Как использовать команды Microsoft

Научившись правильно использовать Microsoft Teams, вы сэкономите массу времени. Он имеет встроенную доску, функцию видеочата, инструменты для организации команды и хорошо интегрируется с облаком Microsoft 365 для повышения производительности и его набором полезных приложений.

Поскольку как образовательное, так и деловое взаимодействие все чаще переходит в онлайн, как никогда важно эффективно общаться и организовывать большие группы для достижения общих целей, передачи знаний и создания продуктивной среды для работы и обучения. Читайте дальше, чтобы узнать больше о том, как использовать Microsoft Teams.

Что такое Microsoft Teams?

Созданное Microsoft как приложение для совместной работы, Teams сочетает в себе лучшие функции Microsoft Classroom и Skype для бизнеса, создавая программу, способную хранить файлы, интегрировать приложения, проводить видеоконференции, обмениваться мгновенными сообщениями, звонить по VoIP и детализировать организацию команды и сотрудников.

У Teams более 270 миллионов пользователей по всему миру, и это самое популярное приложение для совместной работы среди предприятий. Однако это не только бизнес-приложение. Более 1 миллиона человек также используют Teams в качестве основного приложения для обмена сообщениями.

Само приложение богато функционалом. Во-первых, люди могут объединять разные части своей жизни в независимые команды. Например, у человека могут быть личные и рабочие чаты, независимые друг от друга. Это основные моменты того , что такое Microsoft Teams .

В каждой команде есть индивидуальные чаты (называемые чатами), групповые чаты (называемые каналами команд), обмен файлами, групповые доски и видеозвонки с участием до 100 человек. Также есть возможность планировать события непосредственно в приложении, чтобы все участники получали их в своих календарях, а пользователи могли устанавливать напоминания в приложении.

Наконец, есть возможность настраивать изображения профиля как для отдельных лиц, так и для целых групп, а пользователи могут устанавливать свой статус доступности непосредственно в приложении, чтобы другие знали, рядом они или нет.

Как установить Microsoft Teams на ПК

Microsoft Teams можно использовать бесплатно. Однако, если вы хотите разблокировать полную функциональность с плавной синхронизацией между OneDrive, Календарем, To Do и другими приложениями Microsoft, вам понадобится учетная запись Microsoft 365. Для мобильных устройств просто зайдите в App Store, найдите «Microsoft Teams» и установите приложение.

Большинство современных ПК с Windows поставляются с предустановленной командой Teams. Однако, если на вашем компьютере его нет, процесс прост.

Шаг 1. Загрузите Teams с сайта Microsoft .

Шаг 2. Запустите загруженный файл и следуйте инструкциям на экране, чтобы установить Microsoft Teams .

Шаг 3. Войдите в свою учетную запись Microsoft, когда откроется Teams.

Как настроить команды для отдельных лиц

Teams — это фантастический инструмент общения для повседневного использования. Вы можете не только совершать видеозвонки своим близким, но и отправлять им текстовые сообщения по SMS прямо из Teams!

Настройка проста и займет всего минуту или две.

Шаг 1. В Windows откройте меню «Пуск» и выберите «Команды» . На Mac откройте панель запуска и нажмите «Команды».

Шаг 2. Войдите в свою учетную запись Microsoft.

Как настроить Teams для организаций

Предприятия и организации могут создавать команды так же легко, как и отдельные пользователи. Разница в том, что организации необходимо будет пригласить участников присоединиться к ее команде. Этот процесс достаточно прост, но каждому члену команды необходимо будет установить и настроить Teams на своей стороне.

Для работы организациям также потребуется активная подписка на Microsoft 365 Business или Enterprise, а также действительное доменное имя. Еще следует отметить, что полные версии Teams для бизнеса или предприятия недоступны для академических учреждений.

Как только все члены команды установят Teams, настроить Teams для использования всеми будет просто. Вот как:

Шаг 1. Откройте Teams из меню «Пуск» или панели запуска (на Mac).

Шаг 2. Выберите «Зарегистрироваться в Teams».

Шаг 3. Введите данные своей организации и нажмите «Далее» .

Шаг 4. Введите свои данные, затем выберите «Настроить команды».

Шаг 5. Пригласите свою команду присоединиться к вашей организации.

Microsoft отправит вам по электронной почте ссылку, которую вы можете использовать, чтобы пригласить членов вашей команды, или вы можете щелкнуть значок «Команды» в меню слева и выбрать «Пригласить людей» внизу.

Как общаться в Teams

Общение в чате, пожалуй, самая сильная сторона Teams. Независимо от того, являетесь ли вы отдельным пользователем или частью организации, чаты позволяют вам оставаться на связи.

Microsoft Teams имеет те же возможности общения в чате, которые вы ожидаете найти в других приложениях для чата, таких как WhatsApp и iMessage. Он также является сильным конкурентом Slack, когда дело касается командных чатов. Вы обнаружите, что приложение довольно просто в использовании.

Шаг 1. Выберите «Чат» в строке меню слева.

Шаг 2. Выберите «Новый чат» в маленьком поле с ручкой над ним. Вы найдете это в окне чата справа от строки меню.

Шаг 3. Введите имя человека или людей, с которыми вы хотите пообщаться, в поле «Кому».

Команды автоматически будут предлагать людей из вашей организации или вашего списка контактов.

Шаг 4. Напишите свое сообщение в поле «Введите новое сообщение» .

Вы можете легко найти все свои чаты в меню «Чат» . Команды сохранят их, как только вы начнете новый чат.

Как использовать каналы в Teams

Каналы — это разделы вашей команды, где вы можете систематизировать все по темам, проектам и т. д. Однако они называются командами, а не каналами. Тем не менее, когда дело доходит до использования, Microsoft называет их «Каналами», а общую организацию — «Командой». Мы знаем, это сбивает с толку.

Каналы (или команды) — это большие групповые чаты, где целые группы людей (опять же) могут обмениваться сообщениями, обмениваться файлами, присоединяться к видеоконференциям и т. д. Администраторы могут устанавливать роли внутри команды, например «Владелец команды» и «Член команды». Они также могут назначать модераторов для управления контентом на канале… эээ, команда.

Каждая команда автоматически имеет «общий» канал, но если вы управляете бизнесом, вам, вероятно, захочется разбить его на более целенаправленные блоки. Вот как.

Шаг 1. Нажмите значок «Команды» в левой строке меню.

Шаг 2. Нажмите «Присоединиться или создать команду» внизу экрана.

Шаг 3. Выберите, создавать ли команду «С нуля» или «Из группы или команды», чтобы добавить любую существующую группу или контакты команды.

Шаг 4. Выберите «Частный» , «Общественный » или «Общий для всей организации» в качестве уровня конфиденциальности вашей команды, затем введите имя и описание.

Шаг 5. Выберите «Создать команду» , чтобы завершить процесс. У нас есть более подробный обзор того , как создать команду в Microsoft Teams, если вы хотите изучить варианты дальше.

Как поделиться файлами в Teams

Одной из выдающихся функций Microsoft Teams является возможность делиться большими и маленькими файлами со всей вашей организацией. OneDrive и Sharepoint можно встроить прямо в приложение, предоставляя вам быстрый доступ к вашим облачным файлам на любом устройстве.

Шаг 1. В окне чата выберите значок «Прикрепить» , напоминающий скрепку, и нажмите OneDrive или «Загрузить с моего компьютера» . Вы также можете скопировать и вставить URL-адрес общего доступа в поле создания сообщения.

Шаг 2. Общий доступ к файлам для каналов аналогичен, но параметры «Прикрепить» также включают «Последние» и «Просмотр групп и каналов».

Шаг 3. После того, как файл прикрепится, выберите «Отправить» , чтобы поделиться файлом.

Как использовать доску в Teams

Доступ к доске — одно из новейших дополнений к Microsoft Teams, которое превращает платформу в мощный инструмент повышения производительности для предприятий и организаций. Вы можете проводить мозговой штурм, строить диаграммы и бездумно рисовать, пока все смотрят.

Функция «Доска» доступна только во время собрания команды. Однако администраторам сначала необходимо включить эту возможность.

Шаг 1. (Только для администраторов) Посетите центр администрирования Microsoft Teams — открывается на веб-странице.

Шаг 2. Нажмите «Настройки» .

Шаг 3. Выберите Службы и надстройки.

Шаг 4. Прокрутите вниз до раздела «Доска».

Шаг 5. Переключите параметр «Включить или выключить доску для всей организации » в положение «Вкл.».

Шаг 6. Перейдите к значку Teams в левой строке меню приложения Teams.

Шаг 7. Найдите команду (также называемую каналом), с которой вы хотите поделиться доской.

Шаг 8: Нажмите значок *Встретиться сейчас* в правом верхнем углу командного чата (он выглядит как пленочная камера).

Шаг 9: Назовите свое собрание и нажмите «Присоединиться сейчас».

Шаг 10: На собрании выберите «Поделиться».

Шаг 11. В разделе «Доска» выберите «Доска Microsoft».

Как планировать события в Teams

Вы можете легко планировать собрания и прямые трансляции в Teams. и каждый участник будет уведомлен. Как только они примут приглашение, собрание или мероприятие появится в их календаре Microsoft 365. Вы также можете сделать это с повторяющимися событиями.

Шаг 1. Перейдите на вкладку «Команды» в левой строке меню.

Шаг 2: Выберите команду, с которой вы хотите встретиться.

Шаг 3. Нажмите « Запланировать встречу» под окном чата.

Шаг 4. Выберите «Календарь» в левой части всплывающего окна собрания.

Шаг 5: Нажмите «Новая встреча».

Шаг 6: Выберите дату и время встречи во всплывающем окне.

Шаг 7: Выберите «Сохранить».

Шаг 8. Альтернативно вы можете использовать Помощник по планированию, который поможет вам найти лучшее время для встречи со всеми членами команды.

Помощник по планированию — это то, что Microsoft сделала с Cortana, своим ныне несуществующим виртуальным помощником. Выберите этот вариант, и помощник покажет вам свободное и занятое время членов вашей команды.

Как совершать видеозвонки в Teams

Teams позволяет вам совершать видеозвонки один на один или проводить групповые видеозвонки с участием до 100 участников. Во время этих звонков каждый может общаться, обмениваться файлами и работать на доске.

Шаг 1. В списке чатов выберите кнопку «Новый чат» .

Шаг 2. Введите имя или имена своих контактов в поле «Кому» в верхней части чата.

Шаг 3. Нажмите кнопку «Видеовызов» , напоминающую камеру, чтобы начать вызов. Обратите внимание, что вы можете записать собрание Microsoft Teams , если это потребуется для последующего просмотра.

Как поделиться своим экраном в Teams

Вы можете поделиться своим экраном с участниками команды во время видеозвонка Teams. Процесс прост. Вот как.

Шаг 1. На собрании Teams нажмите «Поделиться» в центре экрана, затем выберите окно, документ или экран, которым хотите поделиться.

Шаг 2. По завершении нажмите «Остановить общий доступ» в правом нижнем углу.

Обратите внимание, что вокруг любого контента, которым вы активно делитесь, появляется красная рамка.

Как проверить свои сообщения и уведомления в Teams

Лента активности служит универсальным средством просмотра всех сообщений независимо от того, присоединились ли вы к команде или получили контроль над ней, ответов на ваши публикации, а также публикаций, которые вам понравились, предлагаемых публикаций и популярных публикаций. При получении сообщения вы получите уведомление как в меню чата, так и в ленте действий, но другие уведомления можно найти только в разделе «Действия».

Любые личные сообщения, отправленные между отдельными лицами или группами, останутся конфиденциальными, тогда как отправка сообщения в канале приведет к появлению уведомления в вашей ленте активности. Сообщения канала также могут помочь вам отправить карточки предварительного просмотра с подробным описанием действий в приложении Teams.

Обратите внимание: если вы недоступны, вы можете установить сообщение об отсутствии на работе в Microsoft Teams .

Как изменить настройки в Teams

Хотя Teams предлагает множество опций, включая язык, сочетания клавиш и настройки приложений, вот как настроить три наиболее важных параметра. А именно, как изменить изображение профиля, настроить параметры конфиденциальности и выбрать тему.

Шаг 1. Выберите значок своей учетной записи в правом верхнем углу.

Шаг 2. Нажмите «Настройки» .

Как изменить изображение профиля в Teams

Шаг 1. В меню «Настройки» выберите «Редактировать профиль» .

Шаг 2. Нажмите кнопку «Загрузить изображение» , чтобы открыть окно «Загрузка файла».

Шаг 3. Выберите новое изображение и нажмите кнопку «Открыть» , чтобы загрузить фотографию.

Шаг 4: Выберите «Сохранить» .

Как изменить настройки конфиденциальности в Teams

Выберите вкладку «Безопасность» , чтобы настроить параметры безопасности, включая режим «Не беспокоить», приоритетный доступ, блокировку вызовов, уведомления о прочтении и участие в опросах.

Обратите внимание: если вы измените настройки уведомления о прочтении, вам придется закрыть все чаты, чтобы настройки вступили в силу.

Как выбрать тему в Teams

Шаг 1. В приложении Teams выберите значок своей учетной записи в правом верхнем углу, чтобы открыть главное меню, и нажмите «Настройки».

Шаг 2. Выберите вкладку «Общие» и выберите «По умолчанию» , «Темный» и «Высокий контраст» .

Как отправить SMS с помощью Teams

Самое замечательное в Microsoft Teams — это возможность отправлять SMS-сообщения пользователям, не являющимся пользователями Teams. Эта функция является преимуществом использования личной учетной записи Teams, которой нет у компаний.

Шаг 1: Нажмите на вкладку «Чат» в меню слева.

Шаг 2. Выберите «Новый чат» .

Шаг 3. Введите номер телефона получателя в поле «Кому:» .

Шаг 4. Введите имя вашего контакта. Они не увидят назначенное вами имя — оно предназначено исключительно для вашего использования.

Шаг 5: Введите сообщение и отправьте его.

Teams предлагает множество функций для организаций и частных лиц. Microsoft четко отделила его от конкурентов, таких как Slack, добавив множество функций, от доски до обмена SMS-сообщениями. Неудивительно, что Teams сегодня является одним из наиболее используемых бизнес-приложений в мире.