Как организовать списки дел с помощью элементов действий

Списки дел – важнейшие инструменты для эффективного управления задачами. Чем больше задач в списке дел вы выполните к установленному сроку, тем продуктивнее вы будете.

Менеджеры проектов и их команды часто не могут определить, кто отвечает за какую задачу и когда она должна быть выполнена. Избегая этой дилеммы, вы можете сэкономить время и повысить производительность.

В этой статье вы узнаете, как этого добиться, используя элементы действий в ваших списках дел.

Что такое пункт действия?

Действие – это задача в вашем списке дел. Ваш список дел может содержать более одного элемента действий, если проект сложный. Выполняя одно действие, вы приближаетесь к завершению проекта.

Предметы действий более информативны, чем типичная задача в вашем списке дел. Разработка логотипа для клиента электронной коммерции – это пример типичного элемента списка дел. Тем не менее, элементы действий объяснили бы гораздо больше, чем это. Вот список действий, связанных с проектом по разработке логотипа:

1. Организуйте телеконференцию с клиентом для знакомства с брендом.
2. Обсудите идеи логотипа с дизайнерами.
3. Создайте прототип первого концептуального логотипа.

Если вы задаете задачи, используя термины «Что», «Кто» и «Когда», вы должны получить определенные ответы. Термин «Кто» указывает на человека, ответственного за выполнение проекта. Точно так же «Что» будет четко указывать на требуемые ресурсы. «Когда» конкретно указывает срок выполнения поставленной задачи.

Для любого большого и сложного проекта может потребоваться отправить клиенту отчет о ходе выполнения проекта. Элементы действий помогут вам легко создавать такие отчеты, если вы сохраняете следующие данные отслеживания:

• Название пунктов действия
• Номер для отслеживания или идентификаторы
• Дата создания
• Уровень приоритета задачи
• Предполагаемая дата завершения
• Имя исполнителя и создателя задачи
• Краткое и подробное описание

Любые онлайн-приложения со списком дел или инструменты, упомянутые в этой статье, помогут вам в отслеживании действий. Следуйте приведенным ниже стратегиям, чтобы создать лучший список дел, который включает в себя элементы действий:

1. Начните с глагола

Часто в списках дел отображается только название задачи, например «Презентация в блоге электронной коммерции» или «Инфографика для технического блога». Такие короткие описания только сбивают с толку ресурсы.

Вместо этого используйте глагольные формы, такие как «Джо создаст слайд-шоу, а Келли представит их клиенту» или «Сэм разработает инфографику, а Джесси загрузит их в блог».

Такие элементы в списке дел делают задачи более мотивирующими и действенными. Кроме того, соавторы найдут ваши доски задач или отчеты более значимыми, если вы будете использовать глаголы вместо случайных существительных для описания задач.

2. Уточнение путем сбора подробностей

Capture и Clarify – два наиболее важных термина системы GTD, которые определяют производительность . Следовательно, вам необходимо включить их в свои действия. В то же время ваши действия должны быть четкими и лаконичными.

Например, дизайн «Графика в социальных сетях» не дает минимального понимания задачи. Но если вы упомянули «Продвижение клиентов с помощью графики в социальных сетях для Instagram», это даст много деталей, которые ваш графический дизайнер может использовать для начала работы.

OneNote – это мощное приложение для создания заметок, которое можно использовать для записи четких и коротких заметок о действиях. Вы также можете использовать маркированный список, чтобы разбить элемент действия на более мелкие задачи. Вы также можете вставлять такие элементы, как таблица, изображение, аудио, ссылка на веб-сайт и т. Д., Чтобы оставить предложения для вашего графического дизайнера.

3. Превратите большую задачу в элементы действий.

Лучше, если вы будете писать элементы действий, которые не делятся на какие-либо более мелкие задачи. Когда вы разбиваете большую задачу на мелкие элементы, вы делаете задачу более гибкой. Несколько ресурсов из вашей команды могут взять на себя одну небольшую задачу и выполнить ее за короткий промежуток времени.

Это распределенное завершение задач позволяет быстро выполнить большую или сложную задачу, не обременяя одного члена команды. Допустим, вы хотите представить своему клиенту проект веб-сайта для ведения блога. Ваши действия могут быть примерно такими:

1. Джо готовит видео-презентацию.
2. Келли создает демонстрацию веб-сайта.
3. Сэм планирует презентацию с клиентом.
4. Джесси представляет презентацию клиенту.

Notable – это приложение для создания заметок на основе уценки, которое можно использовать для создания списков действий и обмена ими. Он также предлагает удобные функции создания заметок и совместной работы, такие как теги членов команды, ссылки на другие заметки, импорт заметок из других приложений и т. Д.

Скачать: Отлично для Windows | Linux | macOS (бесплатно)

4. Установите дату выполнения.

Такие термины, как сроки выполнения и крайние сроки, являются наиболее эффективной силой, которая побуждает любого человека к завершению задачи. Поэтому всякий раз, когда вы добавляете элемент действия в ежедневный список дел вашей команды, убедитесь, что вы назначаете срок выполнения для этой задачи.

ClickUp – это комплексный инструмент управления задачами и проектами, который автоматически реализует концепцию элементов действий. В этом приложении вы найдете множество профессиональных шаблонов для управления проектами. С помощью нескольких щелчков мышью вы можете персонализировать любой из этих шаблонов в соответствии с вашим проектом.

5. Храните элементы действий в нескольких списках.

Элементы действий – это наиболее детализированная форма любого проекта. Разделите элементы действий на несколько списков в рамках одного проекта.

Например, проект по разработке веб-сайта требует различных навыков, таких как веб-разработка, графический дизайн, анимация, творческое письмо и размещение на сервере. Таким образом, вы можете создать пять отдельных списков действий в зависимости от требуемых навыков.

TickTick – это онлайн-приложение для создания заметок, которое вы можете использовать для обозначения ваших действий для одного проекта в нескольких списках. Приложение поддерживает неограниченное создание подзадач. Поэтому вам проще создать иерархию задач в рамках одного проекта.

6. Ежедневный или еженедельный обзор

Чтобы убедиться, что элементы действий служат цели эффективной и быстрой обработки задач, вам необходимо просмотреть списки дел. В зависимости от продолжительности проекта вы можете следить за ежедневными или еженедельными обзорами.

Процесс проверки поможет вам усовершенствовать список дел, включив комментарии и отзывы членов команды, сотрудников и клиентов.

Todoist – идеальный инструмент для управления списками дел с умными представлениями, такими как доски и задачи. Это особенно помогает при рассмотрении всех элементов действий в рамках одного проекта. Вы можете легко настроить элементы действий по мере необходимости.

Максимально используйте свои списки дел

Вы можете создавать более действенные списки дел, если реализуете описанные выше стратегии при создании элементов действий списка дел. Всякий раз, когда вы назначаете такие задачи членам своей команды, они могут легко понять задачу, срок и цель.

Более того, элементы действий помогают разбить большой и сложный проект на более мелкие и более управляемые задачи. Это позволяет вам выполнять работу без особых усилий.