Как вспомнить письмо в Outlook
Мы все знаем, каково это — отправить электронное письмо, только чтобы понять, что вы включили в него неловкую ошибку. Или, что еще хуже, вы случайно нажали « Ответить всем» и отправили свою неловкую ошибку всему офису. Прежде чем вы начнете думать о том, что вы сделали, у нас есть несколько хороших новостей для вас: многие почтовые клиенты дают людям возможность вспомнить электронные письма после их отправки.
В этом руководстве мы научим вас, как именно вспомнить электронную почту в Outlook , популярном почтовом сервисе Microsoft. Если вы используете Outlook для управления своей электронной почтой , ознакомьтесь с пошаговым процессом, описанным ниже, чтобы упростить извлечение этих электронных писем с края.
Если вы являетесь пользователем Gmail, вы также можете вспомнить электронные письма .
Шаги для отзыва электронной почты Outlook
Шаг 1. Откройте папку « Отправленные » и найдите письмо, которое вы хотите отозвать — оно должно быть вверху списка. Дважды щелкните, чтобы полностью открыть его.
Шаг 2. Проверьте верхнюю часть окна и убедитесь, что вы находитесь на вкладке « Сообщение ». Затем найдите раскрывающееся меню с надписью Действия. Он должен находиться рядом с параметрами « Правила» и « Переместить электронную почту» на панели задач.
Шаг 3: Нажмите Действия, а затем — Напомнить это сообщение .
Примечание: вам нужна учетная запись Exchange, чтобы эта опция была доступна. Также обратите внимание, что некоторые администраторы могут блокировать эту опцию, в зависимости от вашей организации.
Шаг 4. Теперь вы должны увидеть окно отзыва, которое позволяет вам выбирать между простым удалением непрочитанных копий сообщения или заменой копии новым сообщением, которое содержит правильную информацию. Вы также можете получить отчет о том, успешно или не удалось отозвать запрос, для каждого получателя. Сделайте соответствующий выбор в зависимости от вашей ситуации и нажмите ОК.
Если вы удалили сообщение, поздравляю — вы только что спасли это неудобное письмо от прочтения. Если вы хотите заменить его, перейдите к шагу 5.
Шаг 5. Если вы создадите сообщение о замене, Outlook перенесет вас на экран создания нового сообщения. Просто выберите Отправить, когда вы будете готовы начать процесс отзыва.
Примечание. Если вы отправите сообщение об отзыве, это не приведет к исчезновению вашего старого электронного письма. Мы немного поговорим об этом в разделе ниже, но для того, чтобы исходное сообщение исчезло, получателю, возможно, придется сначала открыть сообщение отзыва. Вот почему может быть хорошей идеей добавить в заголовок вашего сообщения отзыва «СРОЧНО» или что-то подобное, чтобы убедиться, что оно открывается перед другим письмом.
Почему отзыв по электронной почте не всегда работает
Запуск процесса отзыва не означает, что он будет работать так, как вы хотели. С сегодняшними скоростями интернета ( если вы не живете в мертвой зоне ), ошибочная электронная почта, вероятно, уже ждет в чьем-то почтовом ящике, что создает ряд проблем. Вот факторы, которые могут аннулировать ваш отзыв или, по крайней мере, сделать его более сложным.
- Открытие сообщений: в основном, если получатель открывает ваше письмо, вы не можете его вспомнить. Получатель все еще может получить сообщение об отзыве и заметить, что вы действительно хотели удалить первое электронное письмо , но оно все равно останется в его системе Outlook. Когда это письмо открыто, все ставки отключены. Это одна из причин, почему важно действовать быстро.
- Перенаправляет в другие
папки: если ваше первое сообщение активировало фильтр и было перенаправлено в папку, которая не является входящей, то ваш отзыв не удастся. В итоге, опция отзыва может влиять только на электронные письма, которые остаются в папке «Входящие». Если первое сообщение ждет в другом месте, оно не исчезнет.
- Общие папки. Общие папки могут усложнить задачу, потому что, если кто-то прочитает ваше первое электронное письмо, произойдет сбой отзыва. Неважно, какой получатель или учетная запись помечает письмо как прочитанное, еще слишком поздно.
- Дополнительные почтовые приложения: функция отзыва предназначена для работы с Outlook. Например, если вы отправляете кому-то, кто использует Gmail , вы не можете ожидать, что сработает функция отзыва.
- Мобильные приложения. Если вы используете настройки Exchange ActiveSync для Outlook на мобильных устройствах , то функция отзыва может не работать. Это происходит из-за того, что система пытается манипулировать различными версиями Outlook во время синхронизации и не может завершить процесс, особенно если ваше мобильное устройство находится в автономном режиме.
Мы знаем, что кажется, что эта удобная небольшая функция имеет много подводных камней. Решение этих потенциальных snafus? Если ваши отзывы просто не работают, у нас есть две идеи для вас, чтобы улучшить сценарий:
Решение 1: написать извинения Помимо проверки вашей электронной почты перед отправкой, это самое простое решение проблемы. Если вы по ошибке отправили электронное письмо не тому человеку / людям, и оно не было слишком вопиющим, часто лучше сэкономить свое время и добавить быстрое извинение. Это работает для большинства людей, и вы можете перестать беспокоиться об этом.
Решение 2: задержать ваши электронные письма. Если у вас есть случай переписки по электронной почте или вы всегда заняты ответами и пересылкой более конфиденциальной информации, возможно, вы захотите отложить отправку писем. Вы можете сделать это для всех электронных писем, зайдя в Файл , выбрав Управление правилами и оповещениями и выбрав Новое правило . Начните с пустого правила и пропустите условия, чтобы охватить все электронные письма. Затем на шаге 1 выберите Отложить доставку на несколько минут . Если вы откладываете это на пару минут, вы можете более эффективно вызывать сообщения, когда допущены ошибки.
Если весь этот процесс испортил вас в почтовом клиенте Outlook, вы всегда можете использовать одноразовый адрес.