Как подготовить списки дел с помощью матрицы Эйзенхауэра
Вы можете повысить свою продуктивность, правильно распланировав задачи и сведя к минимуму отвлекающие факторы. Но как определить приоритеты задач? Внесение всего в свой список дел гарантирует, что вы сначала будете выполнять самые важные задачи, а затем второстепенные.
Когда у вас будет список всех ваших задач, потратьте некоторое время на их организацию и расстановку приоритетов, чтобы гарантировать, что вы делаете правильные вещи в нужное время. В этой статье вы узнаете, как расставить приоритеты для ваших задач в зависимости от количества внимания, которое им требуется, и как вы можете использовать принцип Эйзенхауэра для их правильного выполнения.
Различные типы внимания
Прежде чем расставить приоритеты для ваших задач, давайте разберемся, в каких типах внимания нуждается каждая задача.
1. Проактивное внимание: это внимание, которое необходимо сосредоточить и поддерживать для выполнения самых трудных или сложных задач. Написание диссертации, рассылка предложений по проектам по электронной почте, решение академических задач, создание видео на YouTube – вот задачи, требующие наибольшего внимания. Чтобы выполнить эти задачи, вам нужно уделять проактивное внимание.
2. Активное внимание: активное внимание относится к внимательному вниманию, необходимому для решения ежедневных повторяющихся задач среднего уровня. Большинство более мелких повседневных действий, таких как планирование встреч в календаре Google, отправка ожидающих сообщений электронной почты, отправка важных документов коллегам, требуют активного внимания. Несмотря на то, что вы не создаете что-то заранее, вам все равно нужно некоторое внимание, чтобы добиться результата.
3. Неактивное внимание: для относительно простых задач, которые можно автоматизировать, требуется минимальное внимание. Удаление спама из вашей почты, отмена черновиков писем, отправка приглашений на мероприятия списку ваших коллег – все эти действия требуют вашего одного щелчка мышки. Для такой задачи не нужно должного активного внимания.
Расстановка приоритетов в соответствии с уровнем внимания
Расстановка приоритетов в соответствии с уровнем внимания, которого они требуют, – отличный способ перечислить свои повседневные дела.
Все те задачи, которые требуют упреждающего внимания, несомненно, имеют для вас большое значение. На эти задачи стоит потратить больше времени, поэтому они должны быть теми, с которых вы начинаете свой день. Кроме того, постарайтесь выделить на эти занятия наиболее сосредоточенные и свежие часы дня. Выпив чашку кофе и надев наушники, вы сможете сохранять активность.
Задачи, требующие неактивного внимания, занимают промежуточное положение между активными и неактивными действиями. Вы можете выделить эти часы в течение дня, когда вы не ведете активную или неактивную деятельность. Если вам нужно позвонить другу, возможно, утро не подходящее время для этого. Так что не тратьте свое активное время на такие занятия.
Вы можете запланировать задачи, требующие только вашего неактивного внимания, на те часы дня, когда вы попадаете в зону лени. Это идеальное время, чтобы быстро вычеркнуть их из списка дел. Таким образом, вы будете использовать свои ленивые часы, делая что-то продуктивное в течение дня.
Давайте реализуем вышеупомянутые концепции, чтобы расставить приоритеты для ваших списков дел в todoist . Для этого посмотрите список из 6 задач, которые вам нужно выполнить в течение дня.
Приведенный выше список задач, написание сценария и съемка ролика на YouTube требуют наибольшего внимания. Итак, нажмите на обе эти задачи и установите приоритет на одну.
1. Щелкните три точки перед каждой задачей.
2. Установите приоритет на красный флаг.
Вы увидите, что все задачи с приоритетом один будут перемещаться над всеми другими задачами.
Встречаясь с начальником и звоня другу, вам не нужно проявлять инициативу. Однако вы не можете делать и то, и другое, когда ленивы и вялые. Итак, сделайте эти задачи своим вторым приоритетом, выбрав оранжевый флаг в настройках приоритета.
Отправка электронных приглашений коллегам и перенос данных в MS-Excel – две задачи, требующие вашего неактивного внимания. Итак, установите их в свое дерево приоритетов, выбрав синий флаг в настройках приоритета.
Вот как вы можете расставить приоритеты задач в своем списке дел, решив, что будет упреждающим, неактивным и активным. Только уделение должного внимания, которое соответствует каждой задаче, требует от вас достижения ваших целей в области эффективности.
После того, как вы расставили приоритеты для повседневных задач и поняли, какое внимание требуется каждому, самое время приспособить их к реальному рабочему дню. Метод Эйзенхауэра – хорошо известный метод, который учит решать различные типы рутинных задач.
Включение задач в ежедневный график с помощью матрицы Эйзенхауэра
Согласно Эйзенхауэру, вы можете разделить все задачи на четыре разные категории в зависимости от того, насколько они важны и срочны. Затем вы либо делаете это мгновенно, либо делегируете, либо откладываете, либо вообще сбрасываете.
Кратко обсудим каждую из этих категорий:
- Сделайте это: это относится к завершению задачи, от которой вы не можете избежать. Зная его важность и чувствительность ко времени, вы сразу же завершите его.
- Делегируйте это: вы передаете задачу кому-то другому, и они ее берут на себя.
- Отложите это: вы хотите сделать это сами, но позже в тот же день. Это задачи, которые вы можете отложить и запланировать соответственно.
- Сбросьте это: это относится к избавлению от тех задач, которые не стоят вашего времени, и эти задачи являются не более чем отвлечением.
Вот как метод Эйзенхауэра применяется к задачам в todoist.
Съемка видео на YouTube – это первая задача, поэтому вы должны сделать это в первую очередь, так как это ваш приоритет. Следующим вашим приоритетом является написание сценария, который вы можете передать своему писателю. Точно так же вы можете делегировать задачу переноса данных в Excel.
Встреча с начальником и звонок друзьям могут быть отложены, поэтому отложите выполнение этих двух задач. Наконец, если у вас мало времени, вы можете отказаться от отправки электронных приглашений и сделать их позже.
Это наиболее простой и эффективный способ правильно управлять своим распорядком работы. В противном случае вы можете быть очень заняты выполнением задач в неподходящее время неэффективно, кроме как продуктивно.
Получите больше от своих списков дел
Если вы жаворонок или сова, отфильтруйте наиболее эффективные часы работы и распределите их для выполнения задач, требующих упреждающего внимания. Ваш приоритет должен заключаться в том, чтобы неактивные и активные задачи отвлекали вас от проактивных.
Начните использовать приложения для повышения продуктивности, которые помогут вам лучше работать в стрессовых ситуациях и оставаться дисциплинированными.