Что такое Microsoft Teams? Как использовать приложение для совместной работы

Совместная работа онлайн-команды стала новой нормой, поскольку компании распределяют свою рабочую силу по всему миру. Прошли те времена, когда в основном полагались на групповую электронную почту, поскольку теперь команды могут работать вместе в режиме реального времени, используя мгновенный интерфейс в стиле чата, где бы они ни находились.

Microsoft Teams — один из многих инструментов совместной работы, предназначенных для объединения сотрудников компании в онлайн-пространстве. Он не предназначен для общения с семьей и друзьями, а вместо этого предоставляет платформу для видеоконференций, дискуссий в реальном времени, обмена и редактирования документов и многого другого для компаний и корпораций.

Что такое Microsoft Teams?

Microsoft Teams — это рабочее пространство на основе чата, первоначально представленное в 2016 году для клиентов, подписавшихся на планы Office 365 Enterprise и Business, и являющееся преемником платформы Microsoft Skype для бизнеса. Он также заменил службу Microsoft Classroom в Office 365 Education.

Microsoft Teams стала широко доступна 14 марта 2017 г. для всех подписок Microsoft Office 365. Бесплатная версия появилась 12 июля 2018 года и предоставляет большинство функций на основе подписки, но ограничивает емкость хранилища и количество пользователей. Мобильная версия получила семейные функции начиная с марта 2020 года .

В целом Microsoft Teams делится на пять основных компонентов:

• Команда – виртуальное «здание», куда входят все приглашенные участники для совместной работы.
• Канал — отдельная «комната» внутри «здания», которая может быть открыта для всех членов команды или заблокирована только для доступа по приглашению. Администраторы могут создавать несколько «комнат» с определенными темами, например «Редакционная работа», «Игры», «Бухгалтерский учет», «HR» и т. д.
• Вкладки каналов: позволяют «прикреплять» публикации, файлы, приложения и многое другое к каждому каналу, который вы часто посещаете. Они не универсальны, поэтому вкладки одного канала могут отличаться от других.
• Лента активности – соединяет все каналы, как импровизированный коридор, чтобы вы могли получать упоминания, ответы и другие уведомления, связанные с часто посещаемыми вами каналами.
• Чат — частные чаты между вами и другими членами команды.

Администраторы сначала создают команду, а затем отдельные каналы. Для крупных организаций может потребоваться несколько команд с несколькими каналами. Клиент поддерживает более одной команды, позволяя участникам получать доступ к нескольким командам через единый интерфейс.

Члены команды получают доступ к пулу общих документов, нажав «Файлы» в клиенте, включая изображения и видео, загруженные в каналы. Участники могут открыть эти файлы в браузере, загрузить их на свой компьютер или получить ссылку, чтобы поделиться ими с другими. Функция OneDrive позволяет пользователям создавать общие папки, документы Word, книги Excel, презентации PowerPoint и многое другое.

Наконец, Microsoft Teams интегрируется со сторонними приложениями, включая Trello, Zoom, Asana, GitHub, Evernote, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Google Analytics и многими другими. Он даже работает с социальными приложениями, такими как YouTube, StubHub и некоторыми другими.

Что отличает Microsoft Teams от других платформ?

Microsoft Teams — один из нескольких инструментов для совместной работы в команде. Его крупнейшим конкурентом является Slack, и мы противопоставляем их друг другу в отдельной подробной статье . У обоих есть свои сильные и слабые стороны, но если вам нужен инструмент, работающий вместе с Microsoft 365, Teams — ваш лучший выбор.

Workplace от Facebook — аналогичный инструмент для совместной работы, ориентированный на бизнес. Одним из основных отличий является то, что прямой обмен сообщениями происходит в Microsoft Teams, в то время как альтернатива Facebook использует отдельное приложение Workplace Chat . Между тем, платформа Facebook в первую очередь ориентирована на мобильные устройства, тогда как Teams ставит на первое место настольных компьютеров. Workplace также уделяет большое внимание Live Videos, но его совместимость с другими приложениями значительно ниже, чем у Teams.

Еще один популярный инструмент для совместной работы в команде — Discord . Он нацелен на геймеров, предлагая бесплатные возможности голосовой связи и обмена мгновенными сообщениями. В этом сценарии геймеры создают или присоединяются к публичным и частным «серверам», а не к «командам». Как и в Microsoft Teams, в каждом здании (сервере) имеется несколько комнат (каналов), только эти комнаты предназначены либо для текста, либо для голоса, а не для того и другого. Также имеется функция Go Live, которая автоматически определяет вашу игру и позволяет транслировать ее прямо на сервер Discord. Хотите совершить видеозвонок друзьям или родственникам? Discord тоже вас поддержит — и все это бесплатно.

Microsoft Teams с первого взгляда

Интерфейс представляет несколько основных компонентов. Слева находится панель навигации с несколькими вкладками: «Активность» , «Чат» и «Команды» . Вверху вы увидите параметры для таких вещей, как «Сообщения», «Чат» и «Файлы», в зависимости от того, какую вкладку вы выберете слева.

Информация во втором столбце определяется вкладкой, которую вы выбираете на панели навигации. Нажмите «Активность» , и во втором столбце будут перечислены все упоминания, ответы и другие уведомления. Выберите одно из этих действий, и в третьем столбце отобразится соответствующий разговор. Нажмите кнопку фильтра во втором столбце и введите поисковый запрос.

Аналогично, если вы перейдете на вкладку «Чат» , во втором столбце будут перечислены ваши личные разговоры с получателем. Выберите получателя из списка, и в третьем столбце отобразится весь разговор. Щелкните значок трехточечного многоточия рядом с получателем, и вы сможете закрепить, отключить или скрыть разговор, получить уведомление, когда человек войдет в систему, и многое другое.

Наконец, перейдите на вкладку «Команды» , и во втором столбце появится список ваших подключенных команд и их каналов. Каналы с новой активностью выделены жирным текстом. Выберите канал, и сообщения, содержащиеся в этом канале, появятся в третьем столбце. Любые упоминания внутри невыбранного канала выделяются восклицательным знаком рядом с названием канала.

При наборе сообщения вы найдете инструменты форматирования, аналогичные Slack, такие как установка размера шрифта, создание маркированного списка, вставка ссылки, использование выделения и многое другое. Вы также можете пометить сообщение как новый разговор или объявление, заблокировать ответы только для вас и модераторов и опубликовать сообщение в нескольких каналах (если это разрешено). Другие инструменты включают добавление смайлов, стикеров, GIF-файлов и файлов.

Чтобы провести аудиозвонок или видеоконференцию, вы можете просто щелкнуть стрелку раскрывающегося списка «Встретиться сейчас» на панели инструментов сообщений вверху. Для планирования требуется платный план, который отображается в виде значка календаря на панели инструментов сообщений.

Сколько стоят Microsoft Teams?

Вы можете выбрать один из нескольких планов Microsoft Teams для дома или бизнеса.

Бесплатный план «Дом» включает в себя следующие функции:

• 5 ГБ памяти
• Групповой звонок до 100 человек длительностью до 60 минут.
• Безлимитный чат
• Сотрудничество
• Шифрование данных

Для таких функций, как расширенные возможности групповых вызовов, больше места для хранения, творческие инструменты и живые субтитры, вы можете посмотреть платные планы «Домой» , начиная с 7 долларов в месяц.

Для предприятий план Microsoft Teams Essentials стоит 4 доллара США и предоставляет следующие функции:

• 10 ГБ памяти
• Неограниченное количество групповых встреч до 30 часов
• Доска Microsoft
• Обмен файлами и задачи
• Подписи к живым встречам

Для таких функций, как управление пользователями для сотрудников, дополнительное пространство для хранения, персонализированная деловая электронная почта, а также фильтрация спама и вредоносных программ, вы можете приобрести Business Basic за 6 долларов в месяц или Business Standard за 12,50 долларов в месяц. Если вам нужна повышенная безопасность, контроль доступа и данных, а также защита от киберугроз, обратите внимание на Business Premium за 22 доллара в месяц.

Где можно получить Microsoft Teams?

Microsoft Teams доступен на следующих платформах:

• Windows (32-битная) (64-битная)
• MacOS
• Linux (64-разрядная версия DEB) (64-разрядная версия RPM)
• Андроид
• iOS
• Только для Интернета

Как начать работу с Microsoft Teams бесплатно

Если вы хотите попробовать платформу Microsoft для совместной работы, вот как это сделать. Для бесплатной версии единственным требованием является учетная запись Microsoft, которую вы можете создать в процессе установки. Чтобы бесплатно использовать Microsoft Teams, вам не нужна подписка на Microsoft 365.

Перейдите на сайт groups.microsoft.com и введите адрес электронной почты и пароль учетной записи Microsoft. Если вы используете другой адрес электронной почты, он будет использован для создания учетной записи Microsoft.

При необходимости установите флажок для синхронизации контактов Outlook и Skype и выберите «Продолжить» .

После этого вы попадете на вкладку «Чат», где сможете начать новый чат или встретиться прямо сейчас.

Готовы ли вы к Microsoft Teams?

Microsoft Teams — это растущая платформа для бизнес-коммуникаций, в которую постоянно добавляются новые функции. Готовы ли вы начать его использовать? Если да, обязательно ознакомьтесь с подробным руководством по использованию Microsoft Teams для начала работы.