5 причин использовать инструменты для совместной работы вместо электронной почты
Рабочие места все чаще переводятся в цифровую форму за счет автоматизации и эффективных альтернатив. Несмотря на то, что электронные письма были полезны в течение долгого времени, технологии познакомили нас с более прямыми и эффективными инструментами для общения и сотрудничества.
Возможно, вам нужны инструменты, более удобные для совместной работы. Возможно, вы устали от электронных писем из-за того, что хотите использовать профессиональный язык или просто потому, что не знаете, как управлять своим перегруженным почтовым ящиком.
Существует множество инструментов для совместной работы, которые помогут вам избавиться от стресса, связанного с электронной почтой. Вот почему вы должны использовать их вместо этого!
1. Экономьте время
В инструментах для совместной работы есть варианты уведомлений, чтобы предупредить вас или ваших коллег о появлении сообщения. Несмотря на то, что вы можете включить уведомления по электронной почте, инструменты совместной работы упрощают взаимодействие членов команды с помощью эффективных чатов, а не электронных писем.
Slack – одна из наиболее популярных платформ для совместной работы в удаленной работе. Slack предлагает множество преимуществ, обеспечивающих эффективное общение. Чтобы организовать свое общение, вы можете создать отдельные каналы для каждой команды и темы.
2. Прямое общение
Инструменты для совместной работы позволяют более эффективно общаться. Вместо того, чтобы отправлять CC нескольким людям или отправлять широковещательное электронное письмо, вы можете просто отправить одно сообщение в платформу чата. Кроме того, использование инструментов совместной работы побудит вас и ваших коллег задавать вопросы на открытой платформе вместо отправки электронных писем.
Наиболее эффективная часть использования этих инструментов заключается в том, что вы можете общаться в режиме реального времени. Если вам нужно задать быстрый вопрос, отправка электронного письма – не лучший вариант, так как вашим товарищам по команде может потребоваться больше времени, чтобы ответить. Например, в Slack есть функция упоминания, которая отправляет push-уведомления, чтобы привлечь чье-то внимание. Есть несколько альтернатив Slack для командного общения .
3. Избегайте перегруженного почтового ящика.
Если вы используете приложения для совместной работы для общения и совместной работы, вам не нужно иметь дело с перегруженным почтовым ящиком или терять важные вещи в своих письмах. Хотя инструменты для совместной работы могут не полностью устранить необходимость в электронной почте, использование приложений для обмена сообщениями на рабочем месте, таких как Microsoft Teams или Slack, снижает необходимость в отправке некоторых электронных писем.
4. Совместная работа с документами в реальном времени
Программное обеспечение для совместной работы позволяет вам и членам вашей команды одновременно работать над живым проектом. Google Docs – один из самых популярных инструментов для совместной работы с документами, который позволяет сотрудничать в реальном времени.
Вы также можете использовать такие инструменты, как Dropbox Paper, которые служат той же цели. Пока вы вносите изменения в Dropbox Paper в реальном времени, ваша команда может добавлять комментарии и предлагать изменения. Это позволяет вашей команде испытать живую сессию вместо того, чтобы отправлять документы туда и обратно для редактирования.
Google также создал приложения и функции, которые команды могут использовать для улучшения взаимодействия и совместной работы.
5. Легко находите информацию
Программное обеспечение для совместной работы упрощает поиск информации, поскольку важные документы могут храниться на общей платформе. С другой стороны, электронная почта не так эффективна при поиске информации.
Электронная почта – это закрытая платформа, которая не позволяет вам искать данные, которые не были отправлены вам напрямую. Например, если вы используете Slack и приветствовали новых участников в своей команде, ваши новые участники могут получить доступ к информации, ссылкам и документам, которыми они поделились до того, как они присоединились к команде.
Изучите некоторые инструменты для совместной работы
Итак, вот несколько причин, по которым переключение с общения по электронной почте на что-то более интуитивное, например совместную работу в реальном времени, может быть полезным. Помимо простоты использования, они предоставляют отличные инструменты для быстрого и эффективного общения.