Как фильтровать в Excel для отображения нужных данных
Итак, у вас есть тысячи строк данных на листе Excel, и вы хотите просмотреть строки, чтобы найти шаблон в столбцах данных.
Вы знаете, что вам нужен фильтр Excel, чтобы помочь вам в этом, но вы не знаете, как это сделать. Здесь мы обсудим все лучшие способы фильтрации вашего листа Excel и отображения нужных вам данных.
Как фильтровать в Excel
Предположим, у вас есть таблица Excel с тремя столбцами: возрастная группа, регион и количество продаж. В этом случае может пригодиться фильтр Excel, если вы хотите увидеть показатели продаж в выбранном регионе на основе определенной возрастной группы.
Фильтры Excel также могут быть полезны, если вы хотите создать небольшую группу перед нанесением данных Excel на диаграмму .
Давайте посмотрим на следующие методы фильтрации данных в Excel.
Как фильтровать по категориям
Открыв таблицу, на ленте Excel щелкните Данные .
Затем найдите группу « Сортировка и фильтр » и нажмите « Фильтр» . Это поместит кнопку раскрывающегося списка в каждый столбец вашей таблицы.
Например, если в ваших данных есть столбец «Пол», который является категориальной переменной, вы можете решить отфильтровать данные, чтобы видеть только женские записи.
Для этого нажмите кнопку раскрывающегося списка в выбранном категориальном столбце (в данном случае пол). В появившемся меню снимите все флажки, щелкнув поле « Выбрать все» . Затем выберите значения, по которым вы хотите отфильтровать данные, и нажмите OK .
Эта операция фильтрует данные на основе данных о женщинах или любых других выбранных вами категориальных данных. Затем вы можете проверить левый нижний угол файла Excel, чтобы увидеть количество записей в этом конкретном фильтре.
Хотя этот вариант работает и с числами, он обычно неэффективен и пугает. Это потому, что числа могут иметь более широкий диапазон значений. Таким образом, просмотр длинного списка требует времени.
Как использовать числовые фильтры в Excel
Иногда может потребоваться фильтрация по определенному диапазону чисел.
Чтобы использовать числовой фильтр, щелкните Фильтр на ленте. Затем нажмите кнопку раскрывающегося списка в верхней части столбца, содержащего числа, которые вы хотите отфильтровать.
В следующем меню перейдите в Числовые фильтры и выберите нужный вариант из всплывающих окон.
Например, если вы хотите отфильтровать столбец на основе всех чисел, которые меньше или равны определенному числу, в параметрах числовых фильтров выберите « Меньше чем» .
Вы также можете использовать раздел И / Или, чтобы добавить второй фильтр для ваших чисел.
По завершении нажмите ОК .
Доступно множество вариантов фильтрации на основе чисел. Вы можете поиграть с ними, чтобы увидеть, как они работают.
Как использовать расширенные фильтры в Excel
Расширенный метод фильтрации Excel предлагает более гибкий способ фильтрации данных. С помощью расширенного фильтра вы можете отделить отфильтрованный результат от исходных данных, вставив его в тот же лист или на новый лист Excel.
Чтобы использовать расширенный фильтр, создайте новый столбец в правом углу листа. В этом новом столбце вы устанавливаете критерии фильтрации. Вы можете оставить пробел между этим столбцом критериев и последним столбцом исходных данных, чтобы разделить их, если хотите.
В столбце условий введите точное имя столбца исходных данных, который нужно отфильтровать; Лучшая альтернатива – скопировать и вставить заголовок столбца, чтобы избежать ошибок.
В следующей строке введите значение, по которому вы хотите отфильтровать данные для этого столбца. Например, если вы хотите увидеть данные для всех мужчин в столбце «Пол» исходных данных, введите «мужской» под «полом» в разделе критериев.
Вы можете создать несколько столбцов критериев для фильтрации, если хотите. Для этого скопируйте нужные имена столбцов из основных данных и вставьте их после первого столбца критериев.
Под заголовком каждого столбца введите значение данных, которое вы хотите отфильтровать.
Вы можете использовать логические функции Excel, такие как меньше (<) или больше (>), в качестве критериев для фильтрации чисел.
Выполнив описанный выше процесс, выберите « Данные» на ленте Excel. В группе « Сортировка и фильтр » нажмите « Дополнительно» .
В открывшемся меню щелкните стрелку вверх рядом с полем диапазона списка и выберите, какую часть данных вы хотите отфильтровать. Или игнорируйте поле Диапазон списка, если вы хотите применить фильтр ко всем своим данным.
Затем поместите курсор в поле диапазона критериев и выделите столбцы критериев, которые вы создали ранее: заголовки и значения.
Щелкните ОК, чтобы применить фильтр.
Как вставить отфильтрованные результаты с помощью расширенного метода фильтрации
Как мы упоминали ранее, вы также можете использовать расширенный фильтр, чтобы отделить результат и вставить его в другое место на том же листе или в новый лист Excel.
Для этого повторите описанный выше процесс фильтрации данных с помощью расширенного метода. Однако на этот раз в меню « Расширенный фильтр» выберите « Копировать в другое место» .
Затем поместите курсор в поле « Копировать в» и выберите любую ячейку на листе Excel, затем нажмите « ОК» .
Эта операция копирует отфильтрованный результат и вставляет его в выбранное место на листе Excel.
Как просмотреть отфильтрованный результат с выбранными столбцами в Excel
Если вы хотите просмотреть только выбранные столбцы в отфильтрованных данных, выделите заголовки этих столбцов и скопируйте их.
Затем вставьте заголовки в любое место на том же листе, где вы хотите увидеть результат фильтрации.
Повторите описанный выше процесс для разделения отфильтрованных результатов с помощью расширенного метода фильтрации. Но на этот раз, когда вы дойдете до поля « Копировать в» , выделите вставленные заголовки.
Затем нажмите OK, чтобы просмотреть отфильтрованный результат под этими заголовками.
Как использовать расширенные фильтры для вставки отфильтрованного результата на новый лист Excel
Если вы хотите вставить полученные данные на новый лист, нажмите кнопку « Добавить» ( + ) в нижнем левом углу листа Excel, чтобы открыть новый лист.
Щелкните любую ячейку на новом листе, чтобы активировать ее.
Выберите « Данные» на ленте, затем нажмите « Дополнительно», чтобы открыть меню « Расширенный фильтр» . Выберите вариант Копировать в другое место .
Поместите курсор в поле диапазона списка и перейдите на лист, содержащий исходные данные. Затем выделите все исходные данные.
Затем поместите курсор в поле Диапазон критериев и выделите критерии, которые вы создали ранее в таблице исходных данных.
Выберите поле Копировать в . Затем снова выберите любую ячейку на новом листе. Нажмите OK, чтобы вставить отфильтрованный результат на новый лист.
Примечание. Чтобы это сработало, активируйте целевой лист, сначала щелкнув ячейку в нем.
Получите максимум от фильтров Excel
Хотя есть и другие варианты фильтрации данных, Excel – один из самых универсальных инструментов для повышения производительности. Хотя фильтры Excel могут немного запутать, если вы освоите эти приемы, это легко.
Здесь мы обсудили наиболее распространенные способы фильтрации данных в Excel, но есть еще более продвинутые параметры, которые доступны, если вы поиграете с расширенным фильтром. Когда дело доходит до анализа отфильтрованных данных, вам также может потребоваться использование формулы Excel.