Что такое Timeboxing и как он повышает вашу производительность?

Если у вас или ваших товарищей по команде нет ограничения по времени для выполнения определенной задачи, вы можете быть менее продуктивными. Использование тайм-бокса для управления своим временем помогает уменьшить утечку времени и повысить производительность.

Многие глобальные организации и очень успешные профессионалы используют методы тайм-бокса. В статье объясняется, что такое таймбоксинг, как он работает, а также его плюсы и минусы.

Что такое Timeboxing?

Таймбоксинг – это тактика тайм-менеджмента с упором на цели проекта. Применяя эту стратегию в своей профессиональной или личной жизни, вы лучше подготовитесь к тому, чтобы прекратить откладывать дела на потом и повысить продуктивность .

Таймбоксы – это единицы тайм-бокса. Временные рамки должны быть реалистичными, но фиксированными временными рамками для задачи. Вы можете назначить несколько временных рамок, если работа сложная. Временные рамки могут быть минутами, часами, днями, неделями или даже месяцем, в зависимости от проекта и его задач.

Timeboxing позволяет вам планировать временной бюджет для каждой задачи в проекте. Вы садитесь со своей командой и составляете список задач для проекта. Вы и ваша команда должны вместе провести мозговой штурм, чтобы определить временные рамки для задач.

Такие данные, как задачи, ресурсы и определенные временные рамки, обычно доступны в приложении для управления задачами. Метод тайм-бокса – это всемирно признанная процедура тайм-менеджмента, которая обеспечивает высокое качество работы в кратчайшие сроки.

Как настроить таймбоксинг

Если вы не верите, что для настройки тайм-бокса потребуется много усилий, вы будете удивлены, что на самом деле это не так сложно, как кажется. Вот несколько быстрых шагов, чтобы один раз настроить тайм-бокс и использовать его в будущих проектах:

1. Создайте список дел проекта:

Вы можете использовать любые онлайн-приложения, такие как Redbooth и OmniFocus, для создания списка дел для задач любого проекта. Убедитесь, что вы и ваша команда правильно исследуете, прежде чем завершать список задач.

Связанный: Элегантные приложения со списком дел для продуктивного минималиста

2. Сгруппируйте и расставьте задачи по приоритетам:

Вам нужно найти похожие задачи и сгруппировать их в соседние временные рамки. Это поможет вам или вашей команде избежать ненужной потери времени при переключении между задачами.

Вам также необходимо расставить приоритеты для некоторых задач и переместить их в первый набор временных рамок. Обсудите с владельцем проекта или клиентом точную расстановку приоритетов задач. Отметьте приоритетные задачи отдельным цветовым кодом.

Вы можете использовать такие приложения, как nTask , Wrike, Trello, Basecamp и т. Д., Для более быстрой онлайн-группировки и определения приоритетов.

3. Выделите временной интервал для каждой задачи:

Чтобы выделить фиксированное время для отдельных задач, нужно учитывать срок доставки, который вы предложили клиенту. Теперь вы можете встретиться со своей командой для мозгового штурма, чтобы согласовать реалистичное распределение временных рамок для задач проекта.

4. Определите временной интервал для перерывов:

Установите рациональное фиксированное время для перерывов, технических простоев и других непродуктивных задач, которые также потребуют бюджета времени для любого проекта.

Доступно множество приложений для напоминаний, которые можно использовать, чтобы напомнить вам о перерыве, когда он находится в тайм-боксе. Самые популярные приложения-напоминания: TickTick , Rainlendar, 2Day, Kana Reminder и т. Д.

Связанный: Как отслеживать часы работы внештатного сотрудника с помощью своевременного приложения

5. Какой таймбокс выбрать:

Может быть два типа тайм-бокса: жесткий тайм-бокс и мягкий тайм-бокс. Мягкий таймбокс предлагает ближе к концу выполнить задачу. С другой стороны, жесткая временная шкала говорит вам прекратить работу над задачей, если выделенное время истекло, даже если работа остается незавершенной.

Для простых задач было бы полезно, если бы вы выбрали жесткий таймбокс. Инвестируйте время, сэкономленное за счет жестких временных рамок, в сложных задачах с помощью программных временных рамок.

6. Используйте таймер для задач:

Когда вы или ваша команда приступите к выполнению задания, используйте таймер, чтобы отслеживать время. Запишите время, затраченное на выполнение задачи, в список дел для анализа. Было бы полезно, если бы вы использовали на своих компьютерах приложения с автоматическим таймером, такие какHourglass и SnapTimer .

7. Не отвлекайтесь:

Временные рамки помогают вам и вашей команде сконцентрироваться на задаче. Это также помогает лучше использовать время для повышения производительности. Тем не менее, вы увидите улучшения только при использовании тайм-бокса, если вы действительно посвятите свое внимание задаче во время текущего тайм-бокса.

Чтобы не отвлекать вас от работы, вам нужно отключить все уведомления, которые могут отвлекать вас от текущей задачи. Вы можете использовать такие инструменты, как Freedom, Cold Turkey Blocker, RescueTime, SelfControl и т. Д.

8. Обзор и награда:

На начальном этапе вам нужно записать много данных из вашего процесса тайм-бокса. Вам необходимо сохранить такие данные, как номера задач, временные рамки, время на задачу и т. Д. Используйте эти скомпилированные данные, чтобы оценить, как временные рамки помогают вам и вашей команде достичь желаемого уровня производительности.

Вы можете иногда вознаграждать членов своей команды, когда они выполняют задачи в заранее установленный временной интервал. Это помогает в повышении мотивации членов команды.

Плюсы таймбоксинга

Тактика таймбоксинга применима ко всему, что связано с потреблением времени. Будь то домашние дела или профессиональные обязанности, вы сразу почувствуете преимущества, если будете практиковать тайм-бокс. Некоторые из преимуществ:

1. Вы и ваша команда по-настоящему осторожно относитесь к тому, как вы тратите свое время.
2. Timeboxing позволяет вам эффективно сосредоточиться на работе над проектом для предоставления высококачественных продуктов или услуг.
3. Timeboxing гарантирует, что вы выполняете одну задачу за раз, тем самым снижая нагрузку на задачи.
4. Timeboxing – это метод управления работой, ориентированный на достижение цели. Когда вы или ваша команда работаете в среде, ориентированной на достижение цели, вы чувствуете мотивацию.
5. Вы можете добиться лучшего баланса между работой и личной жизнью с помощью тайм-бокса. Таймбоксы эффективно сообщают вам, когда ваш календарь свободен для неформальной встречи команды или посещения семейного ужина.

Минусы таймбоксинга

Помимо универсальных преимуществ, есть еще несколько недостатков, а именно:

1. Чтобы настроить подходящую стратегию тайм-бокса, может потребоваться некоторый опыт.
2. Некоторые утверждают, что из-за установленных временных рамок они не могут предоставлять услуги или продукты хорошего качества.
3. Некоторые профессионалы могут быть ошеломлены, когда видят много задач в своих календарях.
4. Некоторые люди считают, что таймеры отвлекают их от работы, когда они уходят.

Пришло время для таймбоксинга

Вышеупомянутые стратегии и советы по тайм-боксу помогут вам достичь устойчивой продуктивности и роста в вашей профессиональной или личной жизни.

Вам будет проще реализовать тайм-бокс, если вы будете использовать приложения для автоматического и онлайн-управления задачами. Если вы хотите использовать приложение для управления задачами, которое поможет вам с ограничением времени, убедитесь, что вы выбрали правильное, чтобы вам не приходилось чаще переключать приложения.