Как эффективно искать файлы и папки в Google Apps

Дядя Влад

Google пытается помочь своим пользователям работать продуктивно, и одна функция, которой вы должны уделять должное внимание, – это функция поиска. Явный поиск в Gmail или Google Workspace и ничего не находящий взамен может быть очень неприятным.

Некоторые функции Google Workspace, такие как облачный поиск Google, операторы и параметры расширенного поиска, могут помочь корпорациям, малому бизнесу, фрилансерам и даже широкой публике выйти из этой поисковой колеи. Давайте подробнее рассмотрим эти функции и советы.

Используйте Google Cloud Search для расширенных функций поиска

Cloud Search предназначен в основном для крупных компаний и малого бизнеса. Раньше вы могли загружать дополнения из Gmail Labs, которые позволяли вам выполнять поиск на разных платформах, таких как Google Docs и Gmail, одновременно. Однако лаборатории Gmail больше нет.

С помощью Google Cloud Search вы можете искать свой запрос на всех платформах (Google Документы, Таблицы, Gmail и т. Д.) Одновременно.

Возможна бесплатная пробная версия, а Cloud Search доступен с Google Workspace или как платная отдельная функция. Эта функция особенно полезна для организаций, которые работают удаленно – люди могут получать доступ к файлам и электронной почте с одной и той же панели поиска, а не переключаться между вкладками.

Вы также можете интегрировать панель инструментов Cloud Search с Сайтами Google . Таким образом, у вас может быть специальный веб-сайт для поиска контента вашей организации.

Google Диск – еще одно универсальное решение для поиска ваших документов или медиафайлов. Панель поиска на Google Диске похожа на окно поиска в Google Документах и ​​Таблицах.

Это означает, что используемые здесь операторы поиска также работают в Документах или Таблицах Google.

1. Использование фильтров

Чтобы отфильтровать поиск на Google Диске, просто нажмите стрелку раскрывающегося списка в правой части панели поиска, и появится окно поиска.

  • Используя параметр Тип , вы можете фильтровать PDF-файлы, папки, документы, видео, аудио и т. Д.
  • Параметр « Владелец» используется для поиска файла, если вы знаете адрес электронной почты его владельца.
  • Местоположение используется, когда вы хотите указать папку с файлом. (Например: «Корзина», «Помеченные» или любая другая папка.)
  • В поле « Дата изменения» вы можете ввести дату самого последнего редактирования файла.
  • Имя элемента будет искать конкретно по названию файла.
  • Включает слова для поиска файла с определенными ключевыми словами.
  • В Совместно с, введите адрес электронной почты получателя совместно.

Нажмите кнопку « Поиск» в нижней части интерфейса, если вы согласны с фильтрами, или нажмите кнопку « Сброс» , чтобы удалить или вернуть настройки.

Используйте эти операторы для поиска определенного файла, слова, видео и аудио.

  • Цитаты : используйте их при поиске точной фразы. (Например: «Задание 18»)
  • Знак минус: используйте это, чтобы исключить определенное слово из поискового запроса. (Например, если вы хотите искать «Назначение», но не «Назначение выполнено», просто введите «Назначение-выполнено»).
  • владелец: поиск файлов определенного владельца. (Например: владелец: [email protected])
  • Создатель: поиск файлов по создателю. (Например: создатель: [email protected])
  • кому: поиск файлов по имени получателя. (Например: кому: [email protected])
  • от: поиск файлов, отправленных вам кем-то. (Например: от: [email protected])
  • is: starred: поиск элементов, которые вы отметили.
  • is: binned: Найти элементы в папке "Bin".
  • тип: поиск документов по их типу. (Например: тип: электронная таблица, тип: документ, тип: слайд)
  • до и после: поиск элементов по последнему редактированию. (Например: до: 04-05-2021)
  • title: поиск элементов по их заголовку. (Например: название: Олимпийские игры)

По теме: То, что вы не знали, могут делать Документы Google

Поиск в Google все еще включен …

Расширенные функции поиска и операторы упростят поиск файлов и сэкономят время, но мы все еще далеки от того, чтобы найти единый инструмент, который мог бы выполнять поиск по всем приложениям Google без ущерба для банка.