Как проверить орфографию и грамматику в Excel
Когда дело касается грамматики, работа в Excel может вызвать массу разочарований. В отличие от Microsoft Word, Excel не вносит автоматических грамматических изменений в вашу работу. Когда вы отправляете некачественную работу, это может быть довольно неприятно.
К счастью, есть множество способов исправить ошибки на листах и книгах в Excel. В этой статье мы дадим несколько советов по проверке орфографии и грамматики в Microsoft Excel.
Активация программы проверки грамматики вручную
Вы можете активировать проверку орфографии и грамматики, нажав клавишу F7, находясь на листе Excel. Если на вашем компьютере это не работает, выполните следующие действия, чтобы активировать средство проверки грамматики:
1. Не выходя из файла Excel, выберите вкладку « Обзор ».
2. Щелкните Правописание .
3. Вы увидите диалоговое окно, содержащее первое слово с ошибкой, с параметрами для изменения, игнорирования или добавления его в свой собственный словарь.
4. Устраните орфографическую ошибку, и в диалоговом окне автоматически отобразится следующая ошибка.
Различные варианты проверки грамматики
В зависимости от характера вашего файла и количества данных в нем вы можете выбрать три различных способа проверки грамматики вашей работы. В зависимости от вашей срочности и необходимости вы можете проверить отдельные ячейки и диапазоны, выбранные листы или всю книгу. Вот пошаговое руководство для каждой категории:
1. Проверка отдельных ячеек
- Выберите нужную ячейку и нажмите сочетание клавиш F7 на клавиатуре, чтобы проверить ее правописание.
- В диалоговом окне будут отображаться варианты написания. Выберите способ устранения ошибки: исправьте, проигнорируйте или добавив слово в словарь.
2. Проверка диапазона ячеек
Чтобы проверить орфографию в нескольких ячейках на одном листе:
1. Выберите ячейки, в которых вы хотите проверить правописание, например, D3: D10 .
2. Активируйте проверку орфографии, нажав F7 или выбрав Обзор > Орфография .
3. Устраните орфографические ошибки, изменив их, добавив в свой собственный словарь или игнорируя их.
3. Проверка орфографии на выбранных листах
Вы можете проверить орфографию на определенных листах, выбрав их на нижней вкладке.
1. Нажмите клавишу Ctrl на клавиатуре, одновременно нажимая на листы, которые вы хотите проверить.
2. Активируйте проверку орфографии, нажав клавишу F7 на клавиатуре.
3. Появится диалоговое окно. Устраните отображаемую орфографическую ошибку. Затем в поле будет последовательно отображаться следующая ошибка, пока не будет исправлен весь диапазон рабочих листов.
4. Проверка орфографии всей книги
При работе со всей книгой вы можете облегчить свою работу, проверяя орфографию вместе.
1. Выберите любой рабочий лист в своей книге и щелкните его правой кнопкой мыши, чтобы отобразить всплывающее меню.
2. Щелкните Выбрать все рабочие листы.
3. Нажмите клавишу F7 на клавиатуре, появится диалоговое окно проверки орфографии.
4. Исправляйте орфографические ошибки по мере их отображения, пока не дойдете до последнего исправления.
Проверка грамматики с помощью макросов VBA
Если вы предпочитаете более автоматизированный метод, вам следует использовать макросы проверки орфографии VBA. Эти макросы представляют собой строки кода в Microsoft Excel, которые позволяют определять и заменять слова с ошибками.
Макросы VBA особенно полезны, поскольку они используют визуальные цвета для выделения слов с ошибками, что делает их более выраженными и легко обнаруживаемыми. Чтобы использовать макрос VBA, вам необходимо создать макрос VBA в редакторе Excel :
1. Откройте предполагаемый файл Excel.
2. Нажмите клавиши Alt + F11 . Откроется окно редактора Excel VBA .
3. Щелкните Вставить > Модуль .
4. Вставьте этот код в редактор модуля :
Sub ColorMispelledCells()
For Each cl In ActiveSheet.UsedRange
If Not Application.CheckSpelling(Word:=cl.Text) Then _
cl.Interior.ColorIndex = 12
Next cl
End Sub5. Нажмите клавишу F5 на клавиатуре, чтобы запустить макрос.
6. Все слова с ошибками на листе теперь должны быть выделены, как показано на изображении ниже.
Исправление при вводе
Лучший способ сэкономить время в Excel – исправлять ошибки на ходу. Таким образом, вы не будете тратить дополнительное время на исправление орфографических ошибок, накопленных за всю рабочую нагрузку. Чтобы исправить ошибки при вводе, вы можете использовать функции автозамены и автозаполнения в Excel.
Функция автозаполнения часто используется по умолчанию в большинстве программ Excel. Он поддерживает вашу точность при вводе совпадающих записей в разных ячейках ваших листов.
Автозамена, с другой стороны, исправляет ошибки по мере их возникновения. Однако вам нужно будет активировать его заранее. Вот как вы можете его активировать.
1. Щелкните Файл > Параметры .
2. Откроется окно параметров Excel. Щелкните категорию проверки > Параметры автозамены > проверьте типичные ошибки.
3. Щелкните ОК .
Добавление слов в собственный словарь
При вводе иностранных слов, которых нет в словаре, например, названия компании или собственного имени человека, Excel помечает их как неправильные. Чтобы избежать этого в будущем, вам следует добавить слово в свой собственный словарь.
1. Щелкните Файл > Параметры > Проверка .
2. Щелкните Пользовательские словари.
3. Выберите свой собственный словарь или создайте новый собственный словарь.
Когда ваш собственный словарь будет готов, вы можете добавлять в него слова, нажимая кнопку « Добавить в словарь» в любое время, когда Excel помечает правильное слово как неправильное. Обратите внимание, что Excel будет игнорировать ошибку, пока слово все еще находится в вашем пользовательском словаре.
Проверка грамматики разных языков
Вы также можете проверять грамматику текста и записей на других языках, отличных от вашего системного языка по умолчанию. Сделать это:
1. Щелкните Файл > Параметры .
2. В диалоговом окне «Параметры Excel» нажмите « Языки» > « Добавить дополнительные языки редактирования» .
3. Выберите язык в раскрывающемся меню, затем выберите « Добавить» .
4. Щелкните ОК .
Дополнительные ресурсы по грамматике в Excel
Тезаурус
Тезаурус Excel – бесценный инструмент, если вы хотите найти синонимы в программе Excel. Вы можете использовать его, чтобы оживить скучные цепочки повторяющихся данных. Чтобы использовать тезаурус:
1. Щелкните слово, синоним которого вы хотите найти.
2. Щелкните Обзор > Тезаурус .
3. Выберите наиболее подходящее слово и нажмите « Вставить» .
Функция тезауруса полезна для улучшения грамматики на вашем листе.
Перевести
Функция перевода важна при работе с записями данных на разных языках. Иногда Excel может пометить слово как неправильно написанное, хотя в прямом смысле слова оно написано на иностранном языке. Чтобы перевести иностранное слово:
1. Щелкните слово, которое хотите перевести.
2. Выберите Обзор > Перевести .
3. Выберите Исходный язык и Целевой язык в появившемся меню.
4. Затем выберите Вставить .
Исследовать
Вы, вероятно, встретили новое слово или два, работая в Excel. Кнопка «Исследование» позволяет использовать доступные онлайн-ресурсы для получения дополнительной информации по любому вопросу.
Этот инструмент может быть очень полезным, если вы не знаете, что означает слово. Чтобы найти слово:
1. Щелкните Обзор > Исследование .
2. На появившейся панели « Искать» введите слово, которое вы хотите найти.
3. Выберите предпочтительные онлайн-ссылки.
4. Выберите « Начать поиск» .
Что делать, если проверка орфографии в Excel не работает
Возможно, вам не удалось активировать программу проверки орфографии, потому что ваш файл Excel защищен паролем. В этом случае вам нужно будет либо отменить эту защиту, либо проверить орфографию с помощью макроса.
Другая причина, по которой ваша проверка орфографии может не работать, – это если вы выбрали одну ячейку в режиме редактирования. В этом случае средство проверки орфографии будет проверять только выбранную ячейку, а не весь рабочий лист. Чтобы решить эту проблему, щелкните вкладку рабочего листа перед запуском проверки орфографии.
Также обратите внимание, что средства проверки орфографии и грамматики Excel не работают с ячейками, содержащими формулы. Для ячеек с формулами вам нужно будет щелкнуть конкретную ячейку, а затем исправить ее в строке формул.
Наконец, ваша проверка орфографии может не работать, если вы не активировали пользовательский словарь Microsoft. Есть много способов настроить словарь и убедиться, что он лучше всего работает во всех ваших программах Microsoft.
Вычитка стала проще
Вычитывать файлы Excel вручную никогда не было так просто. К счастью, вы можете создавать собственные ярлыки, которые помогут автоматизировать целые процессы, сделав их более простыми и управляемыми.
Сочетание всех методов, описанных в этой статье, обеспечит безупречную работу без каких-либо следов грубых грамматических ошибок. Итак, теперь вы можете попрощаться с некачественными рабочими листами!