11 советов по блокировке времени, которые улучшат концентрацию внимания
Если вы знакомы с производственным сообществом или читали книгу Кэла Ньюпорта «Глубокая работа», вы, вероятно, слышали термин «временная блокировка».
Ежедневно тратя от 15 до 20 минут на подготовку календаря к следующему, Ньюпорт утверждает, что вы можете выполнить такой же объем работы за 40-часовую неделю с ограничением по времени, как и за 60-часовую незапланированную неделю.
Вы хотите делать больше каждый день? Продолжайте читать, потому что эта статья покажет вам, как это сделать с блокировкой времени.
1. Выделите немного времени на планирование
Первое, что вам нужно сделать, это потратить немного времени на то, чтобы определить, что вам нужно сделать до окончания недели. Решите, что делает неделю хорошо проведенной.
Начните с написания от трех до пяти наиболее важных задач, которые вам необходимо выполнить. Приложения для принятия решений могут помочь сделать это проще
После того, как вы обрисовали в общих чертах самое важное, отметьте любые другие важные задачи, которые не так важны, как ваши приоритеты.
Если вы работаете по восьмичасовому дню, разделите его на части разного размера. Было бы полезно, если бы вы посвятили каждый из этих слотов определенной задаче или набору задач. Календарь Google отлично подходит для этого, но ручка и бумага тоже подойдут. В качестве альтернативы вы можете попробовать другое приложение-календарь.
2. Будьте честны с собой
Не пытайтесь втиснуть в один день слишком много. Слишком легко недооценить, сколько времени займет выполнение задачи, особенно если вы предполагаете, что вы будете на 50 процентов эффективнее, чем обычно. Если вы никогда раньше не отслеживали свое время, вам потребуется некоторое время, чтобы научиться этому.
Вам нужно точно знать, как долго вы можете сосредоточиться на глубокой и сложной работе. Если вы выделяете четыре часа на глубокую работу, но можете по-настоящему сосредоточиться только на два часа, это два часа, потраченные впустую, которые можно было бы потратить на менее сложные задачи.
По мере того, как вы узнаете больше о том, как вы работаете и сколько времени занимает выполнение каждой задачи, ваши оценки временных блоков станут более точными. А взамен вы станете более продуктивным.
3. Вы тоже можете заблокировать реактивную работу по времени
Вы работаете на реактивной работе? Не бойтесь, потому что блокировка времени все еще может работать на вас.
Если большая часть вашей работы проводится в почтовом ящике, запланируйте 30 минут каждые два часа в своем почтовом ящике. (Это большое дело? Добавьте некоторую информацию в свою подпись, чтобы люди знали, что вы проверяете электронную почту только несколько раз в день, чтобы поддерживать продуктивность.)
Если вам нужно отвечать на звонки в течение дня, вместо того, чтобы отвечать на телефонные звонки каждый раз, когда они звонят, включите автоответчик и запланируйте несколько периодов в течение дня, когда вы отвечаете на свои сообщения. Это сокращает перерывы в другие периоды времени, позволяя вам выполнять свою работу наилучшим образом.
4. Избавьтесь от отвлекающих факторов.
Теоретически блокировка времени отлично работает. Но на самом деле вы боретесь со множеством отвлекающих факторов. Чтобы эффективно блокировать свое время и придерживаться расписания, вам нужно избавиться от всего, что пытается привлечь ваше внимание.
Всякий раз, когда вы концентрируетесь на запланированной задаче, сосредотачивайтесь только на этой запланированной задаче. Закройте вкладку Facebook, переведите телефон в режим полета и попросите коллег не беспокоить вас. Если нужно, наденьте и наушники.
Не переключайтесь на другие задачи, пока ваше время не истечет для текущего. Часто вы будете удивлены, как много вы успели сделать.
5. Не будьте слишком конкретными
Общеизвестно, что люди плохо умеют предсказывать, сколько времени на это уйдет. Если мы слишком конкретны с нашим временным блокированием («30 минут, чтобы забронировать место для вечеринки»), мы уже потерпели неудачу, когда не достигли этой точной цели.
Вместо этого делайте свои отрезки времени относительно расплывчатыми, но все же работайте над достижением определенной цели.
Например, «30 минут на организацию вечеринки» подойдет. Вместо того, чтобы забронировать место проведения, 30-минутный блок может привести к сокращению списка мест – так что, по крайней мере, вы добились прогресса!
Эти быстрые победы – это то, что сохраняет мотивацию на долгое время.
6. Блокировка по времени не означает отсутствия выбора
Некоторым людям не нравится отсутствие выбора в течение дня и они опасаются, что временная блокировка приведет к полному отсутствию выбора. Но это не обязательно.
Хорошая идея – сделать блок расплывчатым. Вы можете называть их такими вещами, как «создавать слайды PowerPoint» или «писать статьи», если у вас есть много задач, которые нужно выполнить в одной области.
Дело не в том, чтобы выполнять определенные задачи за один присест. Это для прогресса в нужных вам областях, независимо от того, на какой именно проект вы посвящаете время.
7. Делайте подробные записи.
При регулярном переключении с одной задачи на другую переход к следующей задаче может занять много времени. Чтобы блокировать время успешно, вы должны быть в правильном настроении.
Для этого постарайтесь вести подробные записи. Вы можете сделать это в своем календаре Google или на бумаге. Упомяните, где вы в последний раз работали над проектом, какие прорывы вы сделали, и что нужно делать дальше.
Потратьте последние несколько минут каждого временного блока на написание этих заметок, чтобы вы могли войти в следующий временной блок с ясным умом.
8. Регулярно проверяйте
В конце каждой недели, месяца или квартала (в зависимости от того, что лучше для вас) просмотрите различные проекты, над которыми вы работали, чтобы увидеть, работает ли ваш подход ограничения времени на вас, и узнать, какие проекты вам нужно назначить больше блоков времени. Это единственный реальный способ научиться эффективно определять свое время.
Во время обзора задайте себе следующие вопросы по каждому проекту:
- Чего я добился с момента последнего обзора?
- Какие задачи мне нужно выполнить перед следующей проверкой?
- На каком этапе я работаю с каждым из моих проектов?
Благодаря этому обзору вы сможете гораздо лучше принимать решения на будущее.
9. Изучите свои биологические часы
Прочтите немного о циркадных и ультрадиановых ритмах и узнайте, как определить, какие часы каждого дня наиболее продуктивны. Затем соответствующим образом запланируйте свои временные блоки.
Многие люди находят наиболее креативными в ранние часы. Если вы знаете, что можете лучше сосредоточиться во второй половине дня, организуйте свои временные блоки, чтобы максимально использовать это время для своих главных приоритетов недели.
10. Не будьте слишком профессиональны
Работа без передышки отупляет Джека. Убедитесь, что вы выделяете время для отдыха и расслабления в свои дни.
Выделите время, чтобы провести с любимым человеком. Время проводить самостоятельно. Время заниматься спортом. Пора идти по магазинам. Время ничего не делать. В противном случае все эти важные задачи могут отойти на второй план, и вы обнаружите, что в курсе дел, когда дело доходит до работы, но полностью отстаете в личной жизни.
11. Используйте напоминания, которые работают
Будь то всплывающее окно календаря, напоминание по электронной почте, таймер на вашем телефоне или старый секундомер, вам нужно убедиться, что вы настроили напоминания, которых вы уверены, что будете придерживаться. Если вы готовы потратить дополнительные 10 минут на каждую задачу, вы скоро отстанете от других проектов.
Убедитесь, что вы знаете, когда ваш временной блок подходит к концу, чтобы вы могли войти в правильное настроение, чтобы перейти к следующему блоку.
По сути, временная блокировка – это простое упражнение по разделению дня на различные отрезки времени. Если придерживаться, это помогает нам достичь всего, что нам нужно, тем самым уменьшая стресс.
Конечно, есть проблемы с мотивацией, способностью предсказать, сколько времени займет работа, и непредвиденные сбои. Но использование этого метода может помочь нам сократить откладывание на потом и расточительство, сделать рабочий день более эффективным и вернуть нам личное время.
Заблокируйте свое время, чтобы повысить отдачу
В мире отвлекающих факторов блокировка времени – отличное решение, позволяющее выполнять работу и при этом наслаждаться личной жизнью. Освоение практики может занять некоторое время, но как только вы там окажетесь, вы сделаете гораздо больше за более короткие сроки.
Самое главное – это начать. Записывайте свои самые важные цели, начинайте медленно и отслеживайте свой прогресс. В конце концов, вы станете мастером продуктивности.