Как повысить производительность труда с помощью асинхронной связи

Дядя Влад

Синхронное общение на рабочем месте, когда членам команды необходимо взаимодействовать в реальном времени, как физически, так и виртуально, может показаться наиболее удобным вариантом.

Однако постоянный обмен сообщениями и растущие ожидания немедленного ответа создают множество возможностей для прерывания. Возвращение к исходной задаче после десятка отвлекающих факторов значительно снижает производительность.

В этой статье мы рассмотрим, как можно использовать асинхронную связь для более продуктивного рабочего места.

Недостатки синхронной коммуникации

Синхронное общение происходит, когда два или более человека общаются одновременно (с ожиданием немедленного ответа), например, личные встречи, видеочаты, телефонные звонки, разговоры в реальном времени через коммуникационные платформы, такие как Slack и т. Д.

По умолчанию в этом типе коммуникации приоритет отдается оперативности, а не подробным ответам. А на многих рабочих местах мгновенные ответы ассоциируются с продуктивной совместной работой. Однако это может быть не самый эффективный способ общения, если вы не работаете над срочным вопросом.

Но это не все. Вам также придется иметь дело с:

  • Стресс от поиска перекрывающихся часов для ваших удаленных команд, работающих в разных часовых поясах, для общения в режиме реального времени.
  • Потеря производительности из-за постоянных перерывов в работе, когда ожидается, что сотрудники откажутся от своих задач, чтобы немедленно ответить на сообщения.
  • Повышенная вероятность переключения контекста и более серьезная потеря производительности.
  • Наплыв уведомлений приводит к большему количеству перерывов в работе, из-за которых вы можете терять до 6 часов в день .

К счастью, вы можете использовать асинхронную связь, чтобы повысить свою продуктивность.

Что такое асинхронная связь?

В отличие от синхронного общения, асинхронное общение происходит, когда разговоры не происходят в реальном времени; нет никакого давления или ожидания мгновенного ответа.

С помощью этого типа связи получатель может оценить информацию и дать более подробный ответ. Подумайте о комментариях во внутренней вики или электронных письмах. Итак, почему вы должны рассматривать асинхронную связь?

  • Асинхронная коммуникация позволяет вам войти в состояние потока для наилучшей работы, поскольку сокращает количество взаимодействий.
  • Он создает среду, способствующую содержательному и продуктивному общению. Например, это помогает не допустить, чтобы члены команды, которые являются более одаренными ораторами, затмевали своих коллег-интровертов во время мозговых штурмов в режиме реального времени. Вы можете еще больше повысить эффективность совместной работы своей команды с помощью бесшумных встреч .
  • Асинхронная связь более удобна в организациях, использующих гибридные или полностью удаленные модели работы. Это устраняет необходимость находить перекрывающиеся часы для членов команды в разных часовых поясах для встреч.
  • С асинхронным общением меньше стресса из-за меньшего ожидания мгновенного ответа на сообщения или постоянного присутствия в сети.
  • Поскольку асинхронная связь в основном происходит в письменной форме, она обеспечивает более качественные записи, которые вы можете использовать для справок в будущем.

Когда использовать асинхронную связь вместо синхронной

Теперь стоит упомянуть, что синхронное общение по своей сути неплохо. Бывают случаи, когда вам это нужно, например, разрешение конфликтов, встречи, требующие длительного обсуждения, или когда вам нужно обсудить конфиденциальную информацию.

У обоих типов общения есть свои плюсы и минусы. Однако есть несколько случаев, когда асинхронное общение легко берет на себя инициативу и может сделать вас намного более продуктивным:

  • Еженедельные обновления команды
  • Отчет о статусе проекта
  • Обзоры проектов
  • Несрочные объявления
  • Обеспечить контекст до встреч в реальном времени
  • При совместной работе с коллегами в разных часовых поясах и т. Д.

Как использовать асинхронную связь

Важно отметить, что предпочтение асинхронной коммуникации не означает, что людям нужно слишком много времени для ответа. Итак, чтобы это работало, вам нужно будет установить правильные ожидания относительно того, когда следует получать обратную связь, например, в течение 24 часов.

Во-вторых, поскольку асинхронное общение в значительной степени зависит от письменного текста, ваше сообщение должно быть кратким, чтобы вам не требовалось постоянное наблюдение.

Наконец, поскольку вы можете использовать большинство цифровых инструментов синхронно и асинхронно, использование последних сводится к нажатию кнопки выхода при ожидании мгновенных ответов, за исключением срочных обсуждений.

Тем не менее, вот несколько инструментов, которые помогут вам использовать асинхронную связь:

1. Внутренняя вики

Внутренняя вики-страница вашей компании – это цифровое пространство, которое ваши команды могут использовать для обмена, поиска и хранения важной информации. Настройка внутренней вики поможет вам создать базу знаний, к которой ваши команды могут быстро получить доступ всякий раз, когда есть обновления или когда у них возникает вопрос, вместо того, чтобы заполнять свои календари собраниями в реальном времени.

Вы можете использовать внутреннюю вики-программу, такую ​​как Guru, для беспроблемной работы. Этот удобный инструмент поддерживает интеграцию с другим программным обеспечением, упрощая импорт существующего контента или создание и редактирование нового контента, такого как миссия вашей компании, пароли и образовательные ресурсы, во внутреннюю вики.

Скачать: Гуру для Android |iOS (доступна бесплатная, премиум-версия)

2. Инструменты коммуникации на рабочем месте

Хотя многие люди обычно используют инструменты внутренней коммуникации на рабочем месте, такие как Slack, для обмена мгновенными сообщениями, вы также можете использовать их для асинхронного общения.

Вы можете настроить свои уведомления Slack и установить временной блок, например, во время обеденного перерыва, чтобы читать несрочные сообщения и отвечать на них, чтобы вы могли лучше сосредоточиться в продуктивные часы дня.

Чтобы организовать свои разговоры и улучшить документацию, вы также можете создавать каналы Slack для определенных проектов или тем, таких как объявления.

Скачать: Slack для Android |iOS (доступна бесплатная, премиум-версия)

3. Инструменты управления проектами

Платформы управления проектами, такие как Asana, позволяют создавать задачи, назначать их членам команды, устанавливать сроки и отслеживать прогресс.

Они также предоставляют вам специальное пространство для внедрения асинхронной связи и улучшения совместной работы. Как и внутреннюю вики-страницу организации, вы можете использовать Asana, чтобы оставлять отзывы или комментарии для быстрого доступа и использования в будущем.

Скачать: Асана для Android | iOS (доступна бесплатная, премиум-версия)

4. Видео инструменты

Если вы хотите передать большой объем информации своим командам, запись видео может оказаться более удобной и менее затратной по времени, чем написание длинного текста.

К счастью, вы можете использовать видео-инструменты, такие как Vimeo, для создания, управления и публикации ваших видео о еженедельных обновлениях команды или с практическими рекомендациями в центральном месте, таком как ваша внутренняя вики, для большей доступности.

Скачать: Vimeo для Android | iOS (доступна бесплатная, премиум-версия)

Синхронизация с асинхронной связью

Синхронизация с членами вашей команды и продуктивность не обязательно зависят от количества сообщений, которые вы отправляете и на которые отвечаете в определенный день.

Вместо этого в технологически продвинутом мире с бесконечными уведомлениями и другими отвлекающими факторами приоритезация асинхронной коммуникации может создать пространство для более тщательных ответов и сотрудничества.