Как запланировать электронную почту в Outlook

Иногда у вас может быть слишком много людей, и вам не хватает времени. Именно в такие дни автоматизированные технологии приносят наибольшую пользу. Вы можете написать электронное письмо, и через неделю его отправит Outlook.

Вот руководство о том, как запланировать электронную почту в Outlook. Это не займет больше нескольких шагов. Напишите сообщение, выберите дату, а все остальное сделает программа. Если вы хотите что-то изменить до того, как электронное письмо уйдет, вы можете сделать это так же легко. Разберемся немного подробнее.

1. Создайте новое электронное письмо в Outlook.

Запустите Outlook и нажмите кнопку « Новое электронное письмо». Напишите сообщение как обычно, добавьте получателей и все, что хотите. Содержимое электронного письма не влияет на задержку доставки Outlook.

Кроме того, вы можете составить электронное письмо после того, как запланировали его. Каким образом вы это сделаете, зависит только от вас, но приложите некоторые усилия, чтобы спланировать свои действия, будь то для личного или профессионального использования.

Разработка пятилетнего плана целей и инструментов для его поддержки , таких как OneNote и Trello, в конечном итоге того стоит. И ваши электронные письма – хорошее место для начала.

2. Расписание и управление электронной почтой

Когда вы будете готовы к следующему шагу, перейдите на вкладку « Параметры » и нажмите кнопку « Отложить доставку» . Как было предложено выше, он активен и доступен независимо от того, содержит ли ваше электронное письмо что-либо или нет.

Кнопка открывает окно с множеством забавных опций. Если вас волнует только то, как запланировать электронную почту в Outlook, перейдите прямо в раздел « Параметры доставки ».

Установите флажок рядом с командой Не доставлять раньше, а затем установите дату и время. Наконец, нажмите « Закрыть», и Outlook сохранит ваши настройки.

Другие инструменты доставки и управления

Дополнительные параметры в окне « Отложенная доставка» могут сделать ваши автоматические электронные письма еще более эффективными.

Вы можете установить дату истечения срока действия, чтобы система знала, что не стоит беспокоиться о письме по электронной почте, например, после истечения крайнего срока проекта.

Если вы работаете в команде и все электронные письма находятся в Outlook, вы можете отправлять ответы на свои электронные письма кому-то конкретному.

Другие настройки управления включают возможность запрашивать доставку и читать квитанции. Вы даже можете пометить письмо как конфиденциальное и зашифровать его, чтобы обеспечить безопасность взаимодействия.

Возможность Outlook планировать рассылку электронной почты – одна из многих скрытых и удобных функций, которые можно обнаружить . Они могут помочь вам максимально эффективно использовать программное обеспечение Microsoft и повысить производительность.

3. Отправьте свой адрес электронной почты

Когда все готово, нажмите « Отправить», и Outlook планирует рассылку электронной почты. Если быть точным, он попадает в папку « Исходящие » вашей учетной записи, к которой вы можете получить доступ с боковой панели.

В папке хранятся все ваши запланированные взаимодействия, упорядоченные по дате, важности, теме и т. Д. Но вы также можете фильтровать их для непрочитанных, помеченных или упомянутых писем.

Чтобы внести изменения, просто войдите в письмо еще раз и настройте то, что хотите. После отправки вы найдете взаимодействия в папке « Отправленные ».

Рекомендации по планированию электронной почты в Outlook

Есть несколько факторов, которые могут повлиять на работу системы. Прежде всего, вы не можете отправить автоматическое электронное письмо в Outlook без Интернета, поэтому убедитесь, что ваше соединение хорошее и работает, когда оно вам нужно.

Во-вторых, лучше всего использовать современное программное обеспечение. Помимо отсутствия новых функций, в старой версии Outlook могут возникать проблемы, например, при подключении к Интернету или синхронизации данных. Такие сбои усложняют вашу работу.

Помните также об общих технических проблемах. Часто возникает вопрос о том, что электронные письма застревают до тех пор, пока вы вручную не выберете « Отправить / получить» .

Обычно это происходит, если в расширенных настройках Outlook не установлен флажок « Отправить немедленно при подключении» . Microsoft объясняет причину и решение.

Наконец, будьте осторожны со своим расписанием. Во-первых, проверьте правильность даты и времени на вашем компьютере. Также учитывайте такие факторы, как разница во времени, праздники и то, как сформулировать задержанное электронное письмо, особенно если вы планируете его на следующий месяц.

Настройте свою систему электронной почты

Важно построить практичный и комфортный рабочий процесс. Автоматизация снимает с вас большую нагрузку. В то же время это помогает расширить ваше видение и бизнес-план за рамки настоящего и того, сколько вы можете сделать.

Как запланировать электронную почту в Outlook – наименее современное решение, которое можно научить. Сэкономьте драгоценные секунды с помощью умного программного обеспечения, которое поможет с чем угодно, от быстрого написания электронных писем до распределения задач между нужными людьми. Не бойтесь изучить свои варианты.