Как использовать матрицу 4 квадрантов Кови для эффективного управления временем
Среди всех ценных активов, которыми вы владеете, самое дорогое время. В современном быстро меняющемся мире нехватка времени – самая серьезная проблема, с которой сталкиваются люди. Так много времени, потраченного на работу, не остается времени для личных занятий.
Это обычное явление, когда вы чувствуете себя перегруженным обязанностями и делами. Чем больше работаешь, тем больше чувствуешь себя позади. Вместо того чтобы решать, что вы хотите делать, вы реагируете на то, что происходит вокруг вас.
В статье объясняется, как можно использовать стратегию Кови «Четыре квадранта», чтобы сосредоточиться на наиболее важных задачах и быть более продуктивным.
4 квадранта Кови
Стратегия управления временем в 4 квадрантах была создана Стивеном Кови. Он является автором знаменитой книги «Семь навыков высокоэффективных людей». Матрица Кови помогает расставить приоритеты задач на основе имеющегося времени для оптимальной эффективности.
Основная идея этой стратегии – разделить вашу деятельность на четыре сектора в зависимости от их важности и срочности. Давайте обсудим оба этих термина, прежде чем перейти к самой стратегии.
1. Важно: это задачи или цели, которые, скорее всего, повлияют на ваш долгосрочный успех.
2. Срочно. Срочные задачи требуют немедленных действий. Их нельзя откладывать.
Четыре квадранта матрицы управления временем
Это четыре квадранта матрицы управления временем:
1. Q1: Срочно и важно.
2. Q2: Не срочно, но важно.
3. Q3: Срочно, но не важно.
4. Q4: Не срочно и не важно.
Расставив приоритеты для своих задач по четырем секторам, вы сможете различать задачи, которые в конечном итоге имеют реальное значение. Ниже приводится краткий обзор того, что содержится в каждом квадранте.
Q1: Срочно и важно:
В матрице управления временем Кови этот квадрант расположен вверху слева. Проблемы и кризисы, требующие немедленного внимания, относятся к первому квадранту. В конечном итоге пренебрежение ими может стать для вас проблемой.
Подготовка презентации к важной встрече, которая начнется через короткое время, – это задача, относящаяся к первому квадранту. Это срочно, потому что у вас не так много времени, и это важно, так как вы должны подготовить его до начала встречи.
Задачи, связанные со сроками, школьными заданиями, ежедневной отправкой электронных писем и аналогичными действиями, имеющими непосредственное влияние, являются срочными и важными.
Q2: Не срочно, но важно:
В матрице управления временем Кови этот квадрант находится вверху справа. В этом квадранте вы найдете задачи, которые напрямую связаны с вашими долгосрочными целями. Это требует вашего пристального внимания; однако это не срочно, поскольку на выполнение этой задачи нет ограниченного времени.
Если у вас есть долгосрочная цель завоевать репутацию в офисе или классе, возможно, это не так срочно; однако это по-прежнему важно. К этому квадранту относятся развитие отношений, долгосрочное планирование, личное развитие, улучшение здоровья и сопутствующие виды деятельности.
Q3: Срочно, но не важно:
Этот квадрант расположен в нижнем левом углу матрицы тайм-менеджмента Кови. Все эти действия могут показаться вам срочными, но вы можете удалить их из рабочего процесса, поскольку они не имеют для вас минимального значения.
Допустим, вы работаете над важным проектом, и вам позвонил коллега и попросил присоединиться к встрече. Если собрание незапланированное без повестки дня, вы можете пропустить его. Поскольку в целом это не окажет положительного влияния на вашу жизнь.
Другими словами, вся деятельность, отнимающая у вас время, попадает в этот сектор. Неважно, если это неважные звонки или отправка электронных писем, которые не добавляют никакой ценности.
Q4: Не срочно и не важно:
В матрице управления временем Кови этот квадрант находится в правом нижнем углу. В этот квадрант попадают все действия, которые отнимают время, но не приносят никакой пользы. Вы можете сэкономить драгоценное время, избегая этой рутинной работы и тратя ее на более ценные дела.
Задачи, которые вы выполняете только для развлечения, такие как просмотр телевизора, многочасовое серфинг в Интернете, сплетни о людях, для вас не являются ни срочными, ни важными.
Преимущества следования матрице управления временем Кови:
1. Повышение производительности : соблюдение матрицы управления временем меняет способ решения задач, помогая лучше расставить приоритеты. Если вы сократите время, которое вы тратите на задачи, вы сможете значительно повысить свою продуктивность.
2. Баланс между работой и личной жизнью : хорошо спланировав, вы сможете эффективно избавиться от суетливой рутины. Так вы сможете проводить больше времени с друзьями и семьей.
3. Преследование целей : отвлекая свое внимание на важные задачи, вы можете ускорить процесс достижения целей .
4. Избегает затруднений : распознавая срочные задачи, вы можете отличить их от менее срочных, чтобы лучше уложиться в сроки. Таким образом вы сможете избежать затруднений и сохранить свою репутацию.
Важность размещения задач в правом квадранте:
Даже если вы поймете эту стратегию, по-прежнему необходимо распределять задачи по правильным секторам. Было бы лучше, если бы вы определили важность и срочность задачи, прежде чем помещать ее в какой-либо квадрант. Убедитесь, что вы хорошо проводите время, распределяя свои задачи по разным квадрантам, чтобы облегчить их беспрепятственное выполнение.
Хорошее понимание матрицы тайм-менеджмента является предпосылкой для ее правильной реализации. Используйте эту стратегию для решения своей повседневной задачи, чтобы увидеть, имеет ли она какое-либо значение. Управляя временем и ставя себя в нужное место, вы можете значительно повысить свою продуктивность.
Будьте более организованными с помощью стратегии Covey по управлению временем
Четырехквадрантная матрица Кови – одна из самых важных и известных моделей в мире тайм-менеджмента. Правильное следование этой стратегии поможет вам работать более продуктивно и оставаться более активными.
Безупречная организация и правильная расстановка приоритетов позволяют вам делать больше за меньшее время. Вы также можете определить, какие задачи требуют большего внимания, и соответственно распределить их.
Однако вы можете переназначить время с менее значимых действий на более важные, даже если это время незаменимо. Если вы все еще пытаетесь организовать свой день, вы можете поискать другие стратегии управления временем, такие как правило 80/20, чтобы стать более организованным человеком.