9 распространенных ошибок в управлении проектами (и что делать вместо этого)
В проекте даже небольшие ошибки могут дорого обойтись вашей карьере. Это также может сорвать проект и негативно повлиять на вашу производительность, помимо того, что это будет стоить вашей организации больших денег.
Вот несколько распространенных ошибок управления проектами, которых следует избегать любой ценой.
1. Несоблюдение правильного метода
Успешный проект требует подходящей стратегии в соответствии с требованиями проекта и способностями членов команды. Чтобы привести проект к успеху, вам нужно найти лучшую методологию управления проектом, чтобы участники были сосредоточены и вовлечены.
Вы можете оценить сильные и слабые стороны членов вашей команды с помощью SWOT-анализа перед разработкой стратегии. Инструменты SWOT позволяют выбрать цель проекта и ввести данные для сильных и слабых сторон, возможностей и угроз.
2. Неэффективное общение
Отсутствие эффективного взаимодействия – одна из основных ошибок управления проектами, с которыми вы можете столкнуться. Во время недопонимания члены команды винят друг друга; но в конечном итоге тормозится именно проект.
Чтобы избежать подобных проблем, всегда поддерживайте четкое общение между участниками проекта. Чтобы избежать недопонимания, полезно держать всех в курсе. Обязательно сообщайте другим заинтересованным сторонам обо всех изменениях в решениях.
Для общения в режиме реального времени выберите приложения, такие как Slack, которые ведут запись всего разговора. Google Jamboard – отличный выбор для аудио-видео общения между членами команды, участвующими в управлении проектами.
3. Не использовать программное обеспечение для управления проектами
Вы должны максимально использовать автоматизацию и программные инструменты для разумного управления проектами. Успешные организации внедряют одно или несколько приложений для упрощения управления проектами.
Инструменты управления проектами повышают эффективность использования ресурсов и отслеживают прогресс независимо от размера и типа проекта. Вы можете использовать ProofHub для планирования и выполнения проектов с помощью досок Канбан, диаграмм Ганта, онлайн-проверки и функций динамической отчетности.
Вы также можете попробовать ClickUp для управления проектами или задачами, чтобы использовать такие функции, как зависимость задач, повторяющиеся задачи, гибкое представление доски и назначение комментариев как задач. Он также позволяет вам выбрать шаблон, подходящий для вашего проекта, и автоматически добавлять возможные задачи.
4. Отсутствие участия членов команды
Одна из основных причин неудач проекта – отсутствие поддержки со стороны членов команды. Это может случиться, когда руководитель проекта не слушает команду. В качестве альтернативы, когда команда не заботится о пользе проекта, могут быть негативные последствия.
До и во время проекта у команды должно быть несколько встреч с менеджером. Это поможет им понять важность проекта и обсудить его стратегию и рабочий процесс.
Если личная встреча невозможна, команды могут присоединиться к виртуальной встрече с помощью Zoom, где они могут участвовать в опросах и обсуждать проект с помощью функции белой доски. Google Meet также предлагает онлайн-конференц-зал с такими функциями, как автоматические субтитры в реальном времени и дополнительные элементы управления для организатора встречи.
5. Отсутствие квалифицированных ресурсов
Выбор неопытных и неэффективных ресурсов может поставить под угрозу весь проект. Часто вы выбираете участников для проекта на основании их доступности, а не на основании их навыков и опыта в соответствующих проектах.
По этой причине важно с умом выбрать членов команды, которые смогут привести проект к успешному завершению в установленные сроки. Если ваша организация не располагает кадрами, необходимыми для конкретного проекта, вы всегда можете привлечь на аутсорсинг эффективных и опытных людей из Upwork или Fiverr .
6. Одновременная работа над несколькими проектами
Работа над множеством проектов одновременно может сказаться на вас и отрицательно сказаться на качестве и эффективности вашей работы. Чтобы избежать узких мест, делегируйте все остальные задачи во время работы над большим проектом. Если вам нужно управлять более чем одним проектом одновременно, используйте приложения календаря и списка дел для управления задачами.
Календарь Google – это универсальное приложение-календарь, которое следует использовать при участии в нескольких проектах. Он позволяет планировать события календаря из сообщений электронной почты и чатов, делиться своей доступностью и просматривать личные или деловые события в одном месте.
Вы также можете использовать Todoist для централизации всех задач и их правильной организации. Существует простой способ синхронизировать Календарь Google с приложением Todoist .
7. Непрактичная оценка и управление временем
Как руководитель проекта вы обязаны держать всех в курсе. И для этого иногда вы можете предлагать клиенту нереалистичные сроки и обременять членов команды сверхурочными. В другом сценарии ваша снисходительность к команде приводит к задержкам проекта. И то, и другое вредно для вашего проекта и взаимоотношений между клиентом и организацией.
Использование эффективных инструментов учета рабочего времени, таких как Time Doctor, поможет вам отслеживать продуктивность сотрудников и время, затрачиваемое на выполнение каждой задачи. Если ваш проект предусматривает выставление счетов на основе рабочего времени, вы можете использовать Timely для создания подробных трудовых записей для выставления счетов.
8. Микроуправление командой
Как руководитель проекта вы не должны управлять членами своей команды на микроуровне. Люди в команде могут рассматривать эту привычку как признак недоверия. Это может негативно повлиять на рабочую среду. Предоставление некоторой свободы вашей команде вдохновит их на усердную работу и создаст позитивную атмосферу.
Вы можете использовать Asana для постановки целей в начале проекта и получения уведомления, когда команда выполнит определенную задачу. Командная работа – это еще одно приложение для управления задачами, которое позволяет вам назначать задачи другим и отслеживать пропускную способность команды и возможности делегирования задач, чтобы избежать выгорания.
9. Неспособность управлять масштабом проекта
Изменение объема проекта на полпути приведет к неправильному распределению затрат и времени и поставит под угрозу успех проекта. Даже небольшое изменение может задержать всю операцию.
Чтобы избежать этих проблем, с самого начала имейте тщательно определенную область действия. Чтобы обеспечить надлежащее управление результатами проекта, внимательно следите за ходом проекта. Кроме того, всегда информируйте спонсоров о любых изменениях объема работ.
С помощью Wrike вы можете управлять рабочим процессом проекта, состоящего из множества задач и подзадач. Его графики работы и функции управления ресурсами помогут вам без проблем управлять масштабом проекта.
NTask – это еще один инструмент управления проектами, который держит вас в курсе о ходе проекта и использовании бюджета, так что вы можете предполагать любое изменение объема проекта.
Как избежать распространенных ошибок для успешного управления проектами
Правильное планирование, бдительность и прозрачная коммуникация гарантируют легкое управление проектами. Воспользуйтесь этими советами, чтобы избежать некоторых типичных ошибок управления проектами и завершить проекты вовремя.