5 вещей, которых следует избегать в Excel

Excel – отличный инструмент для обработки данных, но у него есть свои ограничения. Если у вас слишком сложные формулы или если ваш компьютер дает сбой при открытии файла Excel, возможно, вам стоит подумать об использовании другого формата файла.

Итак, для каких вариантов использования вам следует рассмотреть другое программное обеспечение? Вот несколько ситуаций, когда вам следует использовать другое приложение.

1. Огромные базы данных

Если вы плохо разбираетесь в компьютерах, вы, вероятно, думаете, что Excel (или Google Таблицы) – единственный способ хранить данные. В конце концов, в последних версиях Excel 16 384 столбца и 1 048 576 строк, всего 17 179 869 184 ячеек.

Хотя это большой объем информации, вы должны знать, что ваш компьютер загрузит все сразу. Поэтому, если вы используете много ячеек, вы можете ожидать, что ваш компьютер будет работать медленно. Сотня или даже тысяча строк не проблема.

Однако, если вы продолжаете собирать данные на протяжении многих лет или если у вас есть несколько пользователей, добавляющих информацию в один файл, даже мощным компьютерам будет сложно загрузить его. Это связано с тем, что Microsoft загружает все данные при открытии файла.

Хотя это полезно для анализа краткосрочных данных, это приводит к потере вычислительной мощности, если вам нужно только проанализировать конкретную информацию. Например, если вам нужен адрес электронной почты клиента, вам не нужно загружать всю остальную базу данных клиентов.

Хорошей альтернативой для хранения данных является использование специального программного обеспечения или службы базы данных. Они предлагают те же функции, что и Excel, такие как аналитика данных, но с еще большей функциональностью. Вы можете использовать Microsoft Access, если вы поклонник Microsoft Suite. Другие альтернативы включают LibreOffice Base и другие.

2. Комплексный анализ данных

В Microsoft Excel имеется значительное количество доступных формул. Он предлагает простейшую формулу суммы для сложных функций, таких как чистая приведенная стоимость (вычисляет временную стоимость денег) и прогноз (используется для вычисления будущей стоимости).

Однако, если вы обнаружите, что выполняете несколько сложных функций, пора подумать о других решениях. Excel – отличный инструмент, если все переменные вашей формулы основаны на необработанных данных. Но если вы обнаружите, что ваши функции основаны на ячейках, которые сами по себе являются формулами, подумайте об использовании специального программного обеспечения для аналитики.

Если ваши электронные таблицы основаны на нескольких формулах, дополнительный уровень сложности означает, что ошибки легко остаются незамеченными. И даже если вы обнаружите ошибки, их нелегко отследить, если ваши формулы состоят из трех строк.

Вместо того, чтобы использовать Excel для сложных сценариев, попробуйте изучить язык программирования, например Python. Это легко понять, и есть несколько бесплатных ресурсов, которые помогут вам начать работу . А если вы не склонны изучать программирование, вы также можете использовать специальные инструменты анализа данных , которые намного проще в использовании.

3. Управление проектом

До появления специальных инструментов управления проектами, таких как Asana и Trello, многие профессионалы использовали Microsoft Excel. В конце концов, это легко настроить. Есть даже шаблоны, которые вы можете скачать, чтобы помочь вам начать работу.

Но как только ваша команда растет или у вас появляется больше проектов, все становится сложнее. Если вы не используете онлайн-версию Excel, ваша группа не сможет одновременно использовать ваш файл управления проектом. А когда вы добавляете больше задач и подзадач, на одном листе может оказаться слишком много информации.

Кроме того, чем больше людей имеют доступ к файлу, тем выше вероятность непреднамеренной путаницы. Они могут случайно изменить формулу или даже удалить важную информацию. Создание и назначение зависимостей проекта также может сбивать с толку.

Вот почему лучше всего получить специальное приложение для управления задачами для управления вашей командой. Специально созданные приложения позволят вам и вашей команде получить четкое представление обо всем, что нужно сделать. Вы даже можете назначать задачи конкретным участникам, чтобы ничего не упустить из виду.

А если у вас ограниченный бюджет, вы можете найти бесплатные инструменты для управления проектами в Интернете. Теперь вы можете держать всех на одной странице, не тратя ни копейки.

4. Формы

Из-за своей доступности Excel часто используется как форма. Было много случаев, когда на мероприятиях и собраниях для регистрации гостей использовались ноутбуки и файлы Excel.

Использование Excel (или любой другой таблицы) в качестве формы удобно, поскольку организаторы могут напрямую анализировать свои данные. Однако у этого есть несколько недостатков.

• Во-первых, у вас не будет контроля над вводом данных. Кто угодно может ввести неверную информацию, и вы не станете мудрее. Также нет стандартизации данных. Один человек мог печатать в штате Нью-Йорк, в то время как другой мог писать в Нью-Йорке. Это проблематично при анализе данных.
• Во-вторых, если у вас несколько сайтов регистрации, у вас будут отдельные наборы данных, требующие консолидации. Это требует времени и может привести к ошибкам в ваших данных. Это также может привести к дублированию усилий, поскольку пользователи могут вводить свои данные дважды.
• В-третьих, нет конфиденциальности данных. Если вы используете электронную таблицу, любой может просматривать записи и собирать данные. Они могут даже изменить существующую информацию, что исказит ваши данные. Если утечка данных произойдет из-за вашей регистрации в Excel, вы можете понести ответственность.
• Наконец, если вы собираетесь использовать Excel для онлайн-регистрации, он не подходит для больших баз данных, как уже было сказано.

5. Анализ финансовых данных

Когда вы используете Excel для отслеживания финансовых данных, скорее всего, вам придется ссылаться на несколько источников. Этими источниками могут быть другие файлы Excel, онлайн-базы данных и даже финансовые веб-сайты. Однако по мере их добавления возрастает вероятность появления ошибки или получения устаревшей информации.

Еще в 2012 году в JP Morgan произошел инцидент , когда в формуле случайно использовались суммы цен вместо их среднего значения при вычислении риска. Это, в свою очередь, дало результат примерно на две величины ниже фактического значения и привело к тому, что банк потерял 6 миллиардов долларов на торговых операциях.

Хотя есть и другие проблемы, эта неправильно написанная формула является частью каскада ошибок, которые привели к этой огромной потере.

Используйте специальное программное обеспечение

Microsoft Excel – отличная электронная таблица. Он отлично подходит для небольших наборов данных или если вы пробуете его в качестве доказательства концепции. Но если вы хотите масштабировать свою работу, вам следует подумать о специальном программном обеспечении.

Использование программного обеспечения, разработанного специально для ваших целей, даст вам лучшую функциональность, ускорит работу и позволит выполнять задачи более эффективно. Хотя для настройки некоторых из них потребуется время или деньги (или и то, и другое), в конечном итоге это сэкономит вам деньги.