Как создать сводную таблицу для анализа данных в Microsoft Excel

Сводные таблицы Microsoft Excel — это мощный инструмент, который можно использовать для сравнения больших наборов данных.

Вы можете использовать сводную таблицу в качестве интерактивного инструмента для сводки данных, чтобы автоматически объединять большие наборы данных в отдельную краткую таблицу. Вы можете использовать его, чтобы создать информативную сводку большого набора данных или провести региональные сравнения продаж бренда.

Сводные таблицы не должны пугать — это далеко не так — и мы здесь, чтобы помочь вам открыть один из реальных скрытых электрических инструментов Excel.

Что такое сводная таблица?

Сводная таблица — это метод организации больших наборов данных в более простое управление статистикой. Вы можете использовать функцию сводной таблицы, чтобы «вращать» данные, чтобы обнаружить новые тенденции и связи между данными.

Основным методом ввода данных в Excel является обычная плоская таблица, например:

Плоская таблица содержит столбцы и строки, содержащие данные. Некоторые основные тенденции можно определить по данным, особенно с помощью небольшого набора данных.

Однако, если у вас есть набор данных, содержащий тысячи или даже миллионы записей, вы не сможете сразу понять данные. Если это так, вы можете создать сводную таблицу для сортировки и связывания данных с использованием доступных категорий (обычно взятых из имен диапазонов данных).

Одна из лучших особенностей сводной таблицы — скорость, с которой вы можете переставлять данные. Нет необходимости понимать сложные формулы сравнения и не обязательно становиться профессионалом Excel для работы с сводной таблицей. А еще лучше, вы можете сбросить сводную таблицу в любое время и начать все сначала.

Как создать сводную таблицу в Excel

Microsoft Excel имеет отличную встроенную опцию сводной таблицы. Обратите внимание, что Excel — далеко не единственная программа для работы с электронными таблицами, которая использует сводные таблицы. Альтернативы Microsoft Office, такие как Libre Office и G-Suite Google, поддерживают все сводные таблицы в своих программах для работы с электронными таблицами.

В любом случае, вернитесь к сводным таблицам в Excel. В следующем руководстве используется Microsoft Excel для Office 365. Кроме того, я использую общий сгенерированный набор данных имен, адресов и т. Д. В Великобритании. Если вы хотите использовать те же учебные данные, файл доступен для скачивания ниже.

• Примеры файлов данных сводных таблиц через Media Fire

Чтобы создать сводную таблицу, перейдите на вкладку « Вставка » и выберите « Сводная таблица». Выберите таблицу или диапазон данных, который вы хотите включить в сводную таблицу. В случае примера весь диапазон данных составляет выбор.

Как видите, есть варианты подключения внешнего источника данных (например, MS Access) или размещения сводной таблицы в существующей рабочей таблице. Для последнего варианта обязательно убедитесь, что ваша новая сводная таблица не затеняет и не разрушает ваши существующие данные (хотя вы всегда можете нажать CTRL + Z, чтобы отменить, если случится что-то ужасное!).

Сортировка данных сводной таблицы

Как только вы нажмете ОК, сводная таблица откроется на новом листе. Рабочий лист начинается пустым. Справа вы увидите панель полей сводной таблицы . Эта панель содержит диапазоны данных образца набора данных, такие как имена, адреса, продажи и т. Д.

Отсюда у вас есть два варианта добавления данных в сводную таблицу:

1. Перетаскивание: поля сводной таблицы, перечисленные справа, можно перетащить в четыре области ниже (Фильтры, Столбцы, Строки и Значения). Вы можете выбрать конкретные элементы данных, которые вы хотите пересечь с любым количеством различий.
2. Добавить в отчет: при нажатии на отдельные поля в наборе данных они будут добавлены непосредственно в таблицу ожидающих отчетов. Используйте этот метод для быстрого создания, анализа, сопоставления и редактирования доступных данных.

Хотя оба метода дают схожие результаты, « Добавить в отчет» позволяет просто выбрать предпочитаемое поле данных и удивляться преобразованию таблицы отчета. В качестве бонуса каждый раз, когда мы нажимаем на новое поле данных, оно автоматически добавляется в область, которую Excel считает правильной, напоминая нам, что мы не можем добавить поле «данные с более чем 16384 элементами в поле области столбца».

Выбор диапазонов данных сводной таблицы

Пример сводной таблицы, который мы используем, является базовым. Он содержит несколько примеров точек данных, которые легко понять. В этом примере мы рассмотрим региональные продажи различных проданных продуктов.

В списке Поля сводной таблицы выберите округ , объем продаж, общий объем продаж и продукт . Пример сводной таблицы теперь должен выглядеть следующим образом:

Теперь вы можете взглянуть на данные в сводной таблице и проанализировать данные на наличие трендов. Если вы хотите просмотреть обзор каждого раздела, щелкните правой кнопкой мыши и выберите « Развернуть / Свернуть»> «Свернуть все поле» .

Фильтрация данных сводной таблицы

Не стесняйтесь поиграть с различными полями, выясните, какие разновидности данных дают краткую корреляцию, какие поля данных необходимо изменить, чтобы раскрыть их секреты, и понять ценные действия настроек фильтра:

1. Наведите указатель мыши на нужное поле данных и обратите внимание на небольшую черную стрелку справа от текста.
2. Выбор черной стрелки показывает раскрывающееся меню «Фильтр», которое чрезвычайно полезно для изоляции данных в одном поле или для сравнения аналогичных диапазонов данных в нескольких источниках данных.
3. Выберите меню Фильтр округа .
4. По умолчанию выбраны все диапазоны данных. Отмените выбор всех (нажав « Выбрать все» ), после чего выберите новый регион. Это изолирует данные для этих стран, заполняя нашу сводную таблицу краткими и сравнительными данными, которые мы можем начать анализировать на предмет потенциальных тенденций.

Изменение фильтров каждого доступного поля почти всегда изменяет данные, представленные непосредственно в сводной таблице, и является безопасным способом раскрытия истинного потенциала ваших данных.

Используйте сводные таблицы, чтобы узнать тренды данных

Вы можете использовать сводную таблицу для обработки ваших данных в новых ракурсах, помогая вам обнаруживать новые тенденции и статистику для вашей работы, вашего бизнеса или других. Сводные таблицы работают лучше всего, когда у них большой объем данных для работы, несколько полей данных и даже несколько дублирующих полей данных.

Это не значит, что вы не можете использовать их с небольшой выборкой данных. Пример данных для этой статьи составлял всего 500 строк и 14 столбцов, три из которых использовались для манипулирования данными.

Если вы хотите расширить свои возможности Excel, ознакомьтесь с этими формулами Excel, которые делают удивительные вещи !

Прочитайте статью полностью: Как создать сводную таблицу для анализа данных в Microsoft Excel