Как защитить паролем и заблокировать ваши таблицы Google
Защита ваших таблиц Google позволяет избежать беспрецедентных изменений существующих данных. Помимо защиты вашего листа, вы также можете настроить, как люди будут писать на нем, настроив разрешения на редактирование.
В этой статье мы покажем вам, как защитить ваши таблицы Google и повысить их безопасность.
Зачем защищать свои Google Таблицы
Ваши электронные таблицы Google могут содержать важные данные, которые вы не хотите изменять. Однако у вас может не быть другого выбора, кроме как поделиться листом по разным причинам, начиная с простого чтения и заканчивая записью в него данных.
Иногда вам может даже потребоваться снять ограничение доступа по умолчанию, установленное в ваших Google Таблицах, чтобы любой мог получить к ним доступ.
В этом случае необходимо предотвратить случайное изменение важных ячеек. Это могут быть ячейки, которые показывают некоторые вычисления, или те, от которых зависят другие ячейки, содержащие вычисленные выходные данные.
Вне зависимости от ситуации защита вашего листа не позволяет никому редактировать его содержимое. Блокируя ваш лист, любой, у кого нет разрешения на запись, может только получить к нему доступ и прочитать, но не редактировать.
Как защитить все Google Таблицы
Защищая свои таблицы Google, вы можете либо запретить кому-либо, кроме вас самих, редактировать их, либо предоставить разрешение на редактирование некоторым людям. Давайте посмотрим, как вы можете использовать любой из вариантов:
Запретить кому-либо, кроме вас, редактировать ваши Google Таблицы
Вот как запретить другим пользователям обновлять вашу таблицу:
- На верхней ленте Google Таблиц нажмите Инструменты .
- Выберите Защитить лист из вариантов.
- Заполните необязательное поле Введите описание .
- Выберите лист, который вы хотите защитить, в раскрывающемся списке параметров листов под полем описания.
- Щелкните Установить разрешения .
- Чтобы разрешить редактирование только вам: установите флажок Ограничить, кто может редактировать этот диапазон .
- В раскрывающемся списке под ним выберите Только вы .
- Щелкните Готово, чтобы изменения вступили в силу. Затем, наконец, снова нажмите Готово .
Предоставить разрешение на редактирование выбранным людям
Как упоминалось ранее, вы можете выбрать, кто может писать в ваши Google Таблицы. Для этого вам нужно всего лишь обновить настройки разрешений в ваших Google Таблицах и предоставить им доступ через их адрес электронной почты:
- Щелкните Инструменты> Выбрать Защитить лист> введите описание .
- В раскрывающемся списке выберите лист, который вы хотите защитить.
- Щелкните Установить разрешения . Затем выберите Ограничить, кто может редактировать этот диапазон .
- В раскрывающемся списке выберите Custom .
- Отметьте адреса электронной почты, которым вы хотите предоставить разрешение на запись, если вы ранее делились с ними своими Google Таблицами.
- Если выбранный вами адрес электронной почты отсутствует в списке, введите или вставьте его в поле « Добавить редакторов» . Вы можете добавить более одного адреса электронной почты за раз. Но убедитесь, что вы разделяете их запятой.
- Нажмите " Готово", когда будете удовлетворены.
Примечание. Если вы указали несколько адресов электронной почты в поле « Добавить редакторов» , вы можете поделиться с ними своими таблицами Google, если вы еще этого не сделали. Вот и все, что нужно для блокировки всех ваших таблиц Google.
Установить мягкое предупреждение для редактирования ячеек
Иногда ваш лист может содержать конфиденциальные данные, которые вы не хотите изменять самостоятельно. Например, это могут быть данные, поступающие из Google Forms в ваши Google Таблицы.
Хотя вы не можете заблокировать себя от редактирования принадлежащих вам листов, вы можете сказать Google, чтобы он выдавал мягкое предупреждение каждый раз, когда вы пытаетесь редактировать некоторые листы. Это позволяет предотвратить случайное редактирование таких листов или, по крайней мере, получить предупреждение перед этим.
Это даже полезно, если вы управляете несколькими листами одновременно и хотите сохранить вкладку с теми, которые не хотите изменять. Это также отличный вариант, если вы не делитесь своими таблицами Google с посторонними.
Вот как установить мягкое предупреждение перед редактированием Google Таблиц:
- Щелкните Инструменты .
- Перейти к защите листа .
- Выберите Установить разрешения .
- Выберите Показывать предупреждение при редактировании этого диапазона .
- Щелкните Готово, чтобы сохранить изменения.
Однако недостатком этого варианта является то, что любой человек может редактировать ваш лист, даже если у него нет разрешения на запись. Это потому, что Google показывает предупреждение только перед дальнейшим редактированием. Так что люди всегда могут продолжить редактировать его в любом случае.
Вот предупреждение, которое вы получаете каждый раз, когда вы или кто-либо пытается написать в ваши Google Таблицы:
Как заблокировать выделенные ячейки в Google Таблицах
Хотя вы разрешили некоторым людям редактировать ваш лист, вы все же можете запретить им обновлять некоторые ячейки или столбцы на листе. Вот как это сделать:
- На ленте листа щелкните Данные .
- Выберите Защищенные листы и диапазоны .
- Щелкните Добавить лист или диапазон .
- Заполните поле Введите описание .
- Вы увидите поле под полем описания, заполненное диапазоном данных по умолчанию. Щелкните маленькую рамку справа от этого диапазона.
- Введите ячейку, которую хотите защитить. Например, чтобы защитить ячейку G3, введите Sheet! G3 .
- Чтобы защитить диапазон ячеек, поставьте двоеточие после начальной ячейки, например: Sheet! B3:.
- Затем введите ячейку, которую вы хотите защитить: Sheet! B3: F14 . Например, чтобы защитить весь столбец, вы можете использовать Sheet! G1: G40 . Это также относится ко всей строке.
- Кроме того, вы можете выделить ячейки, которые хотите защитить, и это отобразится в поле диапазона. Но это не совсем практично, когда у вас много строк или столбцов.
- Нажмите ОК, когда закончите устанавливать диапазон ячеек.
- Нажмите « Установить разрешения», чтобы настроить права на запись, как вам нравится, используя шаги, которые мы выделили ранее.
- Наконец, нажмите Готово .
Как освободить некоторые ячейки от защиты в Google Таблицах
Если вы хотите заблокировать большинство своих ячеек и оставить некоторые из них открытыми для обновлений, вы можете освободить эти несколько ячеек от защиты и заблокировать остальные:
- Щелкните Инструменты .
- Выберите Защитить лист .
- Посмотрите под раскрывающимся списком параметров листа и установите флажок « За исключением определенных ячеек» .
- Щелкните небольшой прямоугольник справа от предварительно заполненного диапазона.
- Введите диапазон ячеек, который вы хотите исключить из защиты, в поле диапазона: например, введите C3, чтобы исключить только третью ячейку третьего столбца. Или введите A3: C3, чтобы исключить третью ячейку первого столбца до третьей ячейки третьего столбца.
- Идите вперед и нажмите Установить разрешения . Затем используйте шаги, которые мы выделили ранее, чтобы установить права на запись.
- Нажмите Готово, когда будете удовлетворены освобождением.
Как снять защиту с ваших Google Таблиц
Если вы больше не хотите защищать свои Google Таблицы, вы также можете удалить разрешения, которые вы установили ранее. Это довольно просто:
- На ленте Google Таблиц щелкните Данные
- Перейти к защищенным листам и диапазонам
- Вы увидите описание защиты, которую вы установили ранее, в качестве ее идентификатора. Щелкните это!
- Посмотрите справа от описания и щелкните значок удаления .
- Наконец, нажмите « Удалить» .
Работайте со своими таблицами Google как профессионал
Теперь, когда вы знаете, как устанавливать разные разрешения для Google Таблиц, вы можете поделиться ими с другими, зная, что они не могут изменить ваши данные, пока вы не дадите им разрешение на это. Вы можете сделать это с помощью организационных листов, которыми вы управляете самостоятельно или в команде.