Эти трюки с Microsoft Excel стали спасением для моего рабочего процесса.

При работе с электронными таблицами бесценны ярлыки и советы, которые помогут вам выполнять задачи быстрее или лучше. Подобно способам улучшения рабочего процесса в Microsoft Word , в Excel есть собственный набор полезных приемов.

С помощью этого списка полезных советов вы сможете избавиться от утомительной работы, быстро выполнять операции, уменьшать количество ошибок и вставлять графики или таблицы одним щелчком мыши. Используйте один из них или используйте их все, чтобы облегчить выполнение повседневных задач в Excel.

Выполнение специальных операций вставки

Копирование и вставка — это простые действия, которые знает большинство людей. Однако Excel предлагает несколько специальных параметров вставки, которые позволяют одновременно вставлять данные и выполнять базовые уравнения.

Это означает, что вы можете складывать, вычитать , умножать или делить каждое значение в диапазоне ячеек на определенное число с помощью специальной вставки.

Шаг 1 : Скопируйте ячейку, содержащую число, которое вы хотите использовать в своих вычислениях, одним из следующих способов:

• Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Копировать .
• Выберите « Копировать » в разделе «Буфер обмена» на ленте на вкладке « Главная ».
• Используйте сочетание клавиш Ctrl + C в Windows или Command + C в Mac.

Шаг 2 : Выберите ячейки, содержащие значения, в которых вы хотите выполнить расчет.

Шаг 3 : Откройте специальное меню «Вставить » одним из следующих способов:

• Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Специальная вставка ».
• Выберите « Вставить » > « Специальная вставка » в разделе «Буфер обмена» на ленте на вкладке « Главная ».

Шаг 4 : Когда появится специальное поле «Вставить », выберите расчет, который вы хотите выполнить, в разделе « Операция ».

Шаг 5 : Нажмите OK .

Затем вы увидите обновление данных с выполненным расчетом. Вам не нужно беспокоиться о ручном добавлении, вычитании, умножении или делении группы ячеек, что является утомительной задачей и увеличивает риск ошибок.

Научитесь любить функции

Функции и формулы могут пугать. Но как только вы начнете их использовать, вы оцените, сколько времени они могут сэкономить вам. Кроме того, вы уменьшите вероятность ошибок при выполнении расчетов вручную.

Если вы никогда раньше не использовали функции, вы можете начать с основ суммы, среднего, минимума, максимума и подсчета.

Шаг 1 : Выберите ячейку, в которой вы хотите использовать функцию. Это ячейка, в которой находится формула и отображается ее результат.

Шаг 2. Выберите стрелку рядом с AutoSum в разделе « Редактирование » на ленте на вкладке « Главная ». Выберите расчет, который вы хотите использовать.

Шаг 3 : Вы увидите, что функция появилась в ячейке, ожидающей значений, которые вы хотите использовать.

Допустим, вы хотите сложить значения в ячейках с A1 по A5. Перетащите через этот диапазон ячеек или добавьте его после открывающей скобки в формуле как A1:A5. Не забудьте закончить формулу закрывающей скобкой, как на скриншоте выше.

Шаг 4 : Нажмите клавишу Enter или Return .

Затем вы увидите свой расчет, выполненный в соответствии с выбранной вами функцией.

Чтобы ознакомиться с полным набором функций, доступных в Excel, перейдите на вкладку « Формулы ». Затем используйте библиотеку функций на ленте, чтобы выбрать логическую функцию, например ЕСЛИ, или справочную функцию, например ВПР .

Используйте быстрый анализ для добавления форматов, диаграмм, итогов и таблиц

Excel помогает автоматически форматировать ячейки с условным форматированием, создавать диаграммы с рекомендациями, вставлять таблицы и сводные таблицы , а также получать итоги. Но чего вы, возможно, не знаете, так это того, что вы можете делать такие вещи очень быстро с помощью инструмента быстрого анализа. Вот как это работает.

Шаг 1 : Выберите диапазон ячеек, в которых вы хотите выполнить одно из вышеуказанных действий.

Шаг 2 : Нажмите кнопку « Быстрый анализ» , которая отображается в углу диапазона ячеек. Кроме того, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Быстрый анализ» .

Затем вы увидите небольшое поле со списком действий и доступных вариантов для каждого из них. Они различаются в зависимости от типа данных в ваших ячейках, поэтому давайте рассмотрим пример.

Здесь у нас есть оценки учащихся, а диапазон ячеек включает имена, буквенные оценки, числовые оценки и текст «сдал/не сдал». Когда мы открываем инструмент быстрого анализа, мы можем применить условное форматирование, вставить диаграмму, получить итоги, создать таблицу или добавить спарклайны.

Шаг 3 : Просто выберите вкладку для нужного действия, а затем выберите вариант для этого действия.

Бум! Вы только что сэкономили себе массу времени, сделав одну из этих вещей с нуля.

Шаблоны и формулы автозаполнения

Microsoft Excel предоставляет удобную функцию автозаполнения для простого заполнения ячеек. Вы можете ввести в список пару элементов , например месяцы в году, а оставшиеся элементы добавить перетаскиванием. Автозаполнение также помогает копировать и вставлять формулы, созданные с помощью функций, упомянутых ранее.

Заливка узором : введите (как минимум) два элемента списка, выберите ячейку, содержащую второй элемент, затем используйте манипулятор заполнения (знак плюс на границе ячейки), чтобы перетащить оставшиеся ячейки. Например, вы можете ввести январь и февраль, понедельник и вторник или даже А и Б. Затем заполните остальные ячейки!

Заливка формулы : выберите ячейку, содержащую формулу, и используйте маркер заполнения, чтобы перетащить формулу в оставшиеся ячейки. Примечание. Если вы используете абсолютные, а не относительные ссылки, вам потребуется настроить формулы после их заполнения.

Совет . Вы можете заполнить оставшиеся ячейки, чтобы они соответствовали количеству уже заполненных строк, просто дважды щелкнув маркер заполнения.

Автозаполнение — это инструмент Microsoft Excel, который значительно экономит время.

Копировать из строки состояния

Строка состояния в нижней части приложения удобна для просмотра быстрых вычислений, таких как сумма, среднее значение и количество. Но с обновлением Excel для Windows в марте 2022 года вы действительно можете копировать эти расчеты одним щелчком мыши.

Хотя эта функция все еще может быть доступна пользователям, и вы можете ее еще не видеть, ее определенно стоит держать в поле зрения.

Шаг 1 : Во-первых, убедитесь, что расчеты помечены так, чтобы они отображались в строке состояния. Для этого щелкните правой кнопкой мыши строку состояния и выберите каждую, чтобы поставить рядом с ней галочку.

Шаг 2 : Выберите ячейки для отображения нужного расчета в строке состояния.

Шаг 3 : Затем выберите рассчитанное значение в строке состояния. Это помещает его в буфер обмена.

Шаг 4 : Затем вы можете вставить значение в свою электронную таблицу или в совершенно другое приложение.

Возможность копировать значения непосредственно из буфера обмена избавляет вас от необходимости вводить формулу или функцию вручную, но при этом получать нужный результат — быстрее, чем когда-либо!

Хотите еще больше? Взгляните на эти дополнительные советы по работе с электронными таблицами в Excel .