5 способов, которыми PhraseExpress может помочь улучшить командную работу

PhraseExpress предлагает ряд ценных услуг по повышению производительности. Его основная цель – предоставить отличные инструменты расширения текста, которые позволяют пользователям писать быстрее и эффективнее. Но PhraseExpress также является отличным инструментом для улучшения рабочего процесса вашей команды.

Если ваш бизнес зависит от слаженной команды людей, вот пять способов, которыми может помочь PhraseExpress.

Что такое PhraseExpress?

PhraseExpress – это программа, которая поможет вам печатать быстрее. Вы можете настроить сочетания клавиш для определенных слов или предложений. Затем, когда вы используете эти ярлыки, PhraseExpress автоматически заполняет фразы целиком.

Изучите достаточно информации в Интернете, и вы встретите десятки различных способов расширения текста. Например, достаточно всего нескольких шагов, чтобы научиться создавать собственные расширения текста в Microsoft Word .

Особенность PhraseExpress заключается в том, что он работает во многих местах. Независимо от того, пишете ли вы отчет или электронное письмо, вы можете сделать так, чтобы часто используемые фразы появлялись за половину нажатия клавиш.

Присоединяясь к PhraseExpress, вы можете начать с 30-дневной бесплатной пробной версии всех его услуг. После этого ваша учетная запись возвращается в бесплатную личную учетную запись, но без крутых коммерческих игрушек.

Чтобы получить их обратно, выберите подписку Standard, Professional или Enterprise. Как вы можете видеть ниже, каждый пакет имеет все больше и больше преимуществ.

Если вы работаете в команде и хотите хорошо работать вместе, версия Enterprise – лучший выбор. Его особенности показывают, что такое сложная система PhraseExpress.

Доступ к нескольким языкам и надстройка для Outlook – большие преимущества пакета Enterprise, но даже подписка Standard PhraseExpress может помочь вашей команде улучшить рабочий процесс.

1. Члены команды следуют одним и тем же правилам фразировки.

PhraseExpress заботится о том, чтобы все были на одной странице, когда доходит до руководств по стилю. После того, как администраторы настроили сочетания клавиш для разных фраз, вся команда сможет получить к ним доступ и использовать их. Каждый может просматривать, изучать и применять ярлыки расширения текста для всех ваших общих задач.

PhraseExpress также очень легко обновлять, позволяя всем видеть любые изменения в правилах.

Для дополнительной организации вы получите центрального менеджера клиентов как часть установки. Он контролирует все, от настроек программы и уведомлений сервера до статистики использования и разрешений учетной записи.

Если быть более точным, вы можете указать, какой человек или группа могут читать или редактировать определенные папки. Для этого перейдите на панель инструментов « Фразы» вверху и нажмите « Права доступа» . Затем сделайте соответствующий выбор из раскрывающихся меню. Варианты становятся яснее по мере роста команды и лучшего знакомства с системой.

Ограничения программы – еще один инструмент, помогающий управлять вещами. Значок находится рядом с правами доступа и открывает аналогичное окно, в котором можно выбрать доступное программное обеспечение, для которого можно ограничить или исключить папку или фразу. Вы также можете выбрать условия. Тогда только члены команды, использующие эти программы в этих условиях, могут использовать расширения текста.

2. Высокопроизводительная локальная сеть обеспечивает хороший рабочий процесс.

Локальная сеть обычно является сердцем общения в любом техническом офисе. Благодаря поддержке серверов Microsoft, Citrix и NAS система, которую предоставляет PhraseExpress, должна поддерживать вашу командную работу в отличной форме.

Вы можете установить PhraseExpress как на Windows, так и на Mac, но каждая платформа должна загружать разные файлы и следовать своему собственному процессу. Другой вариант – портативная версия PhraseExpress, которая устанавливается на USB-устройство и может перемещаться между компьютерами.

Это полезно, например, если член команды работает с портативного компьютера с ограниченным пространством.

Выберите лучший вариант для своей группы. После того, как вы добавите необходимое программное обеспечение на все свои компьютеры и свяжете их с главным сервером, все готово. Вот как сеть может совместно использовать программу.

Убедитесь, что ваше местное соединение работает хорошо, создает прочную основу для совместных потребностей вашей группы. В конце концов, каждый пользователь сможет работать и писать в соответствии с внутренними стандартами, не теряя ни секунды.

3. Некоторые меры безопасности позволяют сохранять душевное спокойствие

Ваши сохраненные фразы могут включать имена и адреса, поэтому безопасность является главным приоритетом. Онлайн-возможности PhraseExpress делают это еще более важным. Инструменты ограничения, о которых мы уже говорили, являются идеальным способом обеспечения безопасного совместного использования ресурсов вашей командой для защиты конфиденциальности ваших клиентов.

Не стоит недооценивать и центрального менеджера по работе с клиентами. Он может контролировать общее использование, а также контролировать права доступа.

Кроме того, вы можете предпринять и другие меры, например, создать пароли со сквозным шифрованием AES. Это предотвращает несанкционированный доступ к данным при передаче от одного пользователя к другому.

Чтобы добавить шифрование, перейдите на вкладку Файл и выберите Установить пароль . Всплывает окно. Введите надежный пароль и отметьте условия, которые хотите использовать. После нажатия кнопки ОК защищенный файл будет открыт только для людей с паролем.

4. Облачная поддержка для сотрудничества на новом уровне

Если команда в основном базируется в офисе, локальная сеть будет работать нормально. Но для некоторых творческих проектов нужно, чтобы люди постоянно находились в движении. Когда дело доходит до таких условий удаленной работы, облачная синхронизация делает PhraseExpress гораздо более полезным для команды.

Вы можете обмениваться фразами и папками через Интернет, используя всех популярных облачных провайдеров – OneDrive, Dropbox, Google Drive, Synology. Среди всех функций PhraseExpress это лучший вариант, потому что коллегам намного проще сотрудничать на огромных расстояниях.

5. Кросс-платформенная совместимость для компьютеров и мобильных устройств.

Чтобы еще больше повысить удобство использования программного обеспечения, разработчики PhraseExpress разработали его для работы на как можно большем количестве устройств. Однако существуют различия в том, какие сервисы могут использовать каждая платформа.

В Windows открыты все параметры, независимо от того, есть ли у вас личное или профессиональное членство.

Mac имеют меньший набор функций, но система клиент-сервер, которую вы получаете, не менее эффективна. Все, что вы потеряете, – это инструменты на базе Windows, такие как надстройка Outlook, трюки с буфером обмена и возможность импорта расширений текста из MS Word. Кроме того, производительность и возможности совместного использования остаются прежними.

PhraseExpress также доступен на iPhone и iPad с инструментами, аналогичными инструментам компьютерных версий. Однако у мобильной версии есть недостатки. Например, вы не можете создавать и редактировать макросы или использовать внешнюю клавиатуру.

Тем не менее, PhraseExpress на iOS не менее удобен. Даже на портативном устройстве пользователи могут получить доступ к общим ресурсам команды. Застрять за столом – не единственный способ максимально использовать возможности профессионального расширения текста.

К сожалению, пользователей Android ждут плохие новости. Из-за технических проблем между программированием Google Drive и PhraseExpress приложение Google Play больше не доступно. До тех пор, пока это не так, члены команды в пути могут захотеть вложить деньги в устройство iOS для работы.

Скачать: Text Expander PhraseExpress (доступна бесплатная, премиум-версия)

Делитесь расширениями текста и работайте лучше в команде

На PhraseExpress есть множество удобных инструментов и приемов, которые могут ускорить ваше письмо. Но его ценность для сети пользователей не менее велика.

Будь то локально или через облако, вы можете делиться папками, полными фраз или даже слов с часто встречающимися ошибками. И вы можете сделать это с компьютера или устройства iOS быстро и безопасно.

Кроме того, это идеальная программа для настройки вашего рабочего процесса, возможно, в сочетании с другими решениями для автоматизации текста на устройстве Android.