Как использовать ВПР в Excel
По мере того, как вы все чаще и чаще используете Microsoft Excel , вы обнаружите, что функция ВПР является очень популярным инструментом для работы с большими каталогами или базами данных Excel. Это позволяет пользователю быстро найти нужную информацию о конкретной записи без необходимости просматривать всю электронную таблицу.
Однако не волнуйтесь — эта функция не так устрашает, как кажется, и она может сэкономить много времени и позволить провести более свободный анализ. Вот как использовать ВПР в Excel.
Понимание пути VLOOKUP
Функция ВПР разделена на четыре различных «аргумента» или значения, вводимых в вашу функцию. Они точно определяют, откуда ВПР будет получать информацию, поэтому, пока вы запускаете функцию с базовым =VLOOKUP() , всю работу будут выполнять четыре аргумента, которые вы помещаете в эти круглые скобки.
Короче говоря, вы сообщите VLOOKUP значение, которое хотите найти, диапазон, в котором находится значение, столбец, в котором находится возвращаемое значение, и должен ли возвращаемый результат быть точным или приблизительным. Если у вас недостаточно опыта работы с функциями Excel, это может не иметь особого смысла. Давайте упростим задачу, разбив каждый аргумент на то, как он работает. Подумайте о таком примере, как справочник сотрудников или таблица оценок класса, чтобы увидеть, как это может работать в реальной жизни.
Шаг 1: Выберите первый аргумент.
Это ваше значение поиска или идентифицирующая информация, которую вы будете использовать для извлечения данных об одной конкретной строке в базе данных или каталоге. Это место, где вы будете вводить такую информацию, как идентификаторы сотрудников или классов, конкретные имена и т. д. Вы можете выбрать, куда будет идти это искомое значение, но в идеале оно должно быть близко к ВПР для простоты анализа и четко обозначено, чтобы вы всегда знали, что вводить.
Шаг 2: Выберите второй аргумент.
Это диапазон, в котором находится ваш первый аргумент — искомое значение. Например, если вы ищете определенный идентификационный номер сотрудника, этот аргумент должен содержать всю базу данных. Проще всего вручную щелкнуть самую первую запись, а затем перетащить курсор до последней записи в правом нижнем углу в конце, чтобы она охватила все ячейки, содержащие все значения в базе данных. Для очень больших баз данных вручную введите первую запись (например, A2), двоеточие и последнюю запись (в данном случае B5), например: A2:B5 .
Обратите внимание, что второй аргумент всегда должен начинаться с первого (крайнего левого) столбца в базе данных или диапазона. По этой же причине VLOOKUP не будет хорошо работать с горизонтально ориентированными списками, но в электронных таблицах это редкость.
Шаг 3: Выберите третий аргумент.
Теперь VLOOKUP знает весь диапазон баз данных или таблиц, в которых он ищет информацию, но ему требуется немного больше помощи. Теперь вам нужно выбрать столбец, в котором находится возвращаемое значение — то есть конкретную запись, которую вы хотите при вводе искомого значения.
Третий аргумент должен быть числом, а не буквой столбца. Начните отсчет с первого столбца ввода в списке и продолжайте считать вправо, пока не дойдете до столбца с интересующими вас данными (например, бонусами сотрудников или оценками учащихся). Введите это число в функцию, чтобы ВПР знал, что возвращать.
Шаг 4: Выберите четвертый аргумент.
Четвертый аргумент немного отличается: вы можете ввести здесь FALSE или TRUE, чтобы указать, хотите ли вы вернуть точное или приблизительное совпадение. Вам не обязательно выполнять этот шаг, если вы хотите завершить функцию здесь, но он имеет свое применение. Аргумент FALSE вернет ошибку, если не удастся найти введенное вами значение — если, например, введенный вами идентификатор сотрудника не существует. Входные данные TRUE округляются до ближайшего возможного результата и возвращают желаемое значение для этой записи, что может упростить определенные виды анализа.
Завершив работу с функцией ВПР, вы можете начать вводить значения в пространство поиска и увидеть результаты, возвращаемые ВПР.
Важные примечания, которые следует запомнить
ВПР всегда указывает путь вправо. Это не будет путь налево. Имейте это в виду при организации данных поиска.
Диапазоны данных нарушаются при добавлении нового столбца в Excel , поэтому еще раз учтите это при внесении изменений.
ВПР не понимает дубликатов. Например, если у двух сотрудников одинаковая фамилия, ВПР просто остановится на первом в списке, независимо от того, нужное вам это имя или нет. Вот почему вместо этого функция часто используется с полными именами или идентификационными номерами.
ВПР чувствителен к регистру, поэтому может отличить поиск слова с заглавной буквы от слова без заглавной буквы.
Как и другие функции Excel, ВПР легко расширить до полной таблицы, чтобы возвращать несколько значений одновременно, в зависимости от вашего проекта. Как только вы освоитесь с этим процессом, вы сможете начать использовать его более сложными способами!
Microsoft Excel предоставляет значительный контроль над хранящимися в нем данными вашего магазина. ВПР — отличный способ найти и вернуть данные, которые затем можно представить различными другими способами. Вы, наверное, знаете , как создать график в Excel , но знаете ли вы , как создать сводную таблицу ?