Как отказаться от использования бумаги с помощью онлайн-инструментов в офисах и дома
Чрезмерная зависимость от бумаги в офисах вредит окружающей среде. Кроме того, защита конфиденциальных офисных документов может быть проблемой. В результате критически важные файлы могут быть доступны любому, включая случайного посетителя.
Избавившись от бумаги в офисе, вы сможете избежать всех подобных рисков. Вот несколько онлайн-приложений и советов, которые помогут сделать ваш офис более безбумажным.
1. Инструменты управления посетителями
Переключитесь с бумажного журнала посетителей на онлайн-систему управления посетителями. Инновационные и надежные инструменты управления посетителями могут управлять всем процессом управления посетителями офиса.
Lobbytrack позволяет отслеживать всех посетителей, одновременно фотографируя и распечатывая значки. Он также имеет такие функции, как уведомление хостов, управление аварийной эвакуацией и оповещение сотрудников службы безопасности.
Proxyclick – это облачное решение, которое помогает вам контролировать поток людей. Инструмент настраивается и следует комплексному подходу для обеспечения эффективности работы фронт-столов и защиты конфиденциальных данных.
2. Бухгалтерские приложения
Ведение офисной бухгалтерии на бумаге также может быть беспокойным, трудоемким и запутанным. С помощью бухгалтерских приложений вы можете сделать процесс безбумажным, быстрым и легким.
Sage Accounting – это бухгалтерское приложение, которое можно использовать даже без какого-либо опыта в области бухгалтерского учета. Как только вы подключите его к своему банковскому счету, поток транзакций станет плавным. Вы можете отслеживать продажи, покупки и денежные потоки с помощью простой функции отчетности.
QuickBooks – это еще один онлайн-инструмент бухгалтерского учета, который позволяет вам самостоятельно определять НДС, налоги и заработную плату сотрудников. QuickBooks POS – это расширенная версия, которая позволяет владельцам малого бизнеса запускать розничные прилавки без бумаги.
3. Приложения для управления проектами
Если вы планируете использовать документы на этапе управления проектом, это может легко стоить вам больших денег. Чтобы все члены команды работали на одной странице, вам нужно распечатать несколько копий одного и того же файла. Однако вы можете избежать таких расходов и стать экологически чистыми, используя инструменты управления задачами или проектами.
Инструмент управления проектами Asana имеет интуитивно понятный пользовательский интерфейс, который каждый может использовать для назначения и отслеживания задач. Приложение поможет вам обмениваться файлами в реальном времени, комментировать задачи и создавать цифровые отчеты.
ClickUp – еще один инструмент управления проектами, который позволяет интегрировать множество сторонних приложений. Он также предлагает представление рабочей нагрузки, которое помогает отслеживать рабочую нагрузку отдельных ресурсов.
4. Инструменты для составления списка дел
Вы все еще тратите стикеры, чтобы записывать свои задачи? Вы должны избавиться от этого и выбрать приложения для списков дел.
Todoist позволяет упорядочить все задачи. Он также позволяет добавлять разделы и подзадачи для категоризации ваших задач. Вы также можете добавить уровни приоритета и избранные теги в этом приложении.
Any.do позволяет вам получить доступ к вашему списку дел из любого места на любом устройстве. Это также напомнит вам о том, что нужно делать важные дела в назначенное время.
5. Приложения для ведения заметок
Сделав процесс создания заметок безбумажным, вы сможете сэкономить на блокнотах и ручках. Более того, вам не нужно тратить время на поиски блокнота на загроможденном столе перед встречей.
С помощью приложения для создания заметок, такого как Evernote , вы можете сохранить всю важную информацию доступной на всех устройствах благодаря функции онлайн-синхронизации. Вы также можете персонализировать форматирование заметок и добавлять к ним изображения, аудиофайлы и документы по вашему выбору.
Simplenote позволяет добавлять, просматривать, редактировать и публиковать заметки в формате Markdown. Вы и ваша команда можете делиться любыми заметками в группе для совместной работы и идей.
6. Инструменты сканирования документов
Если вы решили отказаться от бумажных документов, создание цифровых копий существующих бумажных документов должно быть вашей стратегией.
Используйте Adobe Scan на своем смартфоне, чтобы преобразовать бумажный документ в файл PDF. Приложение также помогает вам управлять размерами файлов, помимо таких функций, как обрезка, поворот, аннотирование, подпись и редактирование цвета.
ABBYY FineReader PDF – это современный сканер документов, который поддерживает более 190 языков и сохраняет их в 12 различных форматах файлов. Помимо сканирования как печатного, так и рукописного текста, он позволяет добавлять комментарии и подписи.
7. Приложения для обмена файлами и безопасности
Прошли те времена, когда вам приходилось делать распечатанные копии отчета и распространять их среди получателей. Используя онлайн-приложения для обмена файлами, вы можете хранить файлы в облаке и предоставлять доступ только соответствующим получателям.
Box позволяет сохранять и обмениваться файлами и документами в облаке в соответствии с отраслевыми стандартами и политиками конфиденциальности данных. Это делает сотрудничество между членами команды безупречным.
Вы также можете использовать Google Диск, чтобы безопасно хранить офисные файлы и делиться ими только с предполагаемыми получателями. Кроме того, этот инструмент позволяет вам организовывать файлы, используя разные папки.
8. Приложения календаря
Приложения-календари стали неотъемлемой частью профессиональной жизни. Любые предприятия могут извлечь выгоду из использования приложения-календаря вместо того, чтобы записывать встречи в бумажном дневнике.
Calendly – это приложение для онлайн-планирования встреч, в котором вы можете профессионально и эффективно планировать свои встречи. С помощью этого приложения вы можете автоматизировать процесс напоминаний и последующих действий.
Календарь Google – это популярный онлайн-календарь, в котором вы можете раскрашивать записи календаря для организации календарных событий. Его инструмент подсказок помогает автоматически заполнять записи, чтобы сэкономить ваше время. Вы можете легко редактировать расписание любой онлайн-встречи в этом онлайн-календаре.
9. Цифровые соглашения и инструменты электронной подписи
Пришло время отказаться от печатных юридических документов. Перейдите в мир цифровых соглашений и электронных подписей, чтобы сэкономить бумагу и повысить эффективность работы вашей команды.
Proposify – это онлайн-платформа, которая позволяет заключать, отслеживать, отправлять и подписывать в электронной форме все виды контрактов, предложений и соглашений. Вы можете использовать предварительно разработанные шаблоны предложений из библиотеки содержимого этого приложения.
PandaDoc позволяет упростить управление соглашениями, легко создавая, редактируя и подписывая документы. Он предлагает такие услуги, как предложения, расценки, контракты и формы – все в цифровом формате без бумаги.
10. Приложения для онлайн-факсов
Даже если вы планируете удалить все факсы, это может оказаться невозможным, если клиенты будут настаивать на их использовании. Тем не менее, онлайн-приложения для отправки факсов могут помочь вам удалить бумагу с факса. Эти приложения будут перенаправлять факсы на компьютер, смартфон или любое другое устройство по вашему выбору. Таким образом, вы также можете автоматизировать факс и ежегодно экономить тысячи листов бумаги.
RingCentral – это онлайн-программа для отправки факсов, которая позволяет управлять входящими и исходящими факсами в режиме онлайн, предлагая при этом значительную экономию. Вы также можете использовать HelloSign для отправки и получения факсов, сохраняя при этом конфиденциальность и безопасность.
Экологически чистые, заменяя бумагу онлайн-инструментами
Теперь вы можете нарисовать в уме четкую картину, чтобы спланировать отказ от бумаги в офисе или дома, где бы вы ни работали. Когда к вашим услугам вышеперечисленные онлайн-приложения, внедрение политики безбумажной работы на рабочем месте не займет много времени.
Избавление от бумаги – один из многих способов избавиться от беспорядка на рабочем месте и повысить производительность.