5 приемов Microsoft Word, которые произвели революцию в моем рабочем процессе

Microsoft Word является важной частью нашей повседневной работы, но это не значит, что мы всегда используем его по максимуму. Со временем Microsoft добавила новые функции , которые сделали Word более надежным, но вы не всегда имеете представление о новых функциях или даже об этих полезных скрытых инструментах.

Чтобы улучшить рабочий процесс при использовании Microsoft Word, вот пять приемов, которые значительно улучшили мое время работы с приложением. За эти годы они сэкономили мне время, снизили риск ошибок и повысили эффективность использования Word.

Отслеживайте только свои изменения

Если вы сотрудничаете с другими над своими документами Word, возможно, вы знакомы с отслеживанием изменений. Эта удобная функция позволяет легко видеть все добавления или изменения в документе.

С обновлением Word в конце 2021 года Microsoft добавила возможность отслеживать только ваши изменения. Для тех случаев, когда вам не нужно, чтобы все следили за своими, и вы просто хотите видеть свои собственные, это отличная функция.

Шаг 1: Откройте документ Word и перейдите на вкладку «Рецензирование».

Шаг 2. Щелкните стрелку раскрывающегося списка « Отслеживание ».

Шаг 3. Затем щелкните стрелку « Отслеживание изменений » и выберите «Только мое» .

Затем вы можете вносить изменения в документ, добавлять комментарии и принимать изменения, которые вы вносите самостоятельно, без участия ваших соавторов.

Получите больше преимуществ от буфера обмена

Буфер обмена Office — это функция, которую вы можете использовать в других приложениях Office, таких как Excel и Outlook, в дополнение к Word. С его помощью все, что вы копируете, остается в буфере обмена, пока вы не скопируете что-то еще.

Что делает буфер обмена таким полезным инструментом, так это то, что вы можете повторно использовать до 24 элементов из его истории. Это включает в себя текст, а также изображения. Кроме того, это работает независимо от того, используете ли вы « Правка » > « Копировать », щелкните правой кнопкой мыши и « Копировать » или сочетание клавиш Ctrl + C.

Чтобы просмотреть буфер обмена, перейдите на вкладку « Главная » и щелкните кнопку запуска диалогового окна «Буфер обмена». Это крошечная стрелка в правом нижнем углу раздела «Буфер обмена» на ленте.

С левой стороны вы увидите открытую панель задач буфера обмена со списком скопированных вами элементов. Выберите элемент, чтобы вставить его в документ. Вы также можете щелкнуть стрелку справа от элемента и выбрать « Вставить » или, чтобы удалить его, выбрать « Удалить » .

В верхней части панели задач вы увидите дополнительные действия для элементов « Вставить все » или « Очистить все », оба из которых удобны.

Это реально экономит время, если вы часто используете действия копирования и вставки в своих документах Word.

Вставить случайный текст для заполнителей

Если вам когда-либо приходилось тратить время на создание документа без текста, вы оцените следующий трюк для Microsoft Word. Вы можете ввести простую строку, и Word вставит для вас случайный текст. Это идеально подходит для заполнителей, пока у вас не будет нужного текста.

Есть два способа добавить этот текст в документ.

Способ 1. Для случайного текста, где P — количество абзацев, а S — количество предложений, которые вы хотите, введите следующее:

 =СЛУЧАЙ(P,S)

Например, =СЛУЧАЙ(2,3) дает два абзаца по три предложения в каждом.

Способ 2. Для lorem ipsum (общий текст-заполнитель) введите команду ниже. Как и в случае RAND, используйте числа для обозначения количества абзацев (P) и предложений (S), которые вы хотите вставить.

 =ЛОРЕМ(P,S)

Таким образом, =LOREM(4,2) предоставляет вам четыре абзаца, каждый из которых содержит два предложения.

Сразу после ввода команды текст появится в вашем документе, готовый для использования в качестве заполнителя в шаблоне или документе Word .

Сохраняйте и повторно используйте текст, изображения и многое другое

В любое время, когда вы можете повторно использовать что-то при создании документа, например буфер обмена выше, это долгожданная функция.

Microsoft Word предлагает Quick Parts и AutoText, которые работают аналогично, позволяя вам сохранять и повторно использовать текст, изображения, таблицы, подписи и другие элементы. Если вы обнаружите, что печатаете или вставляете одно и то же снова и снова, то эти инструменты для вас.

Шаг 1: Выберите текст, изображение или другой элемент, который вы хотите сохранить.

Шаг 2. Перейдите на вкладку « Вставка » и щелкните стрелку раскрывающегося списка « Быстрые детали ».

• Чтобы сохранить его как экспресс-деталь, выберите « Сохранить выделенное в галерее экспресс-деталей» .
• Чтобы сохранить его как автотекст, перейдите к автотексту и выберите « Сохранить выделение в галерее автотекста» .

Шаг 3: В появившемся всплывающем окне вы можете дать ему значимое имя, выбрать, в какую галерею его сохранить, добавить категорию и заполнить любые другие данные по своему усмотрению.

Шаг 4: Нажмите OK , чтобы сохранить вашу запись.

Когда вы будете готовы использовать сохраненный выбор, поместите курсор в документ, где вы хотите. Вернитесь на вкладку « Вставка », щелкните стрелку раскрывающегося списка « Экспресс -блоки» и выберите элемент. Затем он появится в вашем документе в том месте, которое вы указали курсором.

Основное различие между экспресс-блоками и автотекстом заключается в том, что автотекст является частью функции экспресс-блоков, и у каждого из них есть собственная галерея для сохраненных элементов.

Что бы вы ни выбрали, а может быть, и то, и другое, вы оцените этот замечательный способ сэкономить время и уменьшить количество ошибок, связанных с повторным вводом или чтением одного и того же контента.

Захват и вставка скриншотов

Еще один прием повышения производительности Word, о котором стоит упомянуть, — это инструмент «Снимок экрана». С его помощью вы сможете быстро и практически без усилий вставить скриншот в свой документ. Вы можете выбрать другое открытое окно на рабочем столе или вставить скриншот того, что вы сделали вручную.

Чтобы использовать инструмент, перейдите на вкладку « Вставка » и щелкните стрелку раскрывающегося списка « Снимок экрана ».

В верхней части окна вы увидите другие открытые окна. Выберите одно из них, чтобы вставить его в документ, а затем отформатируйте или отредактируйте его, как любое другое изображение в Word.

Кроме того, вы можете захватить определенную часть экрана или другое окно. Выберите «Вырезка экрана» . Вы увидите, как ваш курсор изменится на перекрестие. Перетащите, чтобы захватить нужную часть, и отпустите, когда закончите. Вырезка автоматически появится в вашем документе в виде статического изображения.

Когда вам нужны снимки экрана с вашего компьютера , вы можете избавиться от необходимости открывать инструмент для создания снимков экрана, захватывать то, что вам нужно, изменять размер и сохранять его, а затем возвращаться к документу, чтобы вставить его. Просто используйте встроенный в Word инструмент для создания снимков экрана.