Избегайте этих 6 ошибок, чтобы улучшить электронную почту и текстовое общение
Общаться с помощью SMS или электронной почты очень легко, но есть подводные камни, о которых следует знать. Поскольку все, что должен сказать получатель, – это ваши слова, самое меньшее, что вы можете сделать, – это избегать распространенных ошибок в текстовых сообщениях, которые многие люди считают раздражающими, если не оскорбительными.
Учитывая, что ваша личная и профессиональная жизнь во многом зависит от эффективного общения, тактичность пойдет вам на пользу во многих отношениях. Вот шесть привычек, от которых следует избегать при отправке любого текстового сообщения. Некоторые из этих принципов применимы даже к вашим личным взаимодействиям.
1. Использование слишком большого количества эмодзи
Эмодзи интересно исследовать и очень удобно, чтобы быстро выразить чувства или реакцию. Однако существует ограничение на то, как часто вы должны их использовать. Будьте особенно осторожны в профессиональной среде, потому что, выходя за рамки смайликов, вы можете показаться незрелым.
Но давайте будем более конкретными. Общаясь с коллегами, придерживайтесь нескольких простых смайликов и используйте их экономно.
Обращаясь к клиенту, используйте только один смайлик в сообщении и только в том случае, если вам нужно придать тексту немного более теплый оттенок. При правильном применении смайлики действительно могут вызывать дружелюбие.
Так же бережно относитесь к знакомым. Пока вы не знаете их достаточно хорошо, лучше всего свести количество смайликов к минимуму.
С другой стороны, если вы пишете другу, давление будет меньше. Разгадывать сообщения друг друга на основе изображений может быть даже весело, но не всегда.
Познакомьтесь со всеми популярными смайликами и их определениями . Затем вы можете создать текстовую игру для своей группы друзей, используя только смайлы. Это единственное уместное злоупотребление смайликами.
2. Ввод заглавными буквами.
Вот еще одна дурная привычка, в которую попадают текстовые сообщения. Сам вид ЗАГЛАВНЫХ БУКВ предполагает крик, поэтому чтение электронной почты, написанной полностью заглавными буквами, по меньшей мере раздражает. Никогда не злоупотребляйте заглавными буквами, особенно в профессиональном контексте.
Убедитесь, что ваше сообщение спокойное и ясное, – это лучший сигнал. Это показывает, что вы заботитесь о читательском опыте получателя, и побуждает их реагировать так же уважительно.
Но есть и такие тенденции, как чередование крышек. Хотя этот узор имеет определенную цель (выразить сарказм), он очень неприятен для глаз, поэтому по возможности избегайте его использования или чего-либо подобного. На самом деле, один смайлик был бы гораздо лучшим выбором.
3. Использование раздражающих выражений
Слова действительно могут ошибиться, когда вы меньше всего этого ожидаете. И когда многие люди соглашаются с тем, что определенные фразы оскорбительны, рекомендуется перестать их использовать. Если вы менеджер или человек, занимающий очень социальное положение, последнее, чего вы хотите, – это отталкивать людей.
Избегайте использования выражений, подобных тем, что показаны в видео выше или в списке ниже. Они могут показаться невинными, но могут показаться унизительными, пассивно-агрессивными и откровенно раздражающими:
- "При всем моем уважении…"
- "По моему мнению…"
- «Вы попадете туда…»
- "Вы можете сделать лучше, чем это …"
- «Это здравый смысл…»
- "Что есть, то есть…"
Список можно продолжать и продолжать, поэтому, возможно, стоит изучить вопрос о раздражающих фразах с помощью таких источников, как Reader's Digest . Таким образом, составление соответствующих текстов и электронных писем станет проще и быстрее.
Но избегание оскорблений также сводится к основному принципу думать, прежде чем говорить, который применим к письменному общению, как и ко всему остальному. Письмо дает вам дополнительное время и пространство для размышлений, поэтому используйте возможность позаботиться о том, как вы выражаете себя.
4. Отправка слишком большого количества сообщений
Еще один аспект хорошего общения – это нахождение правильных границ. Например, не ждите немедленного ответа. И не требуйте ни одного.
Если вы торопитесь, скажите об этом как можно вежливо. Если в течение 24 часов нет ответа, отправьте дипломатическое письмо или продолжайте.
Агрессивный обмен сообщениями – серьезное запрещение в профессиональном общении, будь то с коллегами или клиентами. Вы можете сказать, что четкие призывы к действию являются ключом к маркетинговым кампаниям, но это не значит, что вы должны заполнять ими свои информационные бюллетени.
В конце концов, помните, что у людей есть собственные жизни и проблемы, поэтому просто будьте уважительны и терпеливы, когда пишете кому-то свое сообщение или электронное письмо.
5. Отправка сообщений в неправильное время
Выбор времени также считается тактом. Как я уже упоминал, вы можете следить за предыдущим письмом, но не перегружайте получателя несколькими новыми сообщениями за короткий промежуток времени.
Независимо от того, насколько вы вежливы, их отпугнет проявление нетерпения. Если вы ведете бизнес, вы можете потерять клиентов таким образом.
Кроме того, если вы общаетесь с людьми через SMS или WhatsApp, будьте осторожны с тем, в какое время вы отправляете свои сообщения. Вы можете проснуться в шесть утра, но не все.
Установите себе подходящие временные рамки для текстовых сообщений, особенно с людьми, связанными с работой. В конце концов, если вы будете беспокоить их поздно вечером, они могут отключить уведомления и пропустить последующие важные сообщения. Сдержанность жизненно важна для хороших социальных навыков.
Вы также можете максимально использовать современные решения, научившись планировать тексты с помощью сообщений Google . Outlook и Gmail позволяют делать то же самое с электронной почтой. Многие такие умные методы могут быстро навести порядок в вашем общении.
6. Плохая структура ваших сообщений
Помимо содержания сообщения, вы также должны быть осторожны с его составлением. Одна из основных ошибок при написании чего-либо – превратить это в блок текста. Во-первых, это отпугивает читателей. Во-вторых, во всех этих словах легко упустить ключевые детали.
Обязательно разбивайте свои сообщения, особенно длинные, на более мелкие части, которые легче усвоить. Еще лучше, используйте маркированные списки или жирный шрифт, чтобы выделить важную информацию.
Но в целом постарайтесь быть краткими. Бесконечное письмо не нравится. Или же разделите его на отдельные интересные сообщения, но не отправляйте их все одновременно. В профессиональных целях будьте умны и планируйте общение заранее для достижения наилучших результатов.
Однако, опять же, есть предел того, насколько маленькими должны быть ваши сообщения. Например, при текстовых сообщениях избегайте стиля Шатнера, когда вы используете несколько текстов, чтобы составить одно предложение.
Это крайний пример, но, тем не менее, общая тенденция. И если вы не хотите, чтобы люди боялись ваших сообщений, постарайтесь сделать их максимально безболезненными для получения и чтения.
Подумайте и исследуйте, прежде чем писать следующее сообщение
Люди не могут видеть ваше лицо или язык тела при чтении ваших сообщений, поэтому следуйте этим советам, чтобы представить эти тексты в их наилучшей форме. Таким образом вы сможете избежать ошибочного запутывания или даже оскорбления.
Важны все детали, от используемых выражений до структуры текста. Забота о том, как выглядит электронное письмо или SMS, помогает строить хорошие отношения с друзьями, коллегами или клиентами. Но хорошее письменное общение – это только один инструмент, когда дело доходит до улучшения ваших навыков электронной почты.