10 вещей, которые могут делать Документы Google, о которых вы не знали
Google Doc может показаться простым на первый взгляд, но в инструменте повышения производительности облака есть много упускаемых из виду функций, которые могут помочь вам сделать больше на работе.
В этой статье мы рассмотрим несколько функций Google Doc, о которых вы, вероятно, не знали, и то, как вы можете использовать их, чтобы сэкономить время при создании контента.
Обратите внимание, что эти функции в основном доступны в настольной версии инструмента Google Docs. Будут указаны те, которые также можно использовать в мобильной версии.
1. Голосовой ввод
Чтобы использовать функцию голосового набора, откройте документ и щелкните Инструменты в строке меню вверху страницы. В раскрывающемся списке выберите Голосовой ввод .
На экране появится микрофон с языковым меню, в котором вы можете выбрать предпочитаемый язык общения. Когда вы будете готовы озвучить свой текст, щелкните микрофон или нажмите Cmd + Shift + S (если вы используете Mac) или Ctrl + Shift + S (если вы используете ПК с Windows), чтобы начать запись.
Чтобы добавить знаки препинания между текстом, произнесите название знака препинания, который вы хотите добавить, например «точка», «запятая» или «знак вопроса». Вы можете дать инструкции по форматированию, такие как «новая строка» или «новый абзац», или «прекратить прослушивание», если вы хотите сделать перерыв в голосовом вводе, и «возобновить», когда будете готовы продолжить.
Найдите команды расширенного редактирования в этом списке команд на странице поддержки Google.
Вы также можете использовать эту функцию для расшифровки любого аудио. Просто воспроизведите звук (со своего телефона или любого другого устройства) для преобразования голоса в текст, и он должен напечатать его за вас. Возможно, вам придется внести несколько изменений, но вы сэкономите много времени.
Функция голосового набора доступна только на рабочем столе, но работает только в браузере Chrome.
2. Автономное редактирование
Многие люди любят Документы Google за их функцию мгновенного сохранения в облаке, но это может быть неудобно, если у вас какое-то время нет доступа к Интернету. Хорошей новостью является то, что вы по-прежнему можете просматривать и редактировать свои файлы в автономном режиме.
Эта функция доступна только в Google Chrome, и вам потребуется установить и активировать расширение Google Docs Offline для Chrome . Кроме того, убедитесь, что вы не находитесь в приватном режиме.
Эту функцию необходимо использовать, когда вы в сети, но как только это будет сделано, вы сможете писать и редактировать текст в автономном режиме, а затем они будут сохранены в облаке, когда вы получите доступ к Интернету. Вот как.
Чтобы можно было открывать и сохранять файлы Документов Google в автономном режиме , следуйте этим инструкциям . Эта функция доступна на ПК, iOS и Android.
3. Отслеживание / восстановление истории версий документа.
Если вы работаете над документом в одиночку или вместе с другими, вы можете отслеживать изменения в документе с помощью функции истории версий.
Вы также можете восстановить документ до предыдущей версии временно или навсегда; функция, которая может быть спасением, если вы случайно удалите части документа и не сможете использовать кнопку « Отменить» для их восстановления.
Чтобы использовать функцию журнала версий, щелкните Файл в строке меню и выберите История версий в раскрывающемся списке. Вы увидите, что вы также можете назвать версию, чтобы вы могли использовать это для отслеживания постоянных изменений в документе, особенно если другие пользователи вносят изменения в тот же документ.
Эта функция доступна только на рабочем столе.
4. Режим предложения и просмотра
Хотя здорово сотрудничать с другими и вместе редактировать документ, может быть сложно (и беспорядочно) отслеживать изменения, внесенные каждым человеком.
Функция предложения позволяет вам просто предлагать правки, если вы не хотите вообще изменять документ. Ваши предложения появятся в редакторе в виде комментариев на боковой панели, и редактор сможет мгновенно внести изменения, приняв предложение. Вы также можете вести беседы с помощью Reply , чтобы вы могли отправлять и получать отзывы прямо на странице документа, не отправляя электронные письма туда и обратно.
Чтобы предложить изменения, нажмите значок карандаша для режима редактирования в правом верхнем углу открытого документа, затем выберите « Предлагать» .
Чтобы просмотреть документ без предложений, нажмите Просмотр . Вы сможете читать без зачеркивания и всплывающих окон с комментариями.
Чтобы сэкономить время, вы можете принять или отклонить все предложения сразу. Нажмите « Инструменты» , затем выберите « Просмотреть предлагаемые изменения» . Нажмите Принять все или Отклонить все .
Эта функция доступна только на рабочем столе.
5. Добавить шрифты
Если вы когда-нибудь захотите стилизовать свой текст под свое сообщение, вы также можете сделать это с помощью Документов Google. Помимо 24 шрифтов по умолчанию, которые уже запрограммированы в инструменте Google Docs, вы можете добавить несколько классных шрифтов на ваш выбор, чтобы визуально улучшить текст.
Чтобы добавить шрифты, просто нажмите « Шрифты» в строке меню и выберите « Другие шрифты» . Выберите столько шрифтов, сколько хотите из предоставленной коллекции.
Эта функция доступна только на рабочем столе.
6. Сравните документы
Это еще одна функция, которую вы можете использовать для отслеживания изменений, внесенных в документ вами или соавтором. Это особенно полезно для больших документов, и, как следует из названия, вы можете сравнить два документа, чтобы увидеть различия между ними.
Чтобы использовать эту функцию, откройте базовый документ, который вы хотите сравнить, затем нажмите Инструменты и выберите Сравнить документы .
В появившемся диалоговом окне выберите документ, с которым вы хотите сравнить его, на вашем Диске, и нажмите « Сравнить» . В поле « Различия атрибутов для» введите имя соавтора, который будет автором предлагаемых изменений в окончательном документе.
Различия будут отображаться так же, как и в режиме предложения, который мы обсуждали выше, и вы также можете принять или отклонить изменения.
Эта функция доступна только на рабочем столе.
7. Найти и заменить
Если вам когда-либо понадобится заменить несколько экземпляров ошибки в тексте, Документы Google позволяют легко это сделать с помощью функции «Найти и заменить».
Для пользователей, знакомых с функцией «Найти и заменить» в Microsoft Word, это работает точно так же.
Чтобы найти в документе определенное слово или фразу, используйте сочетание клавиш Ctrl + F на ПК с Windows или Command + F на Mac. Введите слово в поле «Найти в документе».
Чтобы заменить найденный текст, нажмите на три точки справа и выберите « Найти и заменить» .
Затем введите текст в поле « Найти» и текст для замены в поле « Заменить на» . Прокрутите экземпляры текста с помощью курсора вверх и вниз и нажмите « Заменить», чтобы поменять их местами по отдельности. Или нажмите « Заменить все», чтобы заменить весь выделенный текст сразу.
8. Используйте словарь
Чтобы помочь вам сконцентрироваться и избежать необходимости переключаться между вкладками при поиске значения слова, в Документах Google есть словарь в приложении.
Когда вы печатаете и вам нужно найти слово, выделите слово, затем щелкните правой кнопкой мыши и выберите в меню « Определить» . Инструмент «Словарь» выполнит поиск определения слова в Интернете, и оно появится в правой части экрана.
9. Добавьте языковые акценты
Попрощайтесь с запоминанием сочетаний клавиш с надстрочными знаками или копированием / вставкой букв с надстрочными знаками из других документов.
Чтобы использовать буквы с диакритическими знаками, вам необходимо загрузить надстройку «Easy Accents» . Она позволяет вставлять диакритические знаки для 20 разных языков прямо из боковой панели документа.
Загрузите надстройку Google Doc, открыв меню « Инструменты» , затем нажмите « Надстройки» и « Получить надстройки» . Во всплывающем окне Google Marketplace найдите Easy Accents и нажмите синюю кнопку установки, чтобы добавить его в свою коллекцию надстроек Google Docs.
После установки нажмите на меню Add-Ons для выбора Easy Акценты дополнения и начать добавлять правильные акценты на все иностранные слова.
Это дополнение доступно только для настольных компьютеров, но мобильные клавиатуры обычно поддерживают языковые акценты, поэтому вы сможете писать текст с акцентными знаками на телефоне без надстройки.
10. Создавайте собственные ярлыки.
Большинство людей знакомы с ярлыками Microsoft Word , но вы также можете создавать свои собственные ярлыки в Документах Google. Чтобы создать индивидуальные ярлыки, нажмите « Инструменты»> «Настройки»> «Замена». Вы обнаружите, что уже есть несколько сокращений для дробей и символов (например, изменение 3/4 на ¾), но вы можете добавить свои собственные.
Эта функция доступна только на рабочем столе.
Делайте больше с Google Документами
Теперь, когда вы изучили эти инструменты Google Docs, вы можете использовать их при создании следующего документа. Надеюсь, они облегчат вам жизнь!