Превратите Outlook в инструмент управления проектами с помощью интеграции с OneNote

Из всех приложений Office OneNote имеет самую тесную интеграцию с Outlook. Это потому, что оба приложения имеют схожие цели и операции. Может показаться не очевидным, как, но на самом деле вы можете использовать OneNote в качестве диспетчера задач с помощью календаря Outlook и инструментов списка дел.

Добавляя OneNote в Outlook таким образом, вы гарантируете, что ваши задачи и сообщения останутся организованными в записной книжке. А функции совместной работы OneNote позволяют легко делиться этой информацией с вашей командой.

Мы покажем вам, как использовать интеграцию OneNote и Outlook, чтобы лучше управлять сложностями нескольких проектов.

Где не удается выполнить задачи Outlook

Если вы отслеживаете элементы действий или предстоящие проекты, вы можете использовать задачи Outlook для управления списками дел и отслеживания действий. Они позволяют записывать такую ​​информацию, как дата начала, срок, статус, приоритет и прогресс. Вы можете отслеживать одноразовые задачи и задачи, которые повторяются в течение определенного периода времени.

Если в проекте участвует несколько человек, вы можете создать план и назначить задачи каждому из них. Outlook также помогает с легкостью управлять несколькими проектами и задачами без необходимости в каких-либо сложных приложениях.

Однако, несмотря на свои преимущества, задачи Outlook в некоторых областях не соответствуют требованиям. Хотя вы можете писать заметки о задаче, ей не хватает контекста. Некоторые проекты требуют большего видения и планирования. Без какого-либо контекста вы не сможете связать идеи вместе. Кроме того, возможность категоризации и организации задач ограничена; Outlook быстро становится загроможденным, когда вы продолжаете добавлять задачи.

Активируйте надстройку OneNote для Outlook

Вы можете улучшить задачи, вместо этого интегрируя OneNote в Outlook. Вот как это сделать для OneNote 2016 или OneNote в Windows 10.

OneNote 2016

Если OneNote не активен в вашей версии Outlook, выполните следующие действия, чтобы активировать надстройку.

Откройте Outlook . Щелкните вкладку Файл, чтобы открыть окно информации об учетной записи . Затем нажмите « Параметры» слева.

В окне « Параметры Outlook» выберите параметр « Надстройки» слева. Здесь вы увидите списки активных, неактивных и отключенных надстроек приложений.

Если OneNote находится в неактивных надстройках приложений , выберите « Надстройки COM» рядом с « Управление» в нижней части экрана. Затем нажмите кнопку « Перейти» . В диалоговом окне отметьте заметки OneNote об элементах Outlook и нажмите кнопку ОК .

Теперь вы должны увидеть значок OneNote на вкладке « Главная ».

OneNote в Windows 10

В приложении OneNote процесс активации надстройки немного отличается. Повторите те же шаги, что и выше, чтобы открыть диалоговое окно « Параметры Outlook ». Затем перейдите на вкладку « Дополнительно », прокрутите вниз и включите параметр « Использовать отправку в OneNote с OneNote для Windows 10», если он доступен . Щелкните ОК .

Примечание. Отправить в OneNote – это автономная надстройка COM, которая хорошо работает с OneNote 2016 и более ранними версиями, такими как 2010 и 2013. Если вы отметите надстройку для Windows 10, Outlook настроится на использование приложения OneNote. Чтобы восстановить более раннюю надстройку COM, снимите этот флажок и снова выполните процедуру для OneNote 2016.

Добавить задачу Outlook в OneNote

Сначала вы должны решить, является ли данная записная книжка личной или общей. С помощью общей записной книжки вы можете делиться заметками с другими членами команды и разрешить пользователям редактировать записную книжку.

Те, у кого есть права на редактирование, могут добавлять задачи, заметки о встречах и многое другое. Комментарии показаны разными цветами, чтобы было понятно, кто и что добавил по ходу проекта.

Создание общей записной книжки в OneNote

Мы создадим записную книжку OneNote под названием « Проекты» и будем использовать группы разделов для хранения нескольких небольших проектов. В каждую группу разделов добавьте такие разделы, как « Протоколы собраний», « Соответствующие» и « Задачи» . Вы можете добавить больше или переименовать разделы в соответствии с вашими потребностями.

Чтобы поделиться записной книжкой, щелкните вкладку Файл . Затем нажмите « Поделиться», чтобы отобразить параметры общего доступа. Под заголовком Share, нажмите кнопку Share с людьми. Введите адреса электронной почты людей, которых вы хотите пригласить, выберите настройку общего доступа (« Просмотр» или « Изменить» ) и нажмите « Поделиться» .

Отправить задачу в OneNote

В Outlook нажмите кнопку « Задачи» на панели навигации, чтобы переключиться на модуль «Задачи». Затем нажмите кнопку « Новая задача» на ленте или нажмите Ctrl + N. При необходимости введите сведения о теме, сроке, напоминании и приоритете. Щелкните значок « Отправить в OneNote» на ленте.

В появившемся диалоговом окне выберите расположение записной книжки и раздела и нажмите OK . Чтобы увидеть свою задачу, перейдите в только что созданный раздел « Задачи ». Перенося свои задачи в OneNote, вы предоставляете центральное пространство для организации информации, связанной с этой задачей.

Затем добавьте таблицы, вырезки экрана, электронную таблицу Excel или даже дополнительный список дел. Другие члены команды смогут видеть, над чем вы работаете, читать детали задачи и оставлять отзывы. Вот несколько советов о том, как использовать список дел в OneNote .

Сохранение электронной почты Outlook в OneNote

Процесс отправки электронного письма похож на задачи. Откройте свой почтовый ящик. Выберите сообщение, которое вы хотите сохранить в OneNote. И щелкните значок « Отправить в OneNote» на ленте. В диалоговом окне выберите место, где вы хотите сохранить сообщение, и нажмите OK .

Вы даже можете поделиться страницей по электронной почте из OneNote с другими заинтересованными сторонами, участвующими в вашем проекте. Для этого перейдите на страницу заметок, которые вы хотите отправить по электронной почте в OneNote. Щелкните вкладку Файл , затем щелкните Отправить . Выберите любой желаемый вариант из списка; если в контенте много разделов, таблиц или изображений, лучше отправить его в формате PDF.

Использование OneNote с Outlook Meeting

Приложение Календарь содержит ваше расписание встреч, событий и встреч. Все элементы календаря начинаются как встреча. Это деятельность, в которой не участвуют другие люди или ресурсы. Событие происходит хотя бы один раз и длится 24 часа и более.

Встреча становится встречей, когда вы привлекаете других людей и включаете ресурсы, такие как конференц-залы. С помощью Outlook вы можете сэкономить драгоценное время, запрашивая встречу, отслеживая дату встречи и автоматизируя процесс записи минут встречи.

Нажмите кнопку « Календарь» на панели навигации, чтобы перейти к модулю календаря. Найдите собрание, которое хотите добавить, дважды щелкните его, чтобы открыть окно собрания . Затем щелкните значок « Заметки о встрече», расположенный на ленте.

Отправка заметок к собранию в OneNote 2016

Появится диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы делиться заметками с собранием или делать заметки самостоятельно . Первый вариант работает с общей записной книжкой OneNote. Последний вариант работает с вашим личным блокнотом. Однако вы можете поделиться ими по электронной почте.

Выберите самостоятельное создание заметок . Затем выберите место для заметок о встрече в диалоговом окне. В OneNote откроется новая страница с вашей информацией. Под заголовком « Примечания» начните писать свои действия. Если есть презентация PowerPoint, вы можете вставить распечатку слайдов на страницу.

Когда собрание закончится, щелкните значок страницы электронной почты на ленте. Откроется окно сообщения Outlook с адресами участников вверху. Затем нажмите кнопку « Отправить» , чтобы отправить заметки о встрече. Ваши участники узнают ключевые моменты и раздаточный материал. Нет необходимости брать распечатки и раздавать их.

Отправка заметок к собранию в приложение OneNote

Если вы используете приложение OneNote для Windows 10, убедитесь, что надстройка « Отправить в OneNote» отмечена флажком. Найдите собрание, которое хотите добавить, затем щелкните значок Заметки к собранию на ленте. Выберите расположение записной книжки и нажмите « Сохранить» .

В качестве альтернативы вы можете создать структурированную страницу с заранее созданными контейнерами для заметок, настроенными для записи определенных типов заметок во время встреч. Вот руководство о том, как создавать шаблоны страниц в OneNote .

Узнайте, как использовать теги OneNote

Интеграция OneNote с Outlook позволяет решать множество задач по управлению проектами. Хотя настройка интеграции требует времени и планирования, вы быстро приспособитесь к рабочему процессу.

OneNote имеет множество функций, но каждый владелец или менеджер бизнеса должен научиться использовать теги в OneNote. Это эффективный способ классифицировать информацию и помочь вам найти ее позже.