10 лучших функций Google Workspace для малого бизнеса

Многие предприятия работают в физических пространствах. Но теперь организационные параметры быстро меняются. Сотрудники больше не проводят собрания в офисе, вместо того, чтобы превращать свои дома в рабочие места.

Благодаря этому переходу сотрудники уравновешивают личные обязанности и работу, что дает технологиям прекрасную возможность ускорить этот процесс. С помощью Google Workspace сотрудники могут более эффективно сотрудничать, оптимизировать свою работу и экономить время с помощью интегрированных инструментов повышения производительности и аналитики на основе искусственного интеллекта.

В этой статье мы рассмотрим 10 функций Google Workspace, которые помогут вашей компании делать больше.

1. Электронная почта под брендом домена с использованием клиента Gmail

Помимо предоставления всех лучших функций Gmail, Google Workspace позволяет вам использовать собственный домен электронной почты. Это означает, что Google Workspace может предоставить вам электронную почту бизнес-класса премиум-класса, которую вы можете контролировать и защищать.

Вам не нужно устанавливать и поддерживать почтовый сервер. И вы также можете добавлять или удалять пользователей электронной почты по мере роста вашего бизнеса. Поскольку у каждого пользователя Gmail может быть до 30 учетных записей псевдонимов, вы можете отправить одно и то же электронное письмо одному и тому же человеку по адресам [email protected], [email protected] и [email protected].

Дополнительным преимуществом использования Gmail для корпоративной электронной почты является то, что пользователи, скорее всего, привыкнут использовать пользовательские учетные записи Gmail. Таким образом, пользователи могут легко переключаться между личной и деловой электронной почтой.

Google Workspace обеспечивает сверхнадежность своих серверов и гарантирует 99,9% времени безотказной работы вашей корпоративной электронной почты. Он также имеет интеллектуальные ответы и лучшие в отрасли фильтры спама, чтобы защитить вашу деловую электронную почту от внешних угроз.

2. Храните файлы и делитесь ими с помощью Google Диска.

Google Диск – это облачная платформа хранения данных Google, которая хранит все ваши файлы в одном безопасном месте. Каждый пользователь имеет доступ к учетной записи Google Диска, где он может хранить свои файлы.

Вы также можете создать учетную запись Google Диска с групповым доступом для обмена файлами и ресурсами. Если вы хотите обмениваться файлами с другими пользователями за пределами вашей группы, вы можете вручную предоставить доступ и назначить каждому пользователю права на чтение, комментарии или запись. Если владелец документа забывает указать пользователя, которому нужен доступ, он может запросить разрешение по электронной почте.

С помощью общего диска товарищи по команде могут легко обмениваться документами и совместно работать над ними. У членов команды уже будет доступ к Диску, и если сотрудник увольняется из компании, менеджер общего диска может отозвать их доступ к Диску.

Поскольку все ваши файлы хранятся в облаке, вам никогда не придется беспокоиться о потере своей работы. Любые изменения файла автоматически сохраняются, поэтому вы можете продолжить с того места, на котором остановились. Вы также получаете более чем достаточно места для хранения с помощью Google Workspace. А если ваши файлы слишком большие, вы можете обновить план подписки до версии Enterprise, чтобы получить неограниченное хранилище.

3. Работайте откуда угодно

Google Workspace позволяет автоматически синхронизировать ваши учетные записи на разных устройствах с компьютера, телефона или планшета для использования в автономном режиме. Вы также можете просматривать и устанавливать приложения Google для работы из любого места , которые интегрируются с Google Workspace.

С помощью Google Meet и Google Chat вы можете проводить виртуальные встречи с членами вашей команды. Календарь группы позволяет вам организовывать встречи и сохранять расписания всех на одной странице. Вы также можете использовать приложения для совместной работы с документами, такие как Google Docs, Google Sheets и Google Slides, для редактирования документов, презентаций и электронных таблиц в режиме реального времени, отслеживая изменения, внесенные другими пользователями, с помощью истории версий.

Поскольку изменения происходят мгновенно, члены команды могут совместно работать над идеями и быстрее достигать консенсуса с помощью дополнительных функций комментариев и предложений.

С помощью Google Currents команды могут создавать свои социальные сети, чтобы оптимизировать свою работу в организации, делиться ресурсами и начинать обсуждения, которые продвигают миссию вашей компании.

4. Полная интеграция со сторонними приложениями.

Вы можете интегрировать Google Workspace с более чем 750 сторонними приложениями, включая программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Эти инструменты расширяют возможности Google Workspace, позволяя объединить инструменты для бизнеса и продаж на одной платформе управления. Некоторые из самых продвинутых инструментов CRM могут синхронизировать расписания в Google Calendar и отслеживать местоположения целевых рынков с помощью Google Maps.

Полная интеграция между платформами внутри Google Workspace обеспечивает бесперебойную работу вашего бизнеса. Это позволяет вам сосредоточиться на всех аспектах вашего бизнеса, стремясь тратить меньше времени на программное обеспечение и больше времени на развитие вашего бизнеса.

Некоторые дружественные к Google сторонние приложения, которые легко интегрируются с Google Workspace, включают Asana для управления проектами и процессами, Zoho Invoice для финансов и бухгалтерского учета, Freshdesk для поддержки клиентов и DocuSign для утверждения подписей.

5. Безопасность бизнес-уровня с использованием конечной точки и консоли администратора

Endpoint Management позволяет вам контролировать устройства, которые получают доступ к аккаунтам Google Workspace в вашей организации. Например, вы можете проверять использование приложения, управлять настройками безопасности и ограничивать доступ на любом конечном устройстве. Это очень полезно в случае утери или кражи устройств. Вы можете стереть конфиденциальные данные, защитив свою компанию от внешних угроз.

Консоль администратора Google Workspace предоставляет интуитивно понятную панель управления для добавления или удаления пользователей и групп, создания ролей и настройки параметров безопасности. Например, вы можете настроить двухэтапную проверку для каждого пользователя или заблокировать доступ ненадежным приложениям к данным компании.

6. Резервное копирование бизнес-данных с помощью Google Vault

Google Workspace предоставляет надежный вариант в случае потери данных, повреждения данных или потенциальных юридических проблем, которые могут возникнуть из-за приостановки аккаунтов.

Используя Google Vault, вы можете хранить важные данные столько, сколько вам нужно. Вы также можете установить правила хранения данных даже для заблокированных учетных записей и удаленных документов.

Поиск данных также относительно прост с помощью поисковых запросов Google и может быть экспортирован в форматы для печати. Примером использования является резервное копирование пользовательских данных для отслеживания их поисковиков, просмотров и общей активности пользователей.

7. Запускайте сайты с помощью Сайтов Google.

Практически не обладая опытом программирования, вы можете быстро создавать веб-сайты, перетаскивая контент в сетки и шаблоны. Вы можете обновить и настроить его по своему вкусу, а также поделиться и сотрудничать со своей командой, прежде чем публиковать его в Интернете.

Он включает те же стили работы, что и Google Docs, с редактированием в реальном времени, добавлением комментариев и управлением доступом для секретных членов команды.

8. Производительность и аналитика на основе искусственного интеллекта

Google Workspace использует Google AI, чтобы помочь вам анализировать и оптимизировать рабочие процессы. Он использует машинное обучение, обработку естественного языка и распознавание изображений для автоматизации ручных задач, предоставляя вам аналитические данные на основе данных для принятия обоснованных бизнес-решений.

Например, Google Docs включает Google Grammar Checker на базе искусственного интеллекта, который анализирует структуры предложений в режиме реального времени, выявляет ошибки и предлагает правильные альтернативы.

Smart Compose и Smart Reply также анализируют электронные письма, предлагая текст для завершения предложений и предлагая быстрые ответы на естественном языке. Google Таблицы также интегрируют BigQuery, который помогает вам удобно управлять, анализировать и интерпретировать большие объемы данных.

9. Работа с популярными типами файлов Office

С помощью Google Workspace вы можете легко открывать и редактировать файлы стандартных офисных форматов. Вы также можете экспортировать файлы и обмениваться ими с людьми за пределами вашей организации (которые могут не использовать Google Workspace). Примеры основных функций офисного пакета:

• Google Docs – текстовый редактор Google для создания документов.
• Google Таблицы – программное обеспечение Google для работы с электронными таблицами для визуализации и анализа данных.
• Google Slides – программа Google PowerPoint для создания слайд-шоу.

В то время как приложения Microsoft Office обладают обширной функциональностью, Google Workspace предоставляет интуитивно понятный интерфейс, созданный для совместной работы и простоты использования.

По теме: Что такое Smart Canvas? Как это сделает Google Workspace еще лучше

10. Принимайте решения на основе данных с помощью Google Таблиц.

Ценный инструмент для работы с данными Google Workspace – это Google Таблицы. Он предлагает гибкость в отслеживании, организации и оценке данных компании.

Это важно для многофункциональных бизнес-процессов, таких как финансовый учет, управление проектами, отслеживание расписаний сотрудников и создание годовых отчетов для заинтересованных сторон. Google Таблицы включают более 400 встроенных формул и функций, сводные таблицы и параметры условного форматирования, которые помогут вам выполнять статистический анализ и определять тенденции в данных компании.

Google Таблицы также предлагают шаблоны, которые помогут вам отслеживать огромные объемы информации на релевантной и настраиваемой панели инструментов. Шаблоны помогают автоматизировать повторяющиеся задачи и ввод данных вручную с использованием предварительно настроенного форматирования и функций.

Несколько примеров шаблонов включают отчет о прибылях и убытках, генератор счетов, управление запасами, цели и ключевые результаты компании (OKR), ключевые показатели эффективности маркетинга (KPI) и отчеты о движении денежных средств. Их также можно изменить в соответствии с потребностями вашего бизнеса, если полей по умолчанию недостаточно.

Оптимизируйте свою работу с помощью Google Workspace

Google Workspace предлагает согласованный пользовательский интерфейс на всех устройствах, удобную совместную работу в режиме реального времени, а также многофункциональный пакет электронной почты и офисный пакет для вашего бизнеса. К тому же это вполне доступно.

Вы можете получить настраиваемую и безопасную корпоративную электронную почту, 100 участников видеоконференций, 30 ГБ облачного хранилища на каждого пользователя, средства безопасности и управления за 6 долларов США на пользователя в месяц.