Как улучшить качество печати в Microsoft Word

Дядя Влад

Microsoft Word сделал печать простой и понятной. Но то, что что-то работает, не означает, что вы не можете улучшить это.

Вы можете настроить параметры печати Word, чтобы сделать печать проще и лучше. Если вы часто занимаетесь печатью, эти советы вам просто необходимо прочитать.

Вы можете указать Word напечатать много копий документа в Word, введя число копий. Однако при этом будет напечатан весь документ несколько раз.

Что делать, если вы хотите напечатать разное количество копий для разных страниц? Эта задача по-прежнему на удивление проста.

Когда ваш документ будет готов к печати, перейдите в меню «Печать». Выберите Файл> Печать в меню навигации или используйте сочетание клавиш Shift + P.

В разделе «Настройки» есть текстовое поле для выбора страниц для печати. Уловка для печати определенных страниц несколько раз состоит в том, чтобы вставить их несколько раз. Например, если вы хотите напечатать одну копию страницы 1, три копии страницы 2 и две копии страницы 3, вы должны вставить: 1, 2, 2, 2, 3, 3.

Обратите внимание, что порядок, который вы вводите, важен, поскольку принтер будет печатать страницы в указанном порядке. Например, если вы введете 3, 2, 1 в текстовое поле, ваш принтер будет печатать страницу 3 перед страницей 2 и печатать страницу 1 последней.

Нажмите « Печать», и ваш принтер распечатает несколько копий нужных страниц в нужном вам порядке.

Microsoft Word пытается отличить гиперссылки от обычного текста, подчеркивая их и придавая им другой цвет. Но гиперссылки неприменимы, когда они напечатаны на бумаге, а также нарушают однородность текста. Поэтому рекомендуется удалить их перед печатью документа.

Гиперссылки можно удалить так же, как они изначально созданы в Word. Вот как это сделать:

  1. Выделите текст привязки и щелкните его правой кнопкой мыши.
  2. В меню выберите Удалить гиперссылку .
    Удалить гиперссылку из контекстного меню в Word

Это просто, но требует много времени, если в документе много гиперссылок. Вместо этого используйте это сочетание клавиш.

  1. Выделите текст со всеми гиперссылками. (Если это весь документ, вы можете использовать сочетание клавиш Ctrl + A )
  2. Выбрав текст, нажмите Ctrl + Shift + F9 . Это должно убить все гиперссылки в вашем тексте.

Комментарии позволяют легко просматривать, редактировать и совместно работать над работой друг друга. Word также может распечатать эти комментарии рядом с основным текстом.

Вы можете прочитать нашу статью о том, как использовать комментарии в Microsoft Word, если вы хотите использовать этот инструмент более эффективно. Комментарии считаются разметкой, и для того, чтобы их можно было напечатать, вы должны установить один конкретный флажок перед началом печати.

  1. Перейдите в меню печати ( Ctrl + P ).
  2. Выберите первый вариант в разделе « Настройки ». (Следует сказать « Печатать все страницы», если вы не меняли его.)
  3. В раскрывающемся списке выберите параметр « Разметка для печати» . Вы можете сразу увидеть изменения в предварительном просмотре печати.
    напечатать слово разметки
  4. Когда будете готовы, нажмите Печать .

См. Пример документа, напечатанного с включенной разметкой для печати.

4. Настройте ярлыки печати.

Ярлыки созданы, чтобы облегчить жизнь, и это относится к печати в Microsoft Word. Но Microsoft Word имеет ограниченный набор сочетаний клавиш для печати с Ctrl + P (также Ctrl + Shift + F12) в качестве основного для меню печати.

Связанный: Сочетания клавиш Microsoft Word в Windows

С помощью макросов вы можете создавать собственные сочетания клавиш для экономии времени, а затем назначать им сочетания клавиш. Макросы – это группы команд, которые позволяют автоматизировать часто используемую задачу.

Если вы не знаете, как использовать макросы или вам нужно освежить память, прочтите наше руководство по использованию макросов в Word .

Создание макроса для печати

Создадим макрос, который печатает две копии текущей страницы документа. Итак, на практике, если вы запустите этот макрос на странице 5 20-страничного документа, он напечатает два экземпляра страницы 5.

  1. Перейдите на вкладку « Разработчик » и выберите « Запись макроса» . Это откроет окно записи макроса .
    окно записи макроса
  2. В диалоговом окне введите имя и описание макроса. Оставьте макрос «Сохранить» в настройке « Все документы», чтобы можно было использовать этот макрос во всех других документах.
  3. Затем в разделе « Назначить макрос » нажмите « Клавиатура», чтобы задать сочетание клавиш. Это откроет окно настройки клавиатуры.
  4. В окне « Настроить клавиатуру» щелкните текстовое поле под клавишей « Нажать новую клавишу» . Затем нажмите на клавиатуре комбинацию клавиш, которую вы хотите назначить этому макросу. Microsoft Word сообщит вам, если введенный вами ярлык уже назначен другой задаче.
  5. Щелкните Назначить . Вы всегда можете изменить ярлык позже, поэтому не беспокойтесь, если вас не устраивает ярлык или он конфликтует с другим.
    экран макроса сочетания клавиш
  6. Щелкните Закрыть . Это немедленно начнет запись.
  7. Перейдите на экран « Печать» и измените количество копий на 2. Затем измените настройку с « Печатать все страницы» на « Печатать текущую страницу» . Щелкните Печать .
  8. На вкладке « Разработчик » нажмите « Остановить запись» .
  9. Теперь ваш макрос записан и сохранен.

Попробуйте новый макрос, нажав сочетание клавиш. Если вы еще не назначили ярлык, вы также можете найти макрос, нажав « Макросы» на вкладке « Разработчик ». Выберите его, затем нажмите « Выполнить» . Вы должны получить две копии текущей страницы вашего документа.

Код макроса печати

Теперь, когда макрос настроен, давайте посмотрим, что вы записали.

  1. На вкладке « Разработчик » нажмите « Макросы» . Это откроет окно, содержащее все ваши макросы.
    окно макросов в слове
  2. Выберите свой макрос и нажмите « Редактировать» . Это откроет Microsoft Visual Basic для приложений, платформу, позволяющую редактировать макросы. Вы можете увидеть код, связанный с вашим макросом, в главном окне.
    код макроса в Visual Studio

Код должен быть примерно таким:

 Sub PrintCurrentPageX2()
 '
 ' PrintCurrentPageX2 Macro
 '
 '
 Application.PrintOut FileName:="", Range:=wdPrintCurrentPage, Item:= _
 wdPrintDocumentContent, Copies:=2, Pages:="", PageType:=wdPrintAllPages, _
 Collate:=True, Background:=True, PrintToFile:=False, PrintZoomColumn:=0, _
 PrintZoomRow:=0, PrintZoomPaperWidth:=0, PrintZoomPaperHeight:=0
 End Sub

В этом коде основным методом печати документа является Application.PrintOut . Все строки до End Sub являются параметрами этого метода. Взгляните на параметры, особенно на параметры Range и Copies.

Вы можете видеть, что диапазон установлен на текущей странице, а количество копий установлено равным 2, и это заставляет этот макрос делать то, что вы хотели.

Создать другие макросы

Макрос записывает каждое действие в Word, пока вы не остановите запись. Это позволяет создавать ярлыки для любых действий с макросами.

Например, вы можете создать макрос, который будет печатать комментарии к документу, если имеется более трех комментариев, и одновременно сжать документ до 75% от фактического размера. Прикрепив ярлык к этому макросу, вы можете указать Word сделать это парой нажатий клавиш.

Чтобы создавать и изменять макросы, лучше иметь представление о параметрах метода в вашем макросе. В нашем случае использовался метод PrintOut .

Для метода PrintOut существует более десятка параметров, и вы можете изучить их в документации Microsoft . В документации также приведены некоторые полезные примеры использования метода PrintOut.

Вы можете печатать как профессионал

Вы можете добиться лучших результатов от вашего принтера и получить их быстрее, чем когда-либо. Есть еще много возможностей для печати в Microsoft Word, и о них стоит знать.