Как добавить и отредактировать подпись в Microsoft Outlook

Подпись в конце вашего сообщения Outlook или Gmail может добавить блеск в ваши электронные письма. Почтовые подписи являются сетевым и рекламным инструментом. Даже простая подпись, которая включает ваше имя, контактную информацию и, опционально, ваш веб-сайт и служебный адрес, говорит о многом.

Если вы используете Outlook для электронной почты, создать подпись очень легко. Это не займет много времени, предлагает гибкость и может обеспечить несколько подписей для корпоративных и личных коммуникаций.

Как добавить подпись в Outlook

Если вы не знаете, как создать подпись в Outlook, вы должны сначала получить доступ к экрану конфигурации. Вы можете открыть эту область двумя разными способами в настольном приложении Outlook.

• Первый способ — нажать Файл > Параметры > Почта . Вы должны увидеть опцию для подписей и нажать эту кнопку.

• Второй способ доступа к окну конфигурации — на экране составления электронной почты. Выберите вкладку « Вставка », раскрывающийся список « Подписи» и выберите « Подписи» .

Оба эти метода приведут вас к экрану « Подписи и декоративные элементы» . Здесь вы создадите свою подпись и настроите ее параметры.

Как создать подпись в Outlook

Для начала, ваше первое создание подписи, убедитесь, что вы находитесь на вкладке Подпись электронной почты в окне конфигурации. Итак, следуйте этим шагам.

1. Выберите учетную запись электронной почты, которую вы хотите использовать справа, если вы указали более одного адреса. Помните, что вы можете создать несколько подписей для нескольких учетных записей.
2. Нажмите New , которая должна быть единственной доступной кнопкой, если других подписей еще нет.
3. Дайте вашей подписи имя . Это так же важно, как и полезно, если вы планируете установить более одной подписи. Например, вы можете выбрать разные подписи для новых сообщений и ответов или для сообщений в офисе и за его пределами. Итак, попробуйте использовать осмысленное имя, которое вы сразу узнаете.
4. Нажмите OK, когда закончите.

Как отформатировать подпись

Теперь самое интересное — создание необычной подписи электронной почты в текстовом редакторе. Конечно, вы можете сделать это просто, просто введя свое имя и контактную информацию. Но вы можете использовать доступные инструменты для изменения стиля и размера шрифта, форматирования текста , изменения цвета и выравнивания по левому, правому краю или по центру.

Если вы хотите внести эти изменения, вы можете использовать инструменты до ввода подписи или после. Однако проще начать с того, что сначала наберите свою подпись в текстовом поле « Подпись электронной почты», а затем внесите изменения.

Одень текст

Чтобы изменить текст в подписи после его ввода, просто выделите текст и внесите изменения в стиль, размер, формат или цвет шрифта. Например, может быть, вы хотите, чтобы ваше имя выглядело больше и с элегантным характером. Или, может быть, вы хотите, чтобы название вашей компании и номер телефона отображались в цветах вашей компании.

Добавить ссылку

Интересная особенность создания подписи на рабочем столе Outlook заключается в том, что если вы хотите добавить ссылку на веб-сайт, приложение сделает это автома
тически. Например, если вы начнете вводить «www». и затем оставшаяся часть URL, когда вы нажимаете клавишу Enter , текст связывается с сайтом для вас.

Кроме того, вы можете связать текст самостоятельно и использовать другой язык с помощью кнопки Гиперссылка . Это позволяет вам составить любой текст, который вам нравится, и связать его. Например, вы можете просмотреть название вашей компании как есть, но связать его с веб-сайтом компании.

Для этого выполните следующие действия:

1. Выделите текст и нажмите кнопку « Гиперссылка» в верхней части редактора.
2. Sub- link Чтобы убедиться, что Существующие файлы или веб-страницы выбраны.
3. Подтвердите текст, который будет отображаться вверху, затем введите URL- адрес в поле « Адрес» .
4. Нажмите ОК, и вы готовы.

Вы заметите, что вы можете также указать ссылку на электронное письмо в том же окне, что является еще одним практическим способом форматирования вашего адреса электронной почты. Вы также можете добавить строку темы, чтобы знать, что сообщение отправлено пользователем, который щелкнул ваш адрес в электронном письме. Просто отметьте, что пользователь, вероятно, может редактировать эту тему с помощью своего собственного приложения.

Вставьте изображение

Еще один отличный способ выделить свою подпись — вставить изображение. Чаще всего для этого используется логотип вашей компании. И многие компании действительно требуют, чтобы их логотип был на вашей подписи. В любом случае, добавить это так же просто, как добавить ссылку.

Переместите курсор в точку подписи, где вы хотите изображение и нажмите кнопку Изображение . Найдите файл во всплывающем окне, выберите его и нажмите « Вставить» . Вот и все, Outlook вставляет ваше изображение в вашу подпись.

Если вы понимаете после вставки изображения, которое может использовать некоторое форматирование, вы можете сделать это тоже. Просто дважды щелкните по изображению, чтобы открыть окно формата. Затем вы можете настроить размер, цвета и линии, а также ввести альтернативный текст и обрезать изображение.

Другой фантастический способ отформатировать изображение в вашей подписи — это связать его. Таким образом, получатель может просто нажать на логотип и перейти непосредственно на сайт компании. Для этого добавьте изображение и вставьте ссылку с предыдущими шагами.

Включите визитку

Хотя, возможно, не так часто, как другие инструменты форматирования, есть возможность добавить визитку. Поместите курсор туда , где вы хотите его, нажмите кнопку Визитной карточки, выберите местоположение в поле поиска в капле — меню и нажмите OK.

Если у вас есть визитная карточка с вашим именем, профессиональным названием и названием компании, это удобный способ быстро добавить эти данные.

Как настроить подпись

Все, что вам нужно сделать сейчас, это решить, когда его следует использовать. Вы уже выбрали адрес электронной почты, чтобы прикрепить его, но он все еще существует. Вы можете использовать подпись для новых сообщений, ответов и пересылок или обоих. И вы можете создать разные для каждого.

Например, если у вас есть подпись, которая содержит много деталей вместе с вашим именем, вы можете не включать все это, когда отвечаете или отправляете кому-то электронное письмо. В этот момент вы можете просто пожелать простого «спасибо» вместе с вашим именем.

Затем вы должны сохранить имя своей новой электронной подписи в области « Новые сообщения», а затем создать другую новую подпись и выбрать ее имя в поле « Ответы / Далее». Outlook по умолчанию помещает их в электронные письма, но вы можете редактировать их перед отправкой.

Как использовать другую подпись в Outlook

Теперь, когда вы установили свои подписи по умолчанию, вам не нужно беспокоиться о том, чтобы вводить их при составлении, ответе или пересылке сообщения. Но что, если вы хотите использовать другую подпись в этом письме?

В новом окне сообщения перейдите на вкладку Вставка . Затем выберите раскрывающийся список Подписи и выберите подпись, которую вы хотите использовать. Затем вы увидите ваш поп выбор прямо в вашем электронном письме вместо значения по умолчанию.

Как редактировать подпись в Outlook

Теперь вы можете установить все свои подписи, но вы понимаете, что вам нужно внести изменения. Как вы редактируете существующую подпись? Это так же просто, как создать.

Снова откройте окно настройки подписи, нажав Файл > Параметры > Почта . Или на экране составления электронной почты выберите вкладку Вставка , раскрывающийся список Подписи и выберите Подписи .

Затем выберите имя подписи в поле « Выбрать подпись для редактирования» . Внесите изменения в редакторе и нажмите « Сохранить» .

При необходимости вы также можете переименовать свою подпись в этой области. Нажмите « Переименовать» , дайте ему новое имя и нажмите « Сохранить» .

Подписи для нескольких корпоративных писем

Вы можете оказаться в ситуации, когда в вашей компании действуют строгие правила подписывания и форматирования электронных писем. Или просто предпочитайте, чтобы ваши подписи были простыми по профессиональным причинам. Но подписи электронной почты не только для бизнеса, и с помощью инструментов, которые предлагает Outlook, вы можете сделать ваши личные письма веселыми и креативными.

Вот только несколько предложений.

Добавьте немного настроения в праздники, которые вы отправляете друзьям и семье. Вы можете вставить симпатичный праздничный образ, добавить веселую завершенность и украсить свою подпись праздничными цветами.

Включите цитату из мотивации, вдохновения или старого доброго юмора. Вы можете сделать любое слово элегантным или забавным с помощью инструментов форматирования в Outlook.

Покажите свой командный дух для футбольного, баскетбольного или бейсбольного сезона. Вы можете опубликовать фотографию своей любимой команды, связать ее с официальным сайтом и использовать цвета команды для захватывающего эффекта.

А для получения дополнительных возможностей, проверьте эти генераторы подписи электронной почты, чтобы выделить ваши электронные письма.

Ваша подпись Outlook онлайн

Если вы время от времени входите в свой Outlook через веб-аккаунт, вы также можете добавить туда подпись по умолчанию. Да, Outlook в Интернете — это не то же самое, что Outlook на настольных компьютерах, но это то, что они оба разделяют. Узнайте больше о различиях между почтовыми службами Outlook, Hotmail и Microsoft .

1. Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу, чтобы открыть настройки.
2. Выберите Просмотр всех настроек Outlook ниже.
3. Выберите Почту слева, затем Написать и ответить .

Хотя в настоящее время вы можете только создавать и использовать подпись на сайте Outlook, вы все равно можете отфор
матировать ее, добавить изображения и ссылки и настроить ее для типа сообщения.

Потратьте время, чтобы создать свою подпись электронной почты Outlook

Для корпоративных электронных писем подписи могут быть простыми, привлекательными и полезными одновременно. Они предлагают получателям простой способ просмотреть контактную информацию и посетить веб-сайт компании. Для личных писем подписи могут быть уникальными, веселыми и веселыми. Они могут показать личность и дух.

Поэтому всегда стоит потратить время на создание подписи электронной почты Outlook.

Если вам нужна дополнительная помощь с подписью вашей компании, ознакомьтесь с нашими советами по созданию идеальной профессиональной подписи электронной почты .

Прочитайте статью полностью: Как добавить и отредактировать подпись в Microsoft Outlook