Как управлять действиями, используя технику японского канбана

Работаете ли вы как часть большой команды или просто пытаетесь самостоятельно управлять множеством действий, многие небольшие работы легко превращаются в недоступную деятельность. Если это звучит знакомо, попробуйте ввести технику Канбан в свой рабочий процесс, чтобы добавить порядок.

Разбивая рабочие места шаг за шагом и выстраивая их визуально, Kanban помогает вам понять ваш процесс и увидеть, где есть место для улучшения. Основываясь на автомобильной промышленности, ключевые концепции этой стратегии работают в самых разных средах.

Он относительно прост в установке и может оказать положительное влияние на вашу повседневную трудовую жизнь. Вот основы техники Kanban, в том числе как настроить планирование и начать реализацию Kanban.

Что такое техника канбан?

Kanban (что по-японски означает картель) — это японский метод управления проектами, основанный в 1940-х годах Тайити Оно. Он был промышленным инженером, пытавшимся упростить повседневную работу японского автомобильного гиганта Toyota.

Наблюдая за процессом мышления, стоящим за поставками полок в супермаркетах, Ohno разработала метод использования линейного процесса с четко определенными пределами для контроля влияния узких мест производительности. Теперь он связан с такими методами, как бережливое управление и своевременное производство, но он также работает во многих других средах и секторах.

Базовая настройка расписания Канбан делит указанный процесс на этапы компонента. Отдельные действия, обычно представленные цифровыми бумагами или заметками, перемещаются слева направо через ряд столбцов. Эти столбцы помечены названием каждого шага и номером.

Это число, определенное планировщиком, представляет количество задач, которыми команда (или отдельное лицо), ответственная за этот этап производства, может управлять в любое время.

Действия в каждом столбце делятся на две группы: текущие или завершенные . Когда задача завершена, она переходит к следующему столбцу, чтобы представить ее, переходя к следующему этапу производства, но только при наличии достаточных возможностей для ее выполнения.

Открытая карта Kanban дает всей команде обзор проекта от начала до конца. Это гораздо более прозрачно, чем то, что все знают о рабочих процессах, встроенных в их производственную фазу.

С точки зрения руководства это может помочь распределить персонал там, где он больше всего нужен. Тем не менее, это также помогает людям определить, где другие нуждаются в помощи на более неформальной и постоянной основе.

Настройка программиста канбан с использованием Trello

Если вы только начали использовать Kanban, особенно если вы представляете его группе, которая не знакома с этой концепцией, вам следует использовать простые и доступные инструменты. Хотя он имеет некоторые ограничения, которые могут отпугнуть канбанских пуристов, универсальный Trello является отличным инструментом для опробования Канбана.

Для начала вам необходимо создать аккаунт. После этого вы можете создать доску объявлений и начать создавать списки. Каждый список представляет столбец в рабочем процессе Kanban, поэтому присвойте имя каждому шагу в процессе.

В этом примере мы будем использовать шаги для создания и публикации статьи, но вы можете использовать шаги для любого проекта, над которым вы работаете. Одной из сильных сторон Kanban является то, что вам не требуется кардинально менять рабочий процесс, поэтому начните с того, что вы делаете сейчас, и, при необходимости, позаботьтесь об оптимизации позже.

Поначалу лучше сохранить простоту, поэтому хорошо работает выполнение следующих задач: > Текущий> Полный для столбцов.

Одна из ключевых частей Канбана — ограничение количества активных элементов в каждом столбце. Вы можете представить его числом в скобках в каждом заголовке списка. Не стесняйтесь использовать заполнители, чтобы начать и
редактировать их, когда вы получите представление о своем процессе.

Скорее всего, вы не будете знать, сколько он может пройти через каждый этап проекта, пока не поработаете некоторое время с Kanban. Это особенно верно, если вы используете стратегию как часть команды. Если вы не уверены, хороший лимит — нижний предел, например три или пять.

Используйте карты в Trello

Как только у вас есть свои списки, пришло время создавать карты. Они представляют отдельные действия, которые затем перемещаются слева направо из одного списка в другой, в зависимости от ситуации. Очень важно, чтобы все, кто использует игровую доску, организовывали эти карты. Каждый должен придерживаться ограничений для каждой стадии процесса, что очень важно для Канбана.

Будьте осторожны при определении размера задач, которые представляют карты. В нашем примере отдельные статьи очевидны. Но это может отличаться для вашего рабочего процесса. Деятельность не должна быть достаточно маленькой, чтобы двигаться непрерывно, но она также не должна быть слишком большой. Вы можете редактировать его, пока вы идете.

Для того чтобы система функционировала должным образом, необходимо иметь метод, позволяющий определить, какие действия на данном этапе уже выполнены. На Trello ярлыки — это самый простой способ отследить их.

Вы можете использовать зеленую метку, чтобы указать, что действие готово к следующему этапу, и желтую, чтобы указать, что оно все еще выполняется. Во избежание путаницы убедитесь, что на определенной карте только одна метка за раз.

Ниже вы можете увидеть пример карты Tran Kanban в действии. Обратите внимание, что даже если это было сделано, действие в столбце « Запись» еще не перемещено, поскольку на этапе модификации больше нет места.

Когда одно из желтых действий в Редактировании будет завершено и соответствующим образом помечено, оно перейдет к следующему этапу. Это дает возможность «извлечь» новое задание из колонки слева. Как только карта достигает финальной стадии, такой как Завершить , вы можете заархивировать ее или переместить на другую карту, если хотите.

Ознакомьтесь с нашими промежуточными советами для Trello, чтобы узнать, как получить больше от сервиса.

Использование Канбана в команде

Первоначальная реализация Kanban была призвана помочь группам работать как единое целое. Хотя это звучит как клише, коммуникация и командная работа являются важными аспектами успеха Kanban на рабочем месте.

Большинство цифровых средств для выполнения рабочего процесса канбан, включая Trello, предлагают инструменты, позволяющие держать всех на одной странице.

Установите краткое описание, если вы хотите предоставить больше информации, чем может содержать заголовок. Используйте инструмент « Участники» на вкладке, чтобы назначить его любому ответственному лицу. Добавьте контрольный список для карточек, которые имеют несколько шагов. И если синхронизация становится проблемой, функция даты истечения срока полезна.

Другой ключевой компонент цифровых инструментов Kanban — это оставлять комментарии или сообщения для других пользователей. Важно, чтобы все, кто участвует в этом процессе, в полной мере использовали средства коммуникации, предлагаемые этими платформами, особенно в удаленной команде. Оставляя краткие и четкие комментарии, которые сообщают другим о вашем прогрессе в деятельности, каждый может следить за тем, что происходит.

Конечно, чрезмерное использование комментариев может привести к морю белого шума. Постарайтесь ограничить свои комментарии только важной информацией.

Суть системы Kanban в том, что она дает любому, кто смотрит программу, непосредственное представление о
том, где образуется узкое место. В результате стоит иметь коллег, которые чувствуют себя комфортно в нескольких ролях; если этап в процессе замедляет производство, переназначьте некоторых членов вашей команды, чтобы выручить.

Используя Канбан как личность

Если вы изо всех сил пытаетесь сохранить свою деятельность, Kanban также имеет много преимуществ для использования в одиночку. Он по-прежнему обеспечивает тот же взгляд на текущий процесс, а также помогает выявлять и исправлять любые узкие места в вашем рабочем процессе. Вместо групповых ресурсов вы можете посмотреть, какие этапы вашей работы имеют тенденцию замедлять весь процесс.

Хотя физические инструменты Kanban часто не работают для групп, если они не находятся в одном месте, вы не беспокоитесь, когда работаете в одиночку. Если вы предпочитаете работать с физической программой, вы можете использовать те же принципы, что и выше, с булавками на пробковой доске или чем-то подобным.

Другие инструменты для использования Kanban

Trello — это хороший способ начать и запустить базовый процесс Kanban, но, возможно, вы захотите перейти к более целенаправленному инструменту, как только вы получите удар.

Planview LeanKit является одним из таких решений. Это намного надежнее, но это не дешево, 19 долларов на пользователя в месяц. Тем не менее, он предлагает 30-дневную бесплатную пробную версию, так что вы можете попробовать его для своей команды.

Kanbanery предлагает интеллектуальный пользовательский интерфейс, который мало чем отвлекает от вашей работы. Есть бесплатный план, чтобы попробовать это, в то время как платные планы дешевле, чем LeanKit. Между тем, KanbanFlow предлагает комплексные мобильные инструменты и мощную интеграцию Pomodoro для улучшения сильного продукта.

Если вам нравится идея Trello, Taskade использует аналогичный подход. Наконец, взгляните на Zenkit . Это онлайн-инструмент управления проектами, который обладает множеством функциональных возможностей.

Для большего количества вариантов мы рассмотрели приложения, которые сочетают в себе Trello-подобный опыт с другими функциями .

Упростите свою работу с Kanban

Мы взглянули на японский метод производительности, известный как Kanban. Хотя есть и другие мелкие детали и принципы, которые необходимо выяснить, обсуждаемые здесь основы помогут вам начать работу с рабочим процессом и посмотреть, соответствует ли он вашим процедурам.

Когда карты перемещаются по столбцам, следите за тем, где происходит скопление, и работайте над его уменьшением. При необходимости добавьте или удалите столбцы. В скором времени у вас будет солидная конфигурация, будь то работа в одиночку или в отличной команде.

Если вы работаете с удаленной командой, вы должны знать лучшие бесплатные онлайн-инструменты для совместной работы .

Прочитайте статью полностью: Как управлять своей деятельностью, используя технику японского канбана