Как быстро изучить Microsoft Excel: 8 советов

Microsoft Excel – это программа, к которой многие люди относятся с осторожностью – это сложная программа, многие функции которой скрыты под поверхностью. Легко понять, почему новичков оттолкнет такая сложная задача, но это мощное программное обеспечение стоит затраченных усилий. Вот как быстро выучить Excel.

Сложно ли учиться Excel?

Ключом к быстрому изучению Excel является разбиение процесса обучения на управляемые компоненты. Невозможно выучить Excel за день или неделю, но если вы настроитесь на понимание отдельных процессов один за другим, вы скоро обнаружите, что у вас есть практические знания об этом программном обеспечении.

Пройдитесь по этим методам, и совсем скоро вы освоите основы Excel. После этого вы на правильном пути к завершению обучения Microsoft Excel и становлению настоящим мастером работы с электронными таблицами.

Основы

Вот некоторые из первых приемов, которые вам нужно освоить, если вы хотите разобраться с Excel. Они в основном довольно простые, но важно, чтобы вы ознакомились с ними, прежде чем приступать к выполнению более сложных задач.

1. Выполнение простой математики

Для начала начните с самых простых математических задач, которые вам когда-либо придется загружать в Excel. Первое, что следует помнить о подобных методах, – это то, что Excel сначала ожидает увидеть знак равенства, когда вы даете ему задачу решить.

Введите = 10 + 10 в ячейку вашей электронной таблицы и нажмите Enter ; в ячейке должно отображаться число 20.

Сложение и вычитание не требуют пояснений, но вам нужно будет использовать звездочку (*) вместо знака умножения и косую черту (/) вместо знака деления.

2. Использование автосуммы

Если вы только начинаете работать с Excel , это отличный способ быстро освоить базовое использование функций. Во-первых, введите любые два числа в ячейки, которые расположены рядом друг с другом – работает либо бок о бок, либо сверху и снизу. Затем выберите ячейку справа или ниже этих ячеек и перейдите в раздел « Главная» > « Автосумма» .

Это автоматически заполнит выбранную ячейку формулой СУММ, поэтому нажмите Enter, чтобы выполнить ее. Excel сложит два числа и предоставит результат в указанную ячейку – с помощью раскрывающегося списка Автосумма вы также можете выбрать различные математические функции.

3. Применение числовых форматов

Как только ваши электронные таблицы станут немного сложнее, они могут содержать разные типы чисел; валюта, даты, проценты и многое другое. Чтобы убедиться, что вы можете работать с этими данными, стоит их отформатировать для ввода.

Выберите числа, которые вы хотите отформатировать – вам нужно будет вводить каждый разный тип по одному. Найдите раздел « Число » в верхней части экрана и найдите раскрывающийся список, в котором по умолчанию выбрано « Общие» .

Оттуда вы можете выбрать из здорового списка различных числовых форматов. Если вам нужен больший контроль, выберите « Другие числовые форматы» внизу списка, и вы сможете указать такие детали, как количество десятичных знаков, которые нужно использовать, или предпочитаемую валюту.

4. Создание таблицы

Представление данных в виде таблицы позволяет делать гораздо больше с имеющейся информацией, и ее легко настроить. Для начала выберите весь набор данных, который вы хотите преобразовать в таблицу, включая заголовки, и щелкните ярлык быстрого анализа , который появится в нижнем левом углу вашего выбора.

Перейдите на вкладку Таблицы и выберите Таблица . Вы сразу заметите некоторые различия в том, как выглядят данные, и есть некоторые изменения в том, как ими можно манипулировать.

Если ярлык «Быстрый анализ» не отображается, просто выделите данные, перейдите к « Вставить» и выберите « Таблица».

Используйте кнопки со стрелками в ячейках заголовка таблицы, чтобы отфильтровать определенные точки данных или отсортировать их так или иначе.

5. Создание диаграммы

Вы можете создать диаграмму или график почти так же, как и таблицу, но вам нужно заранее продумать, как вы хотите представить эти данные.

Excel может дать вам несколько указателей, но важно знать, чего вы хотите добиться от диаграммы. Имея это в виду, разместите свои данные и выберите все, как вы это делали при создании таблицы.

Наведите указатель мыши на один из вариантов, чтобы просмотреть, как он будет выглядеть, или выберите « Еще», чтобы получить дополнительный контроль над готовым продуктом.

Если поле «Быстрый анализ» не отображается, выделите данные и выберите « Вставить» . Затем перейдите к разделу диаграмм и графиков. Здесь вы сможете выбрать рекомендуемые диаграммы или выбрать свой собственный.

Вы также можете узнать, как создавать самообновляющиеся диаграммы Excel .

Продвинутые методы

Рано или поздно вы, вероятно, захотите вывести использование Excel на новый уровень. Хорошая новость заключается в том, что многие аспекты функциональности программного обеспечения так или иначе связаны, а это означает, что изучение одного метода, вероятно, позже принесет пользу в другом месте.

6. Использование функций вручную

Освоив основы арифметики в Excel, разумно начать экспериментировать с функциями. Вы откроете для себя огромное количество различных функций для выполнения различных процедур, и все они немного отличаются, однако работа с более простыми примерами поможет вам познакомиться с основными практиками, которые будут перенесены.

Давайте начнем с использования одной из самых основных функций, включенных в Excel, – SUM. Мы можем использовать эту функцию, чтобы складывать серии фигур, не выполняя работу самостоятельно.

Как вы можете видеть выше, у меня есть пять чисел, которые я хотел бы сложить вместе, поэтому я ввел свою функцию в ячейку непосредственно под списком – обратите внимание, что вы можете выполнить эту задачу в любом месте своей электронной таблицы, так как вы сообщить программе, какие именно ячейки она ищет.

Вы можете создать рабочий пример, набрав = SUM (E1: E5) , но есть и другие способы передать эту команду.

Вы можете ввести слово SUM и раскрыть скобки, а затем выбрать ячейки вручную. Вы можете сделать это, удерживая клавишу Control и щелкая отдельные ячейки – также работает перетаскивание нескольких ячеек. В качестве альтернативы вы можете ввести отдельные ссылки на ячейки, разделенные одной запятой, если они не являются последовательными.

Преимущество использования ссылок на ячейки в функциях вместо целых чисел заключается в том, что ваши результаты будут обновляться в зависимости от содержимого этих ячеек. Как только ваши проекты электронных таблиц начнут усложняться, это обязательно пригодится.

Функции предлагают множество полезных возможностей, например, как объединить два столбца в Excel .

7. Интеграция условного форматирования

В последние годы Excel превратился в мощный инструмент для создания информационных панелей, а также обычных электронных таблиц. Создание панели мониторинга в Excel может принести большие выгоды и потребовать больших усилий, в зависимости от ваших потребностей.

Однако условное форматирование может добавить элемент интерфейса к стандартной электронной таблице, и его легко внедрить.

Для этих целей мы будем использовать условное форматирование, чтобы помочь визуально сократить некоторые данные, поэтому выберите что-то, что стоит оценить с первого взгляда, если вы собираетесь попробовать это. Выберите эти данные и перейдите в раздел « Главная» > « Условное форматирование» .

Вы найдете множество различных вариантов форматирования. Мы смотрим на проценты, поэтому панель данных имеет смысл, однако цветовые шкалы и наборы значков также могут эффективно использоваться в соответствующих обстоятельствах.

Помните, что вы можете контролировать аспекты процесса, щелкнув Дополнительные правила в раскрывающемся меню. Если ваше форматирование не обеспечивает достаточной дифференциации, чтобы быть сразу понятным, подумайте о том, чтобы немного изменить правила.

8. Добавление линии тренда на диаграмму.

Ключ к тому, чтобы стать экспертом по Excel, – это знать обо всех многочисленных инструментах, которые предлагает программное обеспечение, чтобы создать идеальную диаграмму для ваших нужд. Линия тренда – это один из многих компонентов, которые вам может потребоваться объединить для достижения этой задачи.

Это дополнение, которое вы внесете в диаграмму после ее создания, чтобы вы могли построить тестовую диаграмму или использовать уже созданную. Когда он будет на месте, вам нужно щелкнуть диаграмму, а затем щелкнуть ярлык элементов диаграммы, проиллюстрированный значком плюса.

Вы можете быстро добавить линию тренда, установив флажок рядом с ней, или вы можете щелкнуть стрелку справа, чтобы получить доступ к более подробным параметрам.

Важнейший элемент здесь – знать, что вы пытаетесь проиллюстрировать. Линия тренда не всегда увеличивает ценность, поэтому тщательно подумайте о данных, которые вы представляете. Также подумайте, вносит ли линия тренда значительный вклад в вашу диаграмму или просто добавляет беспорядка.

Развивайте свои навыки работы с Excel

Всегда есть что узнать об Excel, но вот несколько хороших мест для начала. На сайте поддержки Microsoft Office можно найти множество четко представленных руководств по Excel по всем вопросам, от высокоуровневого использования до простейших задач, которые вы, возможно, захотите выполнить.

В качестве альтернативы, функции Excel являются отличным ориентиром, независимо от того, являетесь ли вы абсолютным новичком или опытным ветераном. Конечно, Excel поможет вам с помощью всплывающих подсказок, когда вы попытаетесь ввести функцию, но хорошо иметь под рукой такой исчерпывающий ресурс, если вы все же окажетесь в затруднительном положении.

Наконец, на есть множество отличных руководств по Microsoft Excel. Начните с изучения того, как работают основные формулы Excel, а затем ознакомьтесь с тем, как переносить данные в Excel по горизонтали , а также познакомьтесь с некоторыми из лучших способов организации документов Excel . Просмотр руководств и чтение материалов по Excel – это самый простой способ быстро изучить Excel.