Как отсортировать по дате в Excel

Одна из самых полезных функций Excel – это возможность сортировать данные по дате. Возможно, вам нужно определить даты рождения членов вашей семьи, чтобы отправлять открытки, отсортировать еженедельные бюджетные операции на конец года или отслеживать доходы от продаж по месяцам.

Есть несколько способов расположить ваши записи по дате. Вы можете размещать данные в порядке возрастания или убывания, а также сортировать по дню, неделе, месяцу или году. Мы рассмотрим все возможные варианты ниже.

Как отсортировать столбцы Excel по возрастанию или убыванию даты

В Excel легко отсортировать отдельные столбцы в порядке возрастания или убывания даты:

1. Выберите данные, которые хотите отсортировать.
2. В строке меню (также называемой лентой) в верхней части экрана на вкладке « Главная » выберите « Сортировка и фильтр» .
3. Затем выберите « Сортировать от старых к новым» или « От новых к старым» .

Кроме того, вы можете получить тот же результат, выбрав данные и щелкнув правой кнопкой мыши, чтобы выбрать « Сортировка» . Затем выберите порядок, который лучше всего подходит для ваших данных.

Это хорошо работает, если вы сортируете простой список дат и планируете ввести соответствующие данные позже. При такой сортировке даты всегда будут располагаться в хронологическом порядке: сначала по году, затем по месяцу, а затем по дням.

Как отсортировать целые таблицы по возрастанию или убыванию даты

При сортировке дат в таблице полезно добавлять заголовки вверху каждого столбца. Ниже мы покажем вам, как использовать эти заголовки в качестве категорий для сортировки данных.

Когда вы сортируете данные в таблице, важно выделить их все. Если вы выделите только один столбец, вы отсортируете только этот столбец, оставив соответствующие столбцы в их исходном порядке. Тогда даты не будут совпадать с правильными данными.

Если вы сразу заметили ошибку, вы можете нажать « Отменить», чтобы вернуться к исходному расположению. В противном случае вам, возможно, придется вернуться к предыдущей версии документа или повторно ввести данные.

К счастью, Excel обычно вовремя обнаруживает эту ошибку, чтобы предотвратить ее.

Если вы попытаетесь выполнить сортировку только по выбранным датам, Excel выдаст предупреждение и спросит, не хотите ли вы расширить свой выбор. Когда появится сообщение об ошибке, выберите « Развернуть выбор» и нажмите « Сортировать» .

Затем наведите указатель мыши на выделение данных. Выделите недостающие элементы, перетащив маленький зеленый квадрат в нижнем левом углу и попробуйте выполнить сортировку еще раз.

Выберите заголовки и данные, которые нужно отсортировать. Затем нажмите Главная> Сортировка и фильтр и выберите порядок сортировки.

Обратите внимание, что это будет работать только в том случае, если дата находится в столбце A. Если вы хотите отсортировать по дате, когда даты указаны в другом столбце, вам необходимо использовать Custom Sort.

Использование настраиваемой сортировки Excel для сортировки по дате

Пользовательская сортировка – еще один удобный способ сортировки по дате. Если у ваших данных есть заголовки, вы можете использовать их в качестве категорий для легкой сортировки записей, даже если они не находятся в первом столбце.

В приведенном ниже примере простой сортировки, как мы уже показали, вы отсортируете элементы в столбце «Транзакция» в алфавитном порядке вместо того, чтобы упорядочивать даты. Поскольку дата находится во втором столбце, нам нужно использовать настраиваемую сортировку, чтобы сообщить Excel, чтобы отсортировать даты в столбце B.

Сделать это:

1. Выделите заголовки и данные под ними.
2. На ленте Excel щелкните Главная> Сортировка и фильтр> Пользовательская сортировка . Рядом с Сортировать по выберите Дата в раскрывающемся меню.
3. Установите флажок в правом верхнем углу, чтобы использовать заголовки данных в качестве категорий сортировки. Выберите от старых к новым или от новых к старым в раскрывающемся меню « Порядок» .

Пользовательская сортировка также позволяет выбрать несколько категорий сортировки. Например, вы можете использовать эту функцию, если хотите видеть транзакции, перечисленные сначала в одном столбце, а затем в другом.

В поле «Пользовательская сортировка» выберите « Сортировать по> [Первый столбец]» . Затем щелкните Добавить уровень> Затем по> [Второй столбец] . Нажмите ОК, чтобы отсортировать таблицу.

Использование функций Excel для сортировки по месяцам

В некоторых случаях может потребоваться извлечь месяц из введенной даты. Один из примеров – упорядочить дни рождения всех ваших коллег, чтобы вы могли поздравить всех ежемесячным праздничным тортом. Для ваших целей здесь важен месяц, а год значения не имеет.

Существует множество функций и формул Excel, которые помогут вам выполнять быстрые вычисления или извлекать данные из ячейки. Одной из таких функций является функция МЕСЯЦ.

Используйте функцию МЕСЯЦ, чтобы вытащить цифру месяца каждой записи из полной даты. Сначала добавьте столбец с заголовком «Месяц». Щелкните первую пустую ячейку под Месяцем. В данном случае это будет C2. Введите = МЕСЯЦ (B2) , где B2 относится к первой записи в столбце Дата.

Функция МЕСЯЦ выведет цифру от 1 до 12 в соответствующую ячейку. Эти цифры представляют месяцы в хронологическом порядке дат, поэтому январь = 1, а декабрь = 12. Чтобы быстро ввести функцию в каждую ячейку, наведите указатель мыши на C2, пока в нижнем углу ячейки не появится зеленое поле. Затем щелкните и перетащите поле в нижнюю часть столбца.

Теперь вы можете использовать Excel для сортировки дат по месяцам, чтобы не пропустить никого в своем списке. Выделите всю таблицу, включая заголовки, щелкните правой кнопкой мыши, выберите « Сортировка и фильтр»> «Пользовательская сортировка»> «Сортировать по месяцам» .

Вы также можете использовать функцию для сортировки данных по годам. Следуйте приведенным выше инструкциям, заменив функцию МЕСЯЦ на = ГОД (A2) . Результатом будет список лет по порядку.

Использование формулы Excel для сортировки по месяцу и дню

Функция МЕСЯЦ выполняется быстро и легко, если вам не нужны дни по порядку, но, допустим, вы хотите отмечать каждый день рождения индивидуально. Здесь может помочь формула.

Добавьте столбец «Дни рождения». В пустой ячейке (C2) рядом с первой датой введите = ТЕКСТ (B2, «MMDD») , где B2 относится к первой дате. Это вернет список дат без года в формате MMDD. Например, 07.12.1964 станет 1207.

Выполните произвольную сортировку, чтобы упорядочить список дней рождения. Поскольку дни рождения отформатированы как текст, а не как даты, Excel выдаст предупреждение. Выберите Сортировать все, что выглядит как число, как число> ОК , и ваш список будет в правильном порядке.

Что делать, если в Excel не работает сортировка по дате?

Если ваши данные сортируются неправильно, убедитесь, что вы ввели их в формате, который распознает Excel. Если все числа в своих ячейках выровнены по левому краю, вы можете сохранить их как текст. Чтобы исправить формат, щелкните раскрывающееся меню « Текст» на ленте Excel и выберите формат даты.

Организуйте данные Excel по дате

Как мы видели здесь, возможность сортировки по дате в Excel очень полезна и имеет множество приложений. Существует множество приложений и полезных шаблонов электронных таблиц для выполнения практически любой задачи, от составления бюджета и отслеживания расходов до планирования свадьбы.

Шаблоны – отличное место для начала, но прелесть Excel заключается в возможности полностью настроить его в соответствии с вашими потребностями.