Как писать электронные письма лучше: 3 простых совета
Понимание того, как писать хорошие электронные письма, – важный навык, особенно в работе. Независимо от того, владеете ли вы малым бизнесом или работаете не по найму, вы, вероятно, будете обрабатывать бесчисленные электронные письма каждый день.
Вы можете использовать электронную почту как основной способ общения с другими компаниями и клиентами. Написание электронного письма может показаться простой задачей, но люди часто страдают от недопонимания.
Вот несколько советов, которые могут помочь!
1. Будьте точны
При общении по электронной почте вам нужно конкретизировать то, что вы говорите. Простое электронное письмо типа «Мне нужно сделать это до завтра». будет недостаточно, если вы отправляете сообщение сотруднику.
Даже если ваши сотрудники должны понимать большую часть того, что вы говорите, зачем рисковать недопониманием, если вместо этого вы можете быть прямым?
2. Правильно структурируйте свое электронное письмо.
Оптимизация строки темы
Все аспекты вашего электронного письма, от темы до тела, должны быть оптимизированы.
Вы получаете бесчисленное количество писем каждый день, и некоторые из них имеют тенденцию выделяться, верно? Обычно это те, у которых оптимизирована тема. Тема письма должна соответствовать общей теме письма.
Когда мы не узнаем тему письма или она кажется неуместной, мы просто удаляем письмо перед его прочтением. Чтобы этого избежать, убедитесь, что ваша тема написана правильно.
Текст сообщения электронной почты
Начните письмо с приветствия. При общении с клиентами и деловыми партнерами важно быть формальным. Совершенно нормально использовать неформальную речь, когда это уместно, но в большинстве случаев лучше использовать формальную речь.
Какой вопрос или действие вы пытаетесь передать? После приветствия хорошо перейти к делу. Не стесняйтесь говорить прямо.
Закрытие
Окончание вашего электронного письма – это последнее, что прочитают ваши клиенты или деловые партнеры. Это может повлиять на то, ответят они вам или нет.
Попробуйте завершить электронное письмо, как если бы в разговоре. У вас будет больше шансов получить положительный ответ, если вы будете дружелюбны, профессиональны и ясны в своем призыве к действию.
Отправка вложения
Если у вас есть большое вложение, которое вы хотите отправить, не делайте этого по электронной почте. Вместо этого загрузите файл в службу обмена файлами и отправьте ссылку. Это выглядит намного профессиональнее.
3. Редактировать и корректировать!
Готовя электронное письмо, представьте, что его прочитают все в компании. Электронные письма создаются быстро, но они могут оставить неизгладимое впечатление, поэтому обязательно просмотрите свою работу, прежде чем нажимать « Отправить» .
Существует множество бесплатных онлайн-инструментов, которые помогут вам убедиться, что ваша работа хорошо написана и грамматически правильна. Он включает структуру предложения, пунктуацию, орфографию и т. Д.
Грамматика
Grammarly проанализирует написанный вами текст и проверит грамматические ошибки. Вы можете установить его как расширение для браузера и, таким образом, получить к нему доступ независимо от того, какой веб-сайт вы используете.
Например, Grammarly может проверять вашу грамматику, когда вы вводите электронную почту в Gmail или на других почтовых сайтах.
Grammarly доступен бесплатно, но у него также есть премиум-версия. Его бесплатная версия хорошо справляется с обнаружением основных и сложных грамматических и пунктуационных ошибок, таких как запятые, повторяющиеся предложения, аллитерация, фрагменты и т. Д.
Он также проверит орфографические ошибки, плагиат и стиль письма. Премиум-версия Grammarly добавляет дополнительный штрих ко всему, что предлагает бесплатная версия. Однако премиум Grammarly в основном предназначен для тех, кто планирует публиковать статьи.
Редактор Хемингуэя
Hemingway Editor – это бесплатный онлайн-инструмент, который поможет вам улучшить свой стиль письма. Платформа идеально подходит для редактирования коротких фрагментов, например электронных писем.
Кроме того, редактор Хемингуэя побудит вас быть ясным и прямым в написании, даже если вы пишете длинные статьи со сложными предложениями. Вы можете использовать этот редактор, чтобы оценить сложность и удобочитаемость вашей работы.
Microsoft Word и другие инструменты редактирования
Знаете ли вы, что в Microsoft Word есть отличные варианты проверки? Когда вы открываете Microsoft Word, щелкните Файл> Параметры> Проверка . Вы можете выбрать параметры автозамены и орфографии, которые Microsoft Word должен проверять.
Кроме того, Microsoft также предоставляет Microsoft Editor , расширение для браузера, которое может помочь вам проверить ваши документы на грамматические ошибки, стиль и многое другое.
Самое замечательное в редактировании писем в Microsoft Word заключается в том, что редактирование / форматирование отлично подходит для некоторых почтовых приложений / сайтов, таких как Gmail или Outlook.
Сегодня у большинства популярных провайдеров электронной почты есть встроенные возможности редактирования. Многие из них также проверят грамматические ошибки. Помимо Gmail, Yahoo и Outlook также имеют параметры форматирования электронных писем.
Узнайте, как структурировать идеальное письмо
Большинство из нас тратят значительную часть дня на составление и чтение электронных писем. Часто эти электронные письма могут сбивать с толку других. Упомянутые выше советы помогут вам писать краткие, ясные и простые для понимания электронные письма.
Ваши электронные письма отражают ваш профессионализм, внимание к деталям и ваши ценности. Поэтому не забывайте, как другие могут интерпретировать тон вашего письма.