Как справиться с перегрузкой на собраниях: 5 советов и инструментов
Встреча в конференц-зале (или онлайн-рабочем пространстве) требует обмена идеями, постановки целей, отслеживания прогресса, распределения задач и т. Д.
Хотя все это веские причины для проведения встречи, слишком много продолжительных встреч могут снизить вашу продуктивность. Вот как вы можете уменьшить количество встреч в своем календаре. Но сначала давайте раскроем:
Что заставляет вас проводить слишком много встреч?
Скорее всего, вы уже пытались решить эту проблему раньше. Однако встречи продолжают появляться в вашем календаре. Вероятно, это потому, что вы не пытались раскрыть первопричины проблемы; вы просто применяете лейкопластырь, чтобы облегчить перегрузку симптомов.
Итак, давайте рассмотрим перегрузку встречи как симптом более серьезной проблемы, чтобы вы могли найти эффективное и долгосрочное решение.
Во-первых, пандемия COVID-19 и связанный с этим переход к удаленным или гибридным моделям работы значительно увеличили количество виртуальных встреч, преимущественно через Zoom. Как следствие, удаленные сотрудники борются с усталостью от Zoom или с истощением экранного времени. Перегрузка собрания также может быть проблемой, если вы приглашаете всех на собрания. По мере увеличения посещаемости вовлеченность постепенно снижается.
Одной из наиболее распространенных причин проведения встреч Zoom подряд или посещений конференц-зала является отсутствие четкой повестки дня. Изначально у вас может быть цель встречи, но вскоре ваше внимание переключится на пустую болтовню.
И последнее, но не менее важное: вы не эффективно используете цифровые инструменты. Существует широкий спектр программного обеспечения, которое является лучшими альтернативами для общения и совместной работы.
Следующий наиболее эффективный метод сокращения количества встреч на рабочем месте – повышение продуктивности встреч. Вот как этого добиться:
1. Используйте внутреннюю вики для асинхронных встреч
Встречи не всегда нужно проводить в режиме реального времени (синхронно). В некоторых ситуациях будет полезно асинхронное общение (общение, которое не требует одновременного присутствия участников и не требует немедленного ответа).
Вы можете повысить продуктивность встреч, приняв асинхронное общение. Это позволяет командам использовать программное обеспечение, основанное на знаниях, такое как Document 360, для обмена идеями в удобном для них темпе. Кроме того, вы можете создать внутреннюю вики- страницу, используя эти веб-сайты , и настроить на ней определенные страницы для своих встреч. Эти цифровые инструменты позволяют внести свой вклад в собрание, используя функцию комментариев.
Приняв асинхронные собрания, ваша команда может найти время, необходимое им, чтобы понять обсуждаемую информацию, общаться с товарищами по команде в разных часовых поясах, дать интровертам возможность участвовать с помощью набора текста и уменьшить отвлекающие факторы.
2. Используйте программное обеспечение для совместной работы.
Зачем планировать двухчасовую личную встречу, чтобы представить новые идеи, если вы можете сделать это по электронной почте или, что еще лучше, с помощью простого программного обеспечения для совместной работы, такого как Trello .
Чтобы повысить продуктивность вашей команды, организуйте встречи в режиме реального времени только тогда, когда вам это абсолютно необходимо, например, для разрешения конфликтов. В противном случае вы можете использовать программное обеспечение для совместной работы, чтобы получать информацию о ходе выполнения поставленных задач, анализировать проекты или предлагать новые идеи.
Таким образом, у вашей команды будет достаточно времени, чтобы обдумать идеи, которыми они хотят поделиться, и расставить приоритеты для самых важных. Более того, вся эта информация сохраняется по умолчанию и доступна для всех, а не полагается на письменные записи.
Вы можете использовать Trello для создания досок, которые соответствуют целям вашей встречи, таким как повестка дня встречи, обновления о предыдущих встречах, обновления команды или новые идеи.
Скачать: Trello для Android | iOS (доступна бесплатная, премиум-версия)
3. Сосредоточьтесь на повестке дня встречи.
Организация встречи без повестки дня – верный рецепт неудачи. У вас должен быть четкий план встречи, чтобы не сбиться с курса. Большинство встреч часто выходят за рамки отведенного времени, потому что нет четкого пути, по которому следует идти.
Итак, как это исправить? Обычно вы можете записать моменты, которые хотите обсудить во время встречи, распечатать их и прикрепить другие соответствующие документы, прежде чем поделиться ими с участниками.
Кроме того, вы можете сэкономить время и бумагу, создав свою повестку дня в Evernote и прикрепив любые файлы или веб-страницы, которые вам нужны, прежде чем делиться ими с коллегами. Это дает участникам быстрый доступ к необходимой информации через свои смартфоны, планшеты или компьютеры.
Скачать: Evernote для Android | iOS (доступна бесплатная, премиум-версия)
4. Создайте Slack-каналы для мгновенного общения.
Когда вы являетесь частью крупной организации с множеством отделов, кажется, что собрание – единственный способ поделиться информацией с определенной группой людей. К сожалению, это не всегда самый продуктивный метод.
Зачем перемещать группу людей в конференц-зал на 30-минутную встречу, если вы можете мгновенно поделиться той же информацией со всеми, кто находится за их настольным компьютером, через платформу обмена сообщениями, такую как Slack ?
Вам нужно только создать специальный канал для встречи и пригласить всех соответствующих участников. Таким образом, вы можете поговорить о различных проектах с людьми, которых вы выберете.
Скачать: Slack для Android | iOS (доступна бесплатная, премиум-версия)
5. Не набирайте слишком много людей
Вспомните последнюю встречу, которая у вас была. Сколько людей присутствовало? И сколько из них внесли ценный вклад в собрание? Скорее всего, многие участники просто тихо сидели, не участвуя, в то время как другие проверяли свою электронную почту. Это стало стандартной практикой, особенно на встречах с большим скоплением людей.
Часто это происходит потому, что организаторы хотят, чтобы люди не чувствовали себя обделенными. Хотя это может быть благородным жестом, он, к сожалению, снижает продуктивность встречи.
Вам может быть интересно, как? Вы рискуете выйти за рамки отведенного для встречи времени, чтобы обсудить споры, поверхностные комментарии и ненужную болтовню, что приведет к снижению эффективности. Итак, чтобы избежать перегрузки на собраниях, приглашайте как можно меньше людей .
Не позволяйте встречам тормозить вас
Встречи по-прежнему играют решающую роль в большинстве организаций. Однако они становятся непродуктивными, когда становятся подавляющими и когда ваши команды могут тратить время на собраниях, обсуждая приоритеты. Вы можете повысить продуктивность встреч, используя приведенные выше советы и инструменты.