Как использовать историю версий в Google Документах

Дядя Влад

Страх реален, когда вы смотрите на версию своих Документов Google, которая раньше была идеальной, но теперь выглядит ужасно. Когда вся команда работает над одним и тем же документом, вы должны быть уверены, что точно знаете, кто вносит изменения и когда они были сделаны. История версий Google Doc может вернуть вас во времени ко всем изменениям всего за пару кликов.

Давайте узнаем, как это работает.

Как получить доступ к истории версий

Есть два способа получить доступ к истории версий документа в Документах Google.

Используйте меню файла

  1. Щелкните Файл > История версий.
  2. Вы увидите два варианта: « Назвать текущую версию» , о которой мы поговорим позже, и « Просмотреть историю версий» . Щелкните Просмотреть историю версий . Панель справа – это временная шкала изменений, внесенных в документ.

Другой способ получить доступ к этому разделу – немного быстрее, потому что есть ссылка, которая отображает время, когда было сделано последнее изменение. Он перенаправит вас в историю версий, но вы увидите эту ссылку, только если вы внесли фактические изменения в свой документ.

  1. Щелкните ссылку Открыть историю версий.

Этот метод доступа к истории версий не предложит вам альтернативный вариант имени вашей текущей версии. Вы по-прежнему можете переименовать любую версию документа при перенаправлении в журнал версий.

Просмотр истории версий

После того, как вы получили доступ к своей истории версий, вы найдете много данных, которые могут пригодиться, особенно если вы сотрудничаете с Google Docs .

Дата в верхнем левом углу экрана проинформирует вас о том, когда в документ вносились последние изменения. Если вы переименуете свои версии, это имя будет отображаться вместо даты и времени. Под датой есть возможность распечатать документ или сохранить его на свой компьютер, а также возможность увеличить документ.

Справа в главном окне документа вы увидите общее количество внесенных изменений. Этот номер относится к версии, которую вы в настоящее время показываете.

Нажмите на две стрелки, чтобы просмотреть каждое из изменений, чтобы лучше понять, какие изменения были внесены в эту версию.

Справа находится боковая панель, которая включает дополнительную информацию для всех сохраненных версий вашего документа.

Легко увидеть, кто именно в вашей команде внес изменения и когда они это сделали, по другому цвету в кружке рядом с их именем. Этот цвет будет соответствовать изменениям, которые вы видите на главном экране документа.

Таким образом вы можете легко определить, кто из вашей команды внес конкретные изменения в документ. Вы заметите, что рядом с каждой сохраненной версией документа есть стрелка, указывающая на дату и время.

Щелкните стрелку, и дополнительные сведения помогут вам выбрать, что восстановить. Вы можете включить некоторые изменения, сделанные в этот день, но исключить другие.

Нажмите на три точки рядом с датой и временем, чтобы увидеть дополнительные параметры, подобные тем, которые вы видите ниже. Есть даже переключатель в верхней части боковой панели, где вы можете отображать только те версии, которые были названы.

Мы расскажем, почему это может быть полезно, и расскажем о лучших методах именования версий документа.

Восстановить предыдущие версии

Пока вы находитесь в разделе «История версий», у вас будет возможность вернуться к более старым версиям ваших документов до того, как будут внесены определенные изменения.

Перейдите к одной из более старых версий документа, и вы сразу увидите большую синюю кнопку в верхней части экрана с надписью « Восстановить эту версию» .

Нажмите кнопку « Восстановить эту версию» и подтвердите, хотите ли вы восстановить эту версию документа.

Ваш документ Google будет автоматически обновлен, чтобы отразить старую версию. В верхней части экрана есть даже небольшое всплывающее окно, позволяющее узнать, какую версию вы видите.

В каждой более старой версии будет еще больше скрытых версий, которые вы можете просмотреть, развернув раздел с помощью стрелки слева от даты и времени. В этих версиях будет каждое отдельное изменение, внесенное в этот день, и у вас также есть возможность восстановить любую из этих версий.

Вы даже можете сохранить предыдущую версию, но все же удалить одну из страниц, если вы хотите переписать часть материала, но не все.

Рекомендации по сохранению версии документа

На протяжении всего процесса написания и редактирования, особенно если у вас несколько членов команды, вы захотите использовать разумные методы сохранения. Это значительно упростит просмотр ваших старых версий, если возникнут какие-либо потенциальные проблемы.

Чтобы переименовать ваши версии, щелкните Файл > История версий > Имя текущей версии . Во всплывающем окне вас попросят указать имя для вашей текущей версии.

Используйте простое название, которое описывает, что было сделано с документом в тот день. Если черновик создавался впервые, вы можете переименовать эту версию в Первый черновик.

Если редактор внес изменения, вы можете назвать эту версию Editor. Тот же процесс можно использовать для реализации обратной связи и окончательного проекта.

Это значительно упростит возврат к изменениям и понимание того, какие этапы были выполнены и когда они были завершены.

Вы также можете использовать переключатель с правой стороны, чтобы отображать только те версии, которые были названы, чтобы сделать это еще более понятным.

Более легкое редактирование и редактирование в Google Документах

Назовите разные версии вашего документа на каждом этапе написания. Это упростит возврат к более ранним версиям, если возникнет проблема.

История версий показывает, какие члены команды вносят какие изменения. Эти шаги помогут вам получить идеальную версию статьи, когда она вам понадобится.