5 приложений рабочего пространства, которые используют смарт-таблицы для управления данными
Традиционно большинство инструментов повышения производительности предоставляли фиксированный набор функций. Например, в контрольном списке могут быть указаны даты выполнения, вложения и проценты. Но если вам нужно больше возможностей, вам просто нужно ждать и надеяться.
В настоящее время в инструментах повышения производительности наблюдается тенденция к использованию таблиц базы данных, подобных электронным, или «умных таблиц», чтобы предоставить вам доступ к вашим данным. Умные таблицы более функциональны, чем традиционные электронные таблицы, и проще в использовании, чем таблицы базы данных. Умные таблицы предлагают разные способы визуализации и управления данными. И это лучшие умные столы, доступные прямо сейчас.
1. Airtable
Airtable – оригинальный инструмент, положивший начало тенденции. Airtable произвел революцию в инструментах повышения производительности, придав электронной таблице возможности базы данных. Но именно с этого все и началось.
Airtable также добавила возможность легко менять представления с базовой сетки в стиле электронной таблицы на доску канбан, календарь или галерею. Затем было добавлено несколько приложений, которые могут использовать эти данные творчески и продуктивно. Airtable даже дал пользователям возможность создавать свои собственные приложения.
Для проверки давайте сгенерируем фиктивные данные CRM (управление взаимоотношениями с клиентами) и импортируем их в Airtable.
Просмотр данных CRM в Airtable
Airtable предоставляет множество возможностей для импорта данных. При импорте данных CSV (значения, разделенные запятыми) вы можете позволить Airtable автоматически генерировать типы столбцов. Однако Airtable не распознал ни один из типов столбцов на основе данных, которые мы ему предоставили.
Все столбцы превратились в обычный текст. После изменения столбца местоположения воронки на одиночный выбор мы могли сгенерировать доску канбан из данных, выбрав столбец, который должен быть заголовком стека. Обычно это делается с данными тега, например, в столбце местоположения воронки .
2. Понятие
Notion – это личный вики-инструмент для ведения заметок. Он вышел через несколько лет после Airtable и, вероятно, был сильно им вдохновлен. Airtable делает умные столы в центре своего предложения и предоставляет инструменты на их основе. Notion, с другой стороны, использует интеллектуальные таблицы как один из аспектов полнофункциональной программы для создания заметок.
Другими словами, Airtable – это умный стол с добавленными другими инструментами. Но Notion использует умные таблицы как часть своего предложения.
Как бы CRM выглядела в понятии?
Импорт данных CSV в Notion дает отличные результаты. Он распознает адреса электронной почты, номера телефонов, данные с множественным выбором или тегами и генерирует соответствующие типы столбцов для каждого из них.
Вы можете добавить доску в стиле канбан в три клика. Notion автоматически использует данные тегов для построения столбцов.
3. Таблицы Google
Area 120 , инкубатор Google, выпустил привлекательную альтернативу Airtable под названием Google Tables . Он предлагает все основы, которые вы ожидаете от интеллектуального настольного инструмента.
Что интересно в таблицах Google, так это то, что они являются частью Google и могут работать с другими инструментами Google в будущем. Когда вы думаете о том, чтобы связать все службы Google воедино, открываются удивительные возможности.
Пока этого не произойдет, вы можете использовать Google Assistant и IFTTT, чтобы делать удивительные вещи .
С другой стороны, мы говорим о Google. Google печально известен тем, что убивает свои продукты. На момент написания этой статьи Google уничтожил 219 своих творений, таких как Reader, Wave и Notebook. Вы можете увидеть полный список на Google Graveyard . Итак, каким бы захватывающим ни казался этот инструмент, вам пока не стоит надеяться на его жизнь в долгосрочной перспективе.
Просмотр CRM в таблицах Google
Таблицы Google упростили импорт данных. Но специального поля для номеров телефонов и адресов электронной почты нет, поэтому они просто текст. Выяснилось, что поле местоположения воронки представляет собой таблицу с множественным выбором. Но он не назначал цвета автоматически, хотя цвета доступны.
Переключиться на представление канбан можно всего в два клика. Результаты надежны и функциональны.
4. Таблицы JotForm
JotForm делает что-то немного новое и совершенно революционное. Он добавил интеллектуальные таблицы к существующему продукту, придав ему сверхспособности.
JotForm существует уже 14 лет, обслуживая формы, похожие на Google Forms, но намного более мощные. JotForm делает одно, и делает это очень хорошо.
Добавив интеллектуальные таблицы в свое предложение, JotForms расширил возможности своего инструмента, не упуская из виду его первоначальное предназначение.
Раньше, когда кто-то отправлял контактную информацию через форму, у вас был доступ к информации. Но теперь вы можете использовать эту информацию как основу CRM. Например, вы можете пометить данные, запланировать последующие действия и связать контактные данные с формами покупки.
Как JotForm справится с CRM?
JotForm – это инструмент для создания первых форм. Хотя вы можете вводить данные о клиентах вручную, более естественно создать форму, которую клиенты смогут заполнить сами. Или кто-то из вашей команды может заполнить форму.
Импорт данных аналогичен Airtable. Типы полей нужно выбирать вручную. И хотя в JotForm есть поля для номера телефона и электронной почты, эти параметры были недоступны в процессе импорта. После импорта JotForm также добавил несколько полей данных, чтобы лучше отслеживать ввод формы. Но они скрыты на скриншоте.
После импорта данные выглядели чистыми, а теги местоположения воронки автоматически раскрашивались. JotForm не имеет представления канбан. Он имеет вид карточек, похожий на вид галереи Airtable, но не сортируется по столбцам.
Тем не менее, где действительно выделяется JotForm, так это тем, насколько легко преобразовать данные интеллектуальной таблицы в форму. Всего за два клика можно было создать привлекательную и функциональную форму из импортированных данных.
Чтобы сделать данные таблицы совместимыми с существующими данными, JotForm, очевидно, пришлось пойти на несколько компромиссов. Несмотря на это, добавление таблиц в его сервисы было разумным шагом, который хотелось бы увидеть в других продуктах в будущем.
5. Smartsheet
Smartsheet сильно наклоняется в направлении электронной таблицы. На самом деле, если вы знакомы с такими инструментами, как Excel и Google Таблицы, Smartsheet должен быть быстрым и легким в использовании. Можно использовать электронную таблицу для выполнения таких действий, как диаграмма Ганта или инструмент планирования. Но это настоящая натяжка, и результаты будут менее звездными.
Smartsheet, с другой стороны, делает расширенное использование интуитивно понятным и простым. Smartsheet предоставляет все, что вы ожидаете от электронной таблицы. И у него есть много функций, которые вы хотели бы видеть в умной таблице.
Импорт данных CRM в Smartsheet
Импорт данных был несложным, и данные о местоположении воронки без проблем распознавались как данные с одним выбором . Нет специальных типов столбцов для номеров телефонов или электронных писем. Но есть тип столбца списка контактов, который значительно упростил бы создание CRM.
Smartsheet имеет чистое представление карточек, которое работает так же, как представление канбан. И переключаться между ним и табличным представлением совсем несложно.
Известные упоминания
Умные столы – все еще относительно новая концепция в технологиях повышения производительности. На подножку движется множество инструментов. Но они все еще находят свою опору.
Списки Microsoft были бы отличным дополнением к этому списку. Он больше всего похож на Airtable и Google Tables. Но на момент выпуска он был доступен только для загрузки для Windows.
Rows стремится развивать электронную таблицу, делая ее больше похожей на Smartsheet, чем на Airtable. Он обеспечивает интеграцию, сотрудничество и API. На момент написания этой статьи вы попадаете в список рассылки. Но этот инструмент определенно выглядит так, как будто за ним стоит присмотреться.
ClickUp – это универсальный инструмент повышения производительности, который использует многие функции интеллектуальных таблиц, но в форме списков задач. ClickUp предоставляет дополнительные столбцы, ссылки на списки и альтернативные представления, как и большинство интеллектуальных таблиц. Но в нем все еще отсутствует то, что вы ожидаете найти в чем-то вроде Airtable.