Как использовать условное форматирование в Google Таблицах

Условное форматирование – это автоматическое форматирование стиля ячеек в электронной таблице на основе данных в каждой ячейке. Google Таблицы позволяют использовать условное форматирование для применения различных шрифтов, цветов заливки и других стилей, что делает ваши электронные таблицы более удобными для чтения.

Все, что вам нужно сделать, чтобы использовать условное форматирование, – это создать несколько правил для вашей электронной таблицы. Ниже мы покажем вам, как создавать эти условные правила форматирования с помощью Google Таблиц.

Когда использовать условное форматирование

Вы можете использовать условное форматирование практически по любой причине, по которой вы обычно форматируете электронную таблицу. Основное преимущество состоит в том, чтобы сэкономить время и обеспечить единообразие, но условное форматирование также побуждает вас заранее подумать о настройке и стиле вашей электронной таблицы.

Вы можете использовать условное форматирование, чтобы различать типы данных в наборе, например, группируя сотрудников по их отделам. Или вы также можете использовать его, чтобы привлечь внимание к проблемным значениям, таким как отрицательная прибыль. Иногда бывает полезно преуменьшить значение устаревших записей, например, действий с датой в прошлом.

По теме: хитрости с таблицами Google, которые легко изучить и запомнить

Как создать условное форматирование в Google Таблицах

Возможно, лучший способ продемонстрировать условное форматирование – это простой пример. Начните с новой таблицы и выполните следующие действия:

1. Введите несколько примеров значений в несколько строк.

2. Выделите диапазон ячеек, для которых требуется условное форматирование.
3. В меню « Формат» выберите « Условное форматирование» .

4. Измените раскрывающееся меню Форматировать ячейки, если… на равно .
5. Введите одно из значений в качестве примера в поле Значение или формула .
6. Выберите форматирование, которое хотите добавить, например цвет заливки.

7. Щелкните Добавить другое правило .
8. Замените предыдущее значение другим из вашей электронной таблицы и выберите другой формат или цвет для этого значения.
9. Повторите два предыдущих шага для других значений, каждый раз используя различное форматирование.
10. По завершении нажмите кнопку « Готово» , чтобы просмотреть список созданных вами правил.

Типы условий, поддерживаемых Google Таблицами

Google Таблицы поддерживает широкий спектр условий, на которых вы можете основывать свое форматирование. Они построены на трех основных типах данных: текст, даты и числа.

Текст

Самое простое условие для текста – пустой – зависит от того, содержит ли ячейка вообще какое-либо значение.

Чтобы проверить наличие определенного фрагмента текста, используйте contains . Это условие может проверять наличие фиксированного фрагмента текста или также может использовать сопоставление с образцом, при этом каждый ? обозначает любой символ, а * обозначает ноль или более любых символов.

Наконец, для совпадений с более структурированным текстом, возможные совпадения начинаются , заканчиваются или точно сокращаются.

Даты

Даты просты, хотя они поддерживают некоторые полезные предопределенные значения в дополнение к определенным пользователем. Используйте условное форматирование для поиска дат до , после или равных выбранным относительным датам (например, завтра, в прошлом году). Вы также можете сравнить их с определенной датой по вашему выбору.

Числа

Наконец, вы можете использовать условное форматирование для поиска чисел, равных, больше, меньше или между диапазоном других чисел.

Формулы пользовательского условного форматирования

Пользовательские формулы делают условное форматирование более эффективным, поскольку они могут выделять целые диапазоны и даже ссылаться на ячейки за пределами форматируемого диапазона. Чтобы продемонстрировать настраиваемое условное форматирование, давайте рассмотрим еще один очень простой пример.

На этот раз создайте таблицу в Google Таблицах с двумя столбцами. Мы решили записывать уровни запасов для разных фруктов.

Чтобы выделить все строки данных с более чем четырьмя товарами на складе:

1. Выберите диапазон данных ( A2: B5 ).
2. Откройте окно Правила условного формата .
3. В качестве условия выберите Пользовательская формула .
4. В качестве значения введите = $ B2> 4 .

Обратите особое внимание на детали формулы, которую мы использовали.

Связанный: Как создавать собственные функции в Google Таблицах

Как и обычная формула в ячейке, она должна начинаться со знака равенства (=). Доллар ($) перед столбцом (B) делает его абсолютной ссылкой, поэтому сравнение всегда относится к данным из этого конкретного столбца. Строка (2) относится к первой строке диапазона данных, поэтому для каждой строки выполняется сравнение со значением запаса в той же строке.

Типы форматирования, поддерживаемые в Google Таблицах

Вы можете выбрать один из ограниченного набора предустановленных стилей в Google Таблицах, щелкнув текст по умолчанию в разделе « Стиль форматирования» .

Кроме того, возможности форматирования довольно ограничены, но их должно хватить для большинства практических целей.

Во-первых, вы можете настроить любую комбинацию стандартных стилей шрифта: полужирный, курсив, подчеркивание и зачеркивание. Последнее, в частности, может быть полезно для обозначения неверных или устаревших данных.

Другой тип стиля, который вы можете применить, относится к цветам: как текст (передний план), так и заливка (фон). Доступны стандартные палитры цветов, в том числе пользовательские цвета, позволяющие выбрать практически любой цвет по вашему желанию.

Условное форматирование с помощью цветовой шкалы

Удобный метод визуализации числовых значений – цветовая шкала. Это назначает цвета из палитры в соответствии с относительным значением каждой ячейки. Цвета применяются к фону, иначе известному как цвет заливки .

Этот метод часто используется в диаграммах и картах, где, например, более темный цвет может указывать на более низкое значение.

Реализация Google Таблиц ограничена, но очень проста в использовании. Как и раньше, выберите диапазон чисел, но на этот раз измените вкладку в верхней части окна Правила условного формата с Одноцветного на Цветовая шкала .

В разделе « Правила формата» вы можете определить характер своей цветовой шкалы. При нажатии кнопки « Просмотр» отображается ограниченный набор предопределенных палитр на выбор. Вы можете настроить шкалу, выбирая различные значения или проценты для представления минимальной цветовой точки, максимальной цветовой точки и средней точки. Палитры цветов рядом с каждой точкой позволяют лучше контролировать цветовую палитру.

Другие аспекты, которые следует учитывать

Если вы широко используете эту функцию в электронной таблице, можно легко потерять из виду, какие правила условного форматирования вы установили. Боковая панель не дает возможности просмотреть все действующие правила; он просто показывает, какие правила установлены для выбранных в данный момент ячеек.

Чтобы просмотреть все свои правила, выберите все ячейки с помощью сочетания клавиш ( Ctrl / Cmd + A ) или щелкнув пустой прямоугольник в самом верхнем левом углу перед строкой 1 и столбцом A.

Обратите внимание: если вы копируете и вставляете ячейку, содержащую условное форматирование, вы также копируете это условное форматирование для этой ячейки.

Наконец, если вы создаете несколько противоречащих друг другу правил для ячейки или диапазона, применяется только первое правило. Вы можете изменить порядок, перетащив правило, используя значок вертикальных точек с левой стороны.

Экономьте время и обеспечивайте единообразие с помощью условного форматирования

Условное форматирование – это такая функция Google Таблиц, которая может сэкономить много времени, хотя вы можете легко обойтись, даже не зная, что она существует. Даже на самом простом уровне он позволяет вам представить данные электронной таблицы с дополнительным смыслом, без дополнительных текущих усилий.