Используйте трюк «Сделать копию» при публикации документов на Google Диске

Легко сделать копию любого документа в вашей учетной записи Google Drive. Что если вы хотите, чтобы ваши соавторы автоматически делали копию документа Google, когда они получают ссылку для обмена?

Попробуйте эти советы, в которых используется небольшое изменение общего URL-адреса.

Полезность этого аккуратного хака на Google Диске недостаточно ясна из названия, но попробуйте его один раз, и вы сразу увидите преимущество, когда вы будете сотрудничать с другими на Google Диске.

Этот метод полезен, когда вы хотите сохранить исходный документ, предлагая место для других, чтобы редактировать копию документа в папке на диске.

Поездка сохранит их в меню «Файл»> «Создать копию» и отправит копию документа Google обычным способом. Вот как это работает.

Отправить копию документа Google автоматически

Типичным случаем является документ Google, который должен заполняться каждым респондентом индивидуально. Сотрудники могут ввести данные в свою копию документа, не повреждая оригинал.

Вам не нужно будет просить их сделать копию. Просто следуйте этим шагам, и копирование для них будет выполнено автоматически.

Этот хак работает на Google Docs, Google Sheets и Google Slides.

1. Откройте документ Google Диска, которым вы хотите поделиться.
2. Нажмите синюю кнопку « Поделиться» в правом верхнем углу документа.
3. В диалоговом окне « Поделиться с людьми и группами » щелкните в любом месте поля « Получить ссылку», как указано в приглашении.
4. Получить ссылку на документ, нажав на ссылку Копировать . Вы можете отправить эту ссылку кому-либо по электронной почте или на любом другом носителе, а затем просматривать, комментировать или редактировать документ. Вы можете установить доступ, выбирая между Просмотрщиком , Комментатором или Редактором, нажав на маленькую стрелку в правом нижнем углу.
5. Скопируйте и вставьте общую ссылку в электронное письмо. Теперь удалите все после обратной косой черты в ссылке и введите «копировать». Редактировать эту маленькую часть всей ссылки только часть. Если вы сделаете другие изменения, это будет отображаться как страница с ошибкой для вашего получателя.
   
   Вот как теперь выглядит новая ссылка:
6. Отправьте электронное письмо, и ваша работа завершена. Когда получатель нажимает на ссылку, он выводит его на экран Google Диска, который просит его сделать копию документа.

Когда они нажимают кнопку « Создать копию» , локальная копия документа сохраняется на их диске Google. Кроме того, копия получена без комментариев, если она присутствует в оригинале. Если вы хотите отправить файл с комментариями, прочитайте следующий совет ниже.

Другие приемы для URL-адресов Google, которые вы можете использовать для публикации документа Google

Существуют и другие варианты использования общих ссылок в зависимости от того, что вы хотите, чтобы ваш соавтор делал с ними. Давайте рассмотрим эти четыре изменения URL.

1. Поделитесь копией Google Docs с комментариями

Иногда вы хотите, чтобы ваши комментарии были скопированы, чтобы члены вашей команды могли использовать их для работы над своей версией. Вы можете сделать это двумя способами:

• Замените /edit /copy?copyComments=true в URL-адресе файла.
• Замените /edit на includeResolvedCommentsOnCopy=false чтобы избежать копирования разрешенных комментариев.

2. Поделиться копией Google Docs в качестве предварительного просмотра

Режим предварительного просмотра отличается от параметра «Просмотр», поскольку он отображает документ в незагроможденном интерфейсе без панелей меню и кнопок. Например, вы можете поделиться листом или слайд-презентацией с кем-либо, кроме вашей совместной команды.

Используйте режим предварительного просмотра, заменив /edit URL файла Google Диска на /preview .

Обратите внимание, что ссылка Предварительный просмотр удаляет меню. Поэтому получатели не смогут использовать опцию « Файл»> «Создать копию», чтобы добавить копию на свой диск Google.

Чтобы обойти это ограничение, получатели могут получить доступ к адресной строке в браузере и снова заменить /preview l ' /preview на /edit чтобы сделать копию для своих собственных единиц.

3. Поделиться документ Google в качестве шаблона

Вы можете поделиться документом Google в качестве шаблона. Получатель получает копию документа без помех, за исключением меню Google Диска. Они также могут сделать копию документа для своего диска, нажав синюю кнопку « Использовать шаблон» .

Заменить /edit с помощью /template/preview

Этот метод объединяет параметр предварительного просмотра с параметром «Создать копию».

4. Поделитесь копией Документов Google в качестве прямой ссылки для скачивания.

Прямая ссылка на скачивание работает, как показано. Члену команды нужно всего лишь нажать на ссылку, и файл будет загружен на рабочий стол.

Заменить /edit /export?format=FORMAT

Добавьте формат файла (например, PDF или CSV), в котором документ должен быть сохранен, и ваша ссылка для загрузки готова. Опция PDF или CSV идеальна, потому что это универсальный формат, и получателю не нужна учетная запись Google для открытия и просмотра файла.

Кроме того, получатель получает готовый к печати файл, который он может немедленно отправить на принтер. Работает с Google Docs и Google Sheets, но не с Google Slides.

Следите за настройками общего доступа к Google Диску

Google Drive основан на сотрудничестве. Но всегда полезно следить за тем, с кем вы делитесь своими файлами . Легко потерять след, работая в большой команде.

Приведенные выше примеры показывают, что легко редактировать общие URL-адреса и получать доступ к файлам, если разрешения на совместное использование не установлены с учетом безопасности. Потратьте некоторое время на управление своими общими файлами на Google Диске, и вам не придется беспокоиться о том, что файлы окажутся в чужих руках.

Прочитайте статью полностью: используйте трюк "Сделать копию" при совместном использовании документов Google Диска