Как использовать формы Google для получения обновлений от вашей удаленной команды

Google Forms — это мощный и интуитивно понятный инструмент для сбора информации от клиентов, клиентов и сотрудников. Вы можете легко создавать и настраивать форму, делиться ею различными способами, а затем анализировать ответы.

Если вы находитесь в рабочей ситуации, когда у вас есть удаленная команда, Google Forms может быть эффективным способом получения обновлений. Вы можете использовать его для конкретного проекта или простых обновлений работы, необходимых ежедневно или еженедельно.

Начать новый модуль

Google Forms предлагает хороший выбор шаблонов, которые помогут вам начать работу. Нажмите на галерею моделей в верхней части, чтобы просмотреть модели для работы, персонала и образования. Если вы видите тот, который имеет необходимые вам основы, такие как типы вопросов, нажмите, чтобы использовать его.

Если нет, вы можете начать с нуля, щелкнув опцию «Пусто» в разделе « Запустить новую форму» . Это то, что мы будем использовать для этого урока.

Первое, что вы должны сделать при создании нового модуля, это назвать его. Поскольку Google Forms сохраняет вашу работу на ходу, вы всегда будете знать, какая форма верна, если назначите ее заранее. При желании вы также можете добавить описание.

Если вы введете имя в самой форме, это имя появится в верхнем левом углу по умолчанию. Но вы можете изменить это имя и выбрать его местоположение на Google Диске, если хотите.

Добавьте свои вопросы в форму

Google Forms предлагает вам различные типы вопросов, которые должны охватывать любую ситуацию. Из коротких ответов и параграфов с множественным выбором, флажков и выпадающих меню, вы получаете всю необходимую вам гибкость.

Основные детали

Наиболее разумные вопросы для запуска формы обновления команды — это имя, дата и, возможно, время. Используете ли вы пустой шаблон или форму, у вас уже будет вопрос, чтобы начать. Таким образом, вы можете просто изменить этот тип вопроса, если это необходимо, а затем щелкнуть знак «плюс», чтобы добавить больше вопросов.

Для имени члена вашей команды выберите « Краткий ответ» в качестве типа вопроса. Затем добавьте название вопроса и активируйте / деактивируйте опцию Запрашиваемая .

Чтобы указать дату, когда участник группы заполняет форму, щелкните знак «плюс», чтобы добавить вопрос, и выберите « Дата» в раскрывающемся списке для типа вопроса. Затем добавьте название вопроса, например Дата, и задайте запрошенный вопрос.

Если вы хотите, чтобы член вашей команды вводил время, когда он заполняет форму, нажмите знак плюс, чтобы добавить вопрос, и выберите Время для ввода. Не забудьте добавить название вопроса и сделать его необходимым, если хотите.

Множественный выбор или раскрывающееся меню по отделу или области

Если вы отправляете форму обновления для многих людей, вы можете добавить вопросы по таким вопросам, как отдел или область. Типы вопросов с множественным выбором и выпадающих идеально подходят для этих типов вопросов. Кроме того, вы можете разрешить респонденту автоматически переключаться на другие вопросы в зависимости от их ответов.

По отделу или области, вы можете использовать несколько типа выбора вопроса , если есть только несколько ответов на выбор и выпадающее меню типа для экономии места , если есть много возможных ответов. Выберите тип вопроса и затем добавьте каждый ответ. Мы будем использовать множественный выбор.

Теперь, в зависимости от ответа, выбранного респондентом, мы хотим переместить и
х в определенный раздел с конкретными вопросами. Это очень полезная функция в формах Google, потому что вы можете избавить респондентов от необходимости пропускать вопросы, которые не относятся к ним, и переходить непосредственно к тем, кто это делает.

В правом нижнем углу вопроса нажмите кнопку « Дополнительно» (три точки) и выберите « Перейти к разделу на основе ответа» . Затем вы увидите вопрос с обновленным местом для добавления раздела рядом с каждым ответом.

Если вы уже создали разделы, вы можете выбрать их с помощью раскрывающихся списков. Если нет, продолжите ниже, чтобы создать раздел, а затем вернитесь, чтобы завершить эту часть.

Используйте отдельные разделы для каждого отдела или области

Чтобы создать раздел, нажмите кнопку внизу плавающей панели инструментов для добавления раздела . Вы увидите раздел и можете дать ему название и описание. В этом руководстве мы создадим раздел для тех, кто выбирает информационные технологии для своего отдела.

Мы добавим вопрос для текущих проектов. Это позволяет нам видеть, над какими проектами в настоящее время работает спасатель, а флажки позволяют выбрать более одного. Таким образом, вы можете установить флажки для типа или задать этот вопрос еще на один шаг.

Может быть, для каждого проекта, который они выбирают, вы хотите знать их прогресс. Вот где флажок Тип сетки является идеальным. Вы можете ввести каждую фазу в разделе строк и каждый проект в разделе столбцов (или наоборот).

Если вы упорядочите ответы, как мы описываем, вы можете нажать кнопку « Дополнительно» и выбрать « Ограничить до одного ответа на столбец» . Таким образом, респондент может выбрать только одну фазу для каждого проекта, что имело бы смысл.

Таким образом, это позволяет респонденту не только сказать вам, над какими проектами он работает, но и какой этап он выполняет для каждого; все с вопросом о сетке флажков.

Затем вы можете создать дополнительные разделы и вопросы таким же образом.

Другой тип вопроса, который вы можете добавить, — это параграф для обратной связи. Это позволяет респонденту вводить любые проблемы, вопросы или другие отзывы, которые он имеет, с большим количеством места.

Проверить свои ответы

Просмотр ответов из вашей формы не может быть проще. Просто откройте форму в Google Forms и нажмите вкладку « Ответы » вверху. Вы увидите резюме, вы можете просмотреть ответы на вопросы или посмотреть на отдельные ответы.

Google Forms предлагает вам текстовые ответы, а также красочные диаграммы и графики для ваших форм. И вы можете экспортировать ответы для просмотра в автономном режиме.

Дополнительную информацию о просмотре ответов или создании форм в целом можно найти в нашем обширном Руководстве по Google Forms .

Напоминания по электронной почте

Если вы включите опцию сбора адресов электронной почты для своей формы, вы сможете отправлять напоминания тем, кто не заполняет форму. Это очень удобно; Тем не менее, есть несколько вещей, которые нужно сделать, и помните, что это работает правильно.

Сначала настройте форму для сбора адресов. Нажмите кнопку « Настройки» (значок шестеренки) в правом верхнем углу и выберите « Общие» во всплывающем окне. Установите первый флажок для сбора адресов электронн
ой почты и нажмите Сохранить .

Вопрос будет автоматически отображаться с адресом электронной почты в форме, который не может быть удален, и является обязательным вопросом.

Далее необходимо отправить форму участникам по электронной почте. Нажмите « Отправить» и используйте вкладку « Электронная почта ». Введите адреса тех, кого вы хотите заполнить, через запятую и нажмите « Отправить» .

Теперь, когда Google Forms знает, кому вы отправили форму, он может определить, получены ли ответы от этих респондентов. Чтобы отправить напоминания по электронной почте тем, кто не ответил, выполните следующие действия.

1. Откройте форму и нажмите на вкладку « Ответы » вверху.
2. Вы увидите разделы для Кто ответил? и жду X ответов.
3. В последнем нажмите « Отправить напоминание по электронной почте» .

Появится то же окно, которое вы просматривали при отправке формы, предварительно заполненное адресами электронной почты, с которых вы ждете ответов. Это позволяет вам отправить им вежливое напоминание, чтобы заполнить форму обновления.

Скопируйте и повторно используйте вашу форму

Если вы планируете регулярно отправлять форму обновления своей команды с небольшими изменениями в названиях проектов или назначениях на работу, например, вы можете просто скопировать форму и отредактировать ее при необходимости.

Откройте форму и нажмите « Еще» (три точки) в правом верхнем углу. Выберите « Сделать копию» , назовите скопированную форму и нажмите « ОК», чтобы сохранить ее. Вы также заметите, что у вас есть возможность поделиться им с теми же людьми, что полезно. Затем вы можете внести изменения и отправить их.

Последовательные обновления легко с формами Google

Изначально создание формы группового обновления с помощью Google Forms может показаться немного сложным. Но если вы это сделаете, вы получите обновления и информацию, которая вам действительно нужна, потому что они отвечают на вопросы, которые вы создаете. Кроме того, вы можете легко скопировать и повторно использовать форму несколько раз.

Для получения дополнительной информации, ознакомьтесь с тем, как создать бесплатную контактную форму на веб-сайте с формами Google или другими способами использования форм Google для своего бизнеса .

Прочитайте статью полностью: Как использовать формы Google для получения обновлений от вашей удаленной команды