Как пользоваться Microsoft Word: руководство для начинающих
Если вы новичок в Microsoft Word, вам, вероятно, интересно, с чего начать. Вы попали по адресу, потому что мы поможем вам начать. Это руководство по Word для начинающих — от того, что вы видите в окне Word до того, как сохранить документ.
Примечание . Информация в этом руководстве относится к Microsoft Word для 365 для Windows. Хотя вы можете видеть разные термины, расположение инструментов или доступные параметры, большинство версий Word имеют одни и те же основные функции. Как только вы скачаете и установите используемую вами версию, вы можете сразу приступить к работе.
Как создать новый документ
Открыв Microsoft Word, вы можете создать новый пустой документ или использовать встроенный шаблон . Чтобы лучше ознакомиться с приложением и функциями, которые мы здесь объясняем, выберите пустой документ на главном экране и следуйте инструкциям!
Как назвать и сохранить файлы документов
Одна из самых важных вещей, которую следует изучить при использовании Microsoft Word, — это присвоение имен и сохранение документов. Нет ничего хуже, чем потратить часы на работу над документом, а затем обнаружить, что вы не сохранили его, прежде чем закрыть .
Хорошая привычка — сразу же присвоить документу имя и сохранить его. Затем вы можете постоянно сохранять его под тем же именем, пока работаете над ним. Другой вариант — использовать автосохранение, доступное подписчикам Microsoft 365 .
- Чтобы назвать и сохранить новый документ, перейдите на вкладку «Файл» и выберите «Сохранить» .
- Выберите место для сохранения файла и введите для него имя. По умолчанию Word сохраняет документ в формате файла DOCX, специфичном для Word. (В более старых версиях Word используется формат DOC по умолчанию.) При необходимости вы можете выбрать другой формат под именем файла.
- Выберите Сохранить .
Работая над документом, вы можете в любой момент использовать кнопку «Сохранить» на панели быстрого доступа. Либо выберите «Файл» > «Сохранить» . Это гарантирует, что вы не потеряете свою работу.
Как использовать автосохранение
Чтобы использовать автосохранение, необходимо подписаться на Microsoft 365. Благодаря этой функции документ сохраняется время от времени автоматически по мере работы над ним, что удобно. Важно отметить, что файл необходимо сохранить в OneDrive, а не локально на вашем устройстве.
- Чтобы включить эту функцию, включите переключатель автосохранения в строке заголовка.
- Выберите учетную запись OneDrive, если у вас их несколько.
- Введите имя файла и нажмите «ОК» .
После этого вы увидите, что переключатель автосохранения включен во время работы над документом.
Познакомьтесь с интерфейсом
Следующий важный аспект, который следует изучить о Microsoft Word, — это то, что вы видите в окне приложения.
Строка заголовка : это панель в самом верху окна. Слева он содержит панель быстрого доступа, на которой расположены удобные кнопки, такие как «Сохранить» и «Отменить», имя документа, функция поиска и кнопки для управления окном.
Вкладки : под строкой заголовка находится строка вкладок. Вы увидите вкладки «Главная», «Вставка», «Рисование», «Дизайн», «Макет» и многое другое. Вы открываете вкладку, необходимую для выполнения задачи, с помощью инструментов на ленте.
Единственным исключением является вкладка «Файл» в крайнем левом углу, на которой нет ленты. Вместо этого вы увидите навигацию слева, которая позволяет сохранять, распечатывать, экспортировать, закрывать и получать доступ к настройкам. Вы также можете использовать правую часть вкладки «Файл» для создания новых документов и открытия последних.
Лента : под строкой вкладок находится лента, содержащая кнопки и меню. Открыв вкладку, вы увидите на ленте инструменты для этой конкретной вкладки. Например, если вы хотите изменить внешний вид своего документа, вы должны перейти на вкладку «Дизайн» и просмотреть инструменты для тем, форматирования, цветов и цвета страницы.
Строка состояния : это полоса в нижней части окна. Вы можете настроить эту область, чтобы отображать часто необходимые детали, такие как номер страницы, индикаторы, такие как Caps Lock, и параметры масштабирования. Щелкните правой кнопкой мыши строку состояния , чтобы добавить или удалить элементы.
В центре окна Word находится рабочая область документа, где вы можете просто начать печатать, чтобы создать эссе, статью, отчет, резюме и тому подобное.
Как использовать вкладки и ленту
Как упоминалось выше, на ленте расположены кнопки и меню, позволяющие выполнять действия. Лента разделена на разделы или группы, чтобы вам было проще найти нужный инструмент.
Инструменты ленты настраиваются в зависимости от выбранной вкладки. Итак, когда вы открываете каждую вкладку, вы увидите другой набор инструментов. Кроме того, когда вы открываете вкладку, она выделяется и вы увидите ее подчеркнутой.
Поскольку для каждой вкладки на ленте имеется множество инструментов, ниже приведены лишь некоторые из наиболее часто используемых вкладок и параметров.
Вкладка «Главная»
Лента вкладки «Главная » содержит самые основные действия, которые вы выполняете при создании документа. У вас есть группа «Буфер обмена» для копирования, вырезания и вставки; группа «Шрифт» для стиля, размера, жирного шрифта, курсива и цвета; группа «Абзац» для выравнивания, списков, интервалов и отступов ; и группа «Стили» с предварительно отформатированными параметрами, такими как заголовки, подзаголовки, заголовки, кавычки и выделение.
Вы также можете включить диктовку, купить надстройки и открыть редактор Word.
Вкладка «Вставить»
Вкладка «Вставка» — это место, куда вы переходите, когда хотите вставить в документ элементы помимо текста. У вас есть группа «Иллюстрации» для изображений, фигур, значков и диаграмм; Медиа-группа для видео и аудио; и группа «Верхний и нижний колонтитул» для добавления этих элементов документа.
Вы также увидите инструменты для добавления таблиц, гиперссылок, комментариев, объектов WordArt, уравнений и символов.
Вкладка «Рисование»
Вкладка «Рисование» позволяет использовать ручки, маркеры и маркеры для рисования в документе . Вы также можете отформатировать фон, преобразовать рукописный текст в форму или математическую форму и использовать трафарет.
Вкладка «Дизайн»
На вкладке «Дизайн» вы можете изменить внешний вид или стиль вашего документа. Вы можете выбрать «Темы», которые предоставляют цвета и шрифты, или «Форматирование документа», которое обеспечивает структуру с заголовками и заголовками.
У вас также есть инструменты «Фон страницы» для добавления водяного знака , изменения цвета фона и применения границ страницы.
Вкладка «Макет»
Вкладка «Макет» позволяет изменить структуру документа. У вас есть группа «Параметры страницы», позволяющая настроить поля, ориентацию, размер, столбцы и разрывы; группа «Абзац» для настройки отступов и интервалов ; и группа «Упорядочить» для переноса текста, выравнивания объектов и перемещения элементов вперед или назад.
Вкладка «Ссылки»
На вкладке «Ссылки» можно добавить оглавление , цитаты, библиографию, подписи, сноски и таблицу рисунков. Вы также можете использовать инструмент «Исследователь» и помечать записи для таких вещей, как указатель и таблица авторитетов.
Вкладка «Рассылки»
На вкладке «Рассылки» представлены инструменты для настройки слияния писем в Word . Вы можете создавать письма, электронные письма, этикетки, конверты и каталоги. Все инструменты на этой вкладке предназначены для слияния почты.
Вкладка «Обзор»
Вкладка «Рецензирование» содержит инструменты для проверки орфографии и грамматики, проверки доступности, перевода и языка. Вы также будете использовать эту вкладку, если будете совместно работать над документом с другими людьми и хотите отслеживать изменения, которые все вносят.
Вкладка «Просмотр»
Вкладка «Вид» позволяет переключаться с режима печати на веб-макет, на режим структуры или черновика. Вы также можете отображать или скрывать такие инструменты, как линейка и линии сетки, увеличивать и уменьшать масштаб, отображать несколько страниц одновременно и упорядочивать окна Word, если у вас открыто более одного.
Временные вкладки
Хотя по умолчанию вы всегда будете видеть указанные выше вкладки в Word, вы также можете увидеть несколько временных вкладок. Эти вкладки появляются, когда вы выбираете (щелкаете) элемент в документе, и исчезают, когда вы отменяете выбор этого элемента.
Например, если вы вставите фигуру, вы увидите вкладку «Формат фигуры» , а если вы вставите изображение, вы увидите вкладку «Формат изображения» .
На каждой временной вкладке представлены инструменты ленты, относящиеся к конкретному элементу. Здесь вы можете видеть, что мы выбрали фигуру, которую вставили, и справа от строки вкладок отображается вкладка «Формат фигуры» . Инструменты на ленте позволяют форматировать фигуру и текст внутри нее, а также упорядочивать фигуру и изменять ее размер.
Теперь, когда у вас есть основы использования Microsoft Word, обязательно изучите вкладки и инструменты, чтобы увидеть, как они могут помочь вам создавать потрясающие документы. Когда вы будете готовы двигаться дальше, ознакомьтесь с другими нашими статьями о Word, в которых рассказывается о том, что вы не знали, что можно делать в Word , а также оприемах, которые могут улучшить ваш рабочий процесс Word .