Как создать раскрывающийся список в Excel на Windows и Mac

Реализация раскрывающегося списка в Excel — это быстрый и эффективный способ выбора предопределенных данных. При этом вы сможете сэкономить время по сравнению с вводом таких данных в данную электронную таблицу вручную. Раскрывающиеся списки идеально подходят для нескольких целей, например для ввода информации в форму.

Вот как создать раскрывающийся список с помощью Microsoft Excel на Windows и Mac.

Создайте раскрывающийся список, введя данные вручную.

Есть несколько способов создать раскрывающийся список в Excel. Этот конкретный метод является наиболее простым и особенно эффективным для новичков в работе с электронными таблицами Microsoft Excel, а также для списков, которые не требуют постоянного обновления.

Шаг 1. Выберите ячейку в столбце, в которую вы хотите ввести раскрывающийся список.

Шаг 2. Перейдите на вкладку «Данные» и нажмите кнопку «Проверка данных» или выберите «Проверка данных» в раскрывающемся меню.

Шаг 3. Выберите меню «Разрешить» в следующем всплывающем окне и выберите «Список» .

Шаг 4. В поле «Источник» введите именно то, что вы хотите включить в раскрывающийся список. Обязательно ставьте запятую после каждого элемента списка.

Шаг 5: Выберите ОК .

Ячейка, которую вы изначально выбрали на шаге 1, теперь будет иметь функционирующий раскрывающийся список, содержащий всю информацию, которую вы ввели на шаге 4.

Создайте раскрывающийся список, выбрав диапазон ячеек.

Самый распространенный способ создания раскрывающегося списка в Excel с несколькими вариантами выбора — использование диапазона, основанного на использовании данных из других ячеек.

Шаг 1. Выберите столбец, в который вы хотите включить данные, которые будут отображаться в соответствующем раскрывающемся списке. Это может быть та же таблица, в которой будет расположен раскрывающийся список, но вы также можете использовать отдельную таблицу (добавьте новую таблицу внизу). Последний вариант, естественно, сделает вашу основную таблицу более аккуратной, профессиональной и менее загроможденной.

Шаг 2. Введите все записи данных в столбец (при необходимости вы можете добавить новый столбец ), при этом каждая запись будет иметь собственную ячейку.

Шаг 3. Выберите ячейку, в которой вы хотите, чтобы отображался раскрывающийся список.

Шаг 4. Перейдите на вкладку «Данные» и выберите «Проверка данных» в раскрывающемся меню.

Шаг 5: В меню «Разрешить» выберите «Список» . На краю поля «Источник» отобразится стрелка. Выберите эту стрелку .

Шаг 6: Вы вернетесь к основному виду вашей таблицы. Отсюда просто выберите диапазон ячеек, перетащив курсор от первой ячейки вниз туда, где находится последняя ячейка.

Шаг 7: Во всплывающем мини-окне «Проверка данных» нажмите кнопку со стрелкой . Панель «Источник» будет включать в себя весь диапазон ячеек, который вы выбрали на предыдущих шагах. Выберите ОК .

Теперь у вас появится раскрывающееся меню со списком, расположенное в ячейке, которую вы выбрали на шаге 3.

Отображение сообщения при выборе раскрывающегося списка

Создав раскрывающийся список, вы можете сделать его более доступным, добавив входное сообщение.

Шаг 1: Выберите ячейку, в которой находится раскрывающийся список. Затем снова откройте всплывающее окно «Проверка данных» .

Шаг 2: Выберите вкладку «Входное сообщение» . Введите соответствующий заголовок и текст, который будет отображаться при нажатии на раскрывающийся список. Добавляемый здесь текст ограничен 225 символами.

Шаг 3: Выберите «ОК», чтобы применить сообщение.

Отображать предупреждение об ошибке

Подобно тому, как вы можете вставить сообщение, описывающее назначение раскрывающегося списка, вы также можете отобразить предупреждение об ошибке, которое может появиться при вводе текста или данных, которых нет в списке.

Шаг 1. Выберите ячейку, в которой вы создали раскрывающийся список. Снова откройте окно «Проверка данных» , выберите вкладку «Предупреждение об ошибке» и установите флажок «Показывать предупреждение об ошибке после ввода неверных данных» .

Введите собственный заголовок и сообщение. Если поля заголовка или текстовые поля оставить пустыми, Excel применит сообщение по умолчанию.

Шаг 2. Выберите стиль из предложенных, например «Стоп (X)» , и нажмите «ОК» .

Альтернативно, если вы хотите, чтобы всплывающее сообщение не мешало людям вводить неверные данные, выберите «Информация» или «Предупреждение» в меню «Стиль» . Оба варианта имеют собственный дизайн.

Защитите свой раскрывающийся список

Чтобы предотвратить просмотр или изменение источника данных раскрывающегося списка кем-либо, вы можете заблокировать эти ячейки .

Шаг 1: Перейдите к столбцу, в который вводятся ваши данные для раскрывающегося списка. Теперь выберите ячейки, которые вы хотите заблокировать, чтобы предотвратить изменения из неавторизованных источников.

После того, как вы выбрали область, которую хотите заблокировать, перейдите на вкладку «Главная» .

Шаг 2. В разделе «Выравнивание» выберите маленькую стрелку в правом нижнем углу, чтобы открыть окно «Формат ячеек» . Перейдите на вкладку «Защита» , установите флажок «Заблокировано» и нажмите «ОК» .

Шаг 3. Перейдите на вкладку «Рецензирование» и выберите «Защитить лист» или «Защитить книгу» . Внесите любые изменения в соответствии с вашими требованиями и нажмите «ОК» .

Использование раскрывающихся списков в Excel — один из лучших способов сэкономить время, хотя сначала требуется небольшая настройка. У нас есть еще несколько приемов Excel, которые помогут улучшить ваш рабочий процесс , так почему бы не попробовать их?