны для повседневного общения по электронной почте.

Когда вы ознакомитесь с обеими службами электронной почты, вы сможете изучить другие правила, которые помогут вам организовать свой почтовый ящик.

Чтобы получить дополнительные советы, узнайте, как использовать настраиваемый адрес электронной почты для ответа и как автоматически пересылать электронную почту из Outlook в Gmail и наоборот .