Как создать отношения между несколькими таблицами с помощью модели данных в Excel

Дядя Влад

Excel – мощный инструмент для анализа данных и последующей автоматизации при работе с большими наборами данных. Вы можете потратить много времени на анализ тонны данных с помощью ВПР, ИНДЕКС-МАТЧ, СУММЕСЛИ и т. Д.

Благодаря модели данных Excel вы можете сэкономить драгоценное время с помощью автоматических отчетов. Узнайте, насколько легко вы можете назначить связь между двумя таблицами с помощью модели данных и иллюстрации такой связи в сводной таблице в следующем разделе.

Основные требования

Вам понадобятся Power Pivot и Power Query (получение и преобразование) для выполнения нескольких задач при создании модели данных Excel . Вот как вы можете получить эти функции в своей книге Excel:

Как получить Power Pivot

1. Excel 2010: вам необходимо загрузить надстройку Power Pivot от Microsoft, а затем установить ее для своей программы Excel на свой компьютер.

2. Excel 2013: выпуск Excel 2013 Office профессиональный плюс включает Power Pivot. Но вам необходимо активировать его перед первым использованием. Вот как:

  1. Щелкните Файл на ленте книги Excel.
  2. Затем щелкните Параметры, чтобы открыть Параметры Excel .
  3. Теперь нажмите « Надстройки» .
  4. Выберите надстройки COM , щелкнув раскрывающееся меню в поле « Управление» .
  5. Нажмите « Перейти» и установите флажок для Microsoft Power Pivot для Excel .

3. Excel 2016 и более поздние версии: на ленте вы найдете меню Power Pivot.

Связанный: Как добавить вкладку разработчика на ленту в Microsoft Word и Excel

Как получить Power Query (получить и преобразовать)

1. Excel 2010: вы можете загрузить надстройку Power Query от Microsoft . После установки Power Query появится на ленте .

2. Excel 2013: вам необходимо активировать Power Query, выполнив те же действия, которые вы только что сделали, чтобы сделать Power Pivot работоспособным в Excel 2013.

3. Excel 2016 и более поздние версии : вы можете найти Power Query (получение и преобразование), перейдя на вкладку « Данные » на ленте Excel.

Создание модели данных путем импорта данных в книгу Excel

Для этого руководства вы можете получить предварительно отформатированные образцы данных от Microsoft:

Скачать : образец данных о студентах (только данные) | Пример данных о студентах (полная модель)

Вы можете импортировать базу данных с несколькими связанными таблицами из многих источников, таких как книги Excel, Microsoft Access, веб-сайты, SQL Server и т. Д. Затем вам нужно отформатировать набор данных, чтобы Excel мог его использовать. Вот шаги, которые вы можете попробовать:

1. В Excel 2016 и более поздних версиях щелкните вкладку « Данные » и выберите « Новый запрос» .

2. Вы найдете несколько способов импортировать данные из внешних или внутренних источников. Выберите тот, который вам подходит.

3. При использовании версии Excel 2013 щелкните Power Query на ленте, а затем выберите « Получить внешние данные», чтобы выбрать данные для импорта.

4. Вы увидите окно навигатора, в котором вам нужно выбрать, какие таблицы вам нужно импортировать. Установите флажок Выбрать несколько элементов, чтобы выбрать несколько таблиц для импорта.

5. Щелкните Загрузить, чтобы завершить процесс импорта.

6. Excel создаст для вас модель данных, используя эти таблицы. Вы можете увидеть заголовки столбцов таблицы в списках полей сводной таблицы .

Вы также можете использовать функции Power Pivot, такие как вычисляемые столбцы, ключевые показатели эффективности, иерархии, вычисляемые поля и отфильтрованные наборы данных из модели данных Excel. Для этого вам необходимо сгенерировать модель данных из одной таблицы. Вы можете попробовать следующие шаги:

1. Отформатируйте данные в табличной модели, выделив все ячейки, содержащие данные, и нажмите Ctrl + T.

2. Теперь выберите всю таблицу и щелкните вкладку Power Pivot на ленте .

3. В разделе « Таблицы » нажмите « Добавить в модель данных» .

Excel создаст табличные отношения между связанными данными из модели данных. Для этого в импортированных таблицах должны существовать отношения первичного и внешнего ключей.

Excel использует информацию о взаимосвязях из импортированной таблицы в качестве основы для создания связей между таблицами в модели данных.

Связанный: Как создать анализ «что, если» в Microsoft Excel

Построение взаимосвязей между таблицами в модели данных

Теперь, когда у вас есть модель данных в вашей книге Excel, вам необходимо определить отношения между таблицами для создания содержательных отчетов. Каждой таблице необходимо назначить уникальный идентификатор поля или первичный ключ, например идентификатор семестра, номер класса, идентификатор студента и т. Д.

Функция представления диаграммы в Power Pivot позволяет перетаскивать эти поля для построения взаимосвязи. Выполните следующие действия, чтобы создать ссылки на таблицы в модели данных Excel:

1. На ленте книги Excel щелкните меню Power Pivot .

2. Теперь нажмите « Управление» в разделе « Модель данных ». Вы увидите редактор Power Pivot, как показано ниже:

3. Нажмите кнопку « Просмотр диаграммы» , расположенную в разделе « Просмотр » на вкладке « Главная страница Power Pivot». Вы увидите заголовки столбцов таблицы, сгруппированные по имени таблицы.

4. Теперь вы сможете перетаскивать уникальный идентификатор поля из одной таблицы в другую. Ниже представлена ​​схема отношений между четырьмя таблицами модели данных Excel:

Ниже описывается связь между таблицами:

  • Стол студенты | Студенческий билет к таблице Оценки | Студенческий билет
  • Таблица семестров | Идентификатор семестра в таблицу Оценки | Семестр
  • Табличные классы | Номер класса в таблицу Оценки | ID класса

5. Вы можете создавать отношения, выбирая пару столбцов с уникальными значениями. Если есть дубликаты, вы увидите следующую ошибку:

6. Вы заметите звезду (*) с одной стороны и одну (1) с другой в виде диаграммы отношений. Он определяет, что между таблицами существует связь «один ко многим».

7. В редакторе Power Pivot щелкните вкладку « Дизайн » и выберите « Управление взаимосвязями», чтобы узнать, в каких полях выполняются подключения.

Создание сводной таблицы с использованием модели данных Excel

Теперь вы можете создать сводную таблицу или сводную диаграмму для визуализации данных из модели данных Excel. Книга Excel может содержать только одну модель данных, но вы можете продолжать обновлять таблицы.

По теме: Что такое интеллектуальный анализ данных и является ли он незаконным?

Поскольку данные со временем меняются, вы можете продолжать использовать ту же модель и экономить время при работе с тем же набором данных. Вы заметите больше экономии времени при работе с данными в тысячах строк и столбцов. Чтобы создать отчет на основе сводной таблицы, выполните следующие действия:

1. В редакторе Power Pivot щелкните вкладку « Главная ».

2. На ленте щелкните « Сводная таблица» .

3. Выберите любой из «Новый рабочий лист» или «Существующий рабочий лист».

4. Выберите ОК . Excel добавит сводную таблицу , в которой справа отобразится панель списка полей .

Ниже приведено целостное представление сводной таблицы, созданной с использованием модели данных Excel для образцов данных об учащихся, используемых в этом руководстве. Вы также можете создавать профессиональные сводные таблицы или диаграммы из больших данных с помощью инструмента модели данных Excel.

Преобразование сложных наборов данных в простые отчеты с помощью модели данных Excel

Модель данных Excel использует преимущества создания связей между таблицами для создания значимых сводных таблиц или диаграмм для целей отчетности.

Вы можете постоянно обновлять существующую книгу и публиковать отчеты по обновленным данным. Вам не нужно редактировать формулы или тратить время на прокрутку тысяч столбцов и строк каждый раз при обновлении исходных данных.