Как улучшить организацию с помощью мягких дедлайнов
Уложиться в сроки – часть повседневной жизни для большинства из нас. Возможно, вам нужно выполнить задание в колледже, какой-то рабочий проект или заполнить налоговую декларацию; в любом случае, у всех них есть дата окончания, к которой вы стремитесь.
По большей части дедлайны заставляют вас делать дела. Однако, если вы хотите использовать это в своих интересах и лучше организовать свое время, мягкие дедлайны могут быть уловкой.
Разница между мягкими и жесткими дедлайнами
В большинстве случаев сроки для нас устанавливаются; ваш начальник или наставник назначает вам дату завершения работы, которая является окончательной, и вы не можете вносить какие-либо изменения после этого времени. Это жесткий крайний срок, и все согласны с тем, что если вы его не соберете, будут некоторые последствия.
В конце концов, для всего нужен жесткий дедлайн, потому что это означает, что все будет закончено, и должен быть момент, когда часть работы подходит к концу. Они дают вам четкие ожидания от вашего начальника, и это дает вам возможность использовать эти временные рамки так, как вы считаете нужным.
Люди делают больше работы, когда они находятся под давлением, и дедлайны – отличный способ использовать это явление. Вот почему люди будут выполнять больше работы в последние дни или часы в преддверии даты окончания. Например, если вам нужно сдать задание через два месяца, вы вряд ли сделаете много работы за этот первый месяц.
Вот почему жесткие дедлайны могут быть непродуктивными; без достаточного давления вы можете в конечном итоге потратить драгоценное время и поспешить завершить свою работу в последнюю минуту, пренебрегая другими обязанностями. Это также может вызывать стресс.
С другой стороны, мягкие дедлайны устанавливаются раньше жёстких сроков, исходя из предположения, что вы завершите свой проект, оставив свободное время. Например, если жесткий крайний срок составляет два месяца, ваш мягкий крайний срок может быть за три недели до этого.
Вы можете установить свои собственные сроки, и, используя этот подход, вы получите достаточно энергии, чтобы выполнить работу без стресса в последнюю минуту.
Преимущества использования мягких дедлайнов
Установка мягкого дедлайна не означает, что он сработает автоматически. Чтобы воспользоваться ими, вам нужно сделать это. Нет смысла устанавливать их, если вы собираетесь игнорировать их в пользу жестких сроков.
Однако, если все сделано правильно, личные дедлайны могут принести много пользы:
- Улучшенное управление временем и меньшая потеря времени
- Больше ответственности перед другими вашими обязанностями
- Лучшая организация ваших проектов
- Чувство ответственности за свое время и работу
- Укрепляет уверенность
- Более быстрое достижение со временем для творческого мышления
Как только вы уложитесь в мягкий крайний срок, у вас будет время внести исправления и доработать свою работу с большим количеством времени, прежде чем ее нужно будет передать. Кроме того, у вас будет возможность отправить его, когда вы будете довольны результатом, и уделить внимание любым другим срочным вопросам, которые возникнут.
Как эффективно установить мягкие дедлайны
Итак, как установить мягкий дедлайн? Ключ в том, чтобы иметь в виду реалистичные временные рамки, которые, как вы знаете, вы сможете надежно уложить. Вы также должны убедиться, что это не слишком близко к жесткому сроку.
Идеальный параметр для установки мягкого крайнего срока – вычитание 25% времени из жесткого крайнего срока, но это может варьироваться в зависимости от ваших собственных ограничений. Вот некоторые вещи, которые следует учитывать:
- Если у вас есть другие проекты и насколько велика ваша другая рабочая нагрузка
- Как далеко до жестких сроков?
- Какая ваша золотая середина для продуктивного давления?
- Если вы работаете над проектом с другими людьми, как вы можете обойти это?
- Насколько велик или мал ваш проект
Получив эти ответы, вы сможете определить наиболее удобную для себя дату завершения и приступить к работе.
Чтобы гарантировать, что вы придерживаетесь своей личной цели, вам следует проанализировать, как вы с ней справитесь. Trello – идеальное приложение для этого, поскольку в нем используется простой макет доски, которым вы можете манипулировать в соответствии со своими потребностями.
Когда вы создали свое рабочее пространство Trello, откройте боковую панель и в разделе « Ваши доски» щелкните значок « Плюс», чтобы создать новую доску . Вы можете начать с шаблона, но подойдет и пустая доска.
После того, как вы назвали и создали свою доску, вам нужно будет разделить время между настоящим моментом и мягким крайним сроком на недели, создав новый список для каждой недели, которая у вас есть:
- Нажмите Добавить еще один список.
- В первом списке, где написано " Введите заголовок списка", введите " Неделя 1".
- Повторите эти шаги для того количества недель, которое у вас есть в вашем расписании.
Теперь вы можете начать планировать, какие аспекты проекта вы будете выполнять каждую неделю. Для этого выберите « Добавить карту» под нужной неделей, введите название этой карты и нажмите « Добавить карту» .
Разбейте каждый этап вашего проекта, над которым вам нужно работать. Например, при соблюдении трехнедельного графика первая неделя должна быть отведена для планирования и генерации идей, вторая – для выполнения этих планов и проектов, а третья – для точной настройки.
Если вы хотите хранить всю свою работу в одном месте, вы можете загружать файлы на каждую созданную вами в Trello карточку, щелкнув карточку, которую вы хотите отредактировать, и выбрав « Вложения» . Вы также можете создавать контрольные списки и добавлять даты, если это помогает.
Используйте крайние сроки в ваших интересах
Теперь у вас есть мягкий крайний срок, и вы можете расслабиться, зная, что работа сделана с его свободным временем. Самое приятное то, что теперь у вас есть выбор, что делать с этим дополнительным пространством.
Использование мягких дедлайнов в качестве регулярной практики в вашей работе позволяет вам улучшить организацию, и на тот случай, если в последние дни или часы возникнут какие-либо проблемы, вы уже покрыты.