Что такое представления базы данных Notion? Как их использовать
Базы данных – неотъемлемая часть Notion. В отличие от традиционных электронных таблиц и других онлайн-баз данных, вы можете увидеть одну и ту же базу данных Notion в нескольких представлениях. Это делает организацию информации и проектов в Notion очень полезной.
Если вы только начинаете работу с Notion, вас могут смутить различия между каждым представлением и его использованием. В этой статье дается краткое объяснение каждой базы данных Notion и показано, как их использовать для повышения производительности.
Как создать базу данных понятий
Прежде чем мы погрузимся в 6 различных представлений, было бы полезно узнать, как создать базу данных Notion.
В любом месте рабочей области введите клавишу с косой чертой (/), за которой следует имя представления базы данных (таблица, доска, список и т. Д.). Notion покажет вам два варианта внешнего вида вашей базы данных: встроенный и полностраничный .
Встроенные базы данных будут занимать только часть страницы. Они полезны для добавления таблиц и списков в текст письменных документов.
Полностраничные базы данных, конечно, займут целую страницу.
При выборе либо в режиме онлайн или всей странице, вы можете создать свою базу данных. Позже вы всегда можете добавить представление или изменить изначально выбранный вид на что-то другое.
Давайте посмотрим на каждое представление базы данных, на то, как они работают, и на некоторые примеры их продуктивного использования.
1. Табличный вид
Таблица, вероятно, является наиболее часто используемым представлением базы данных Notion из-за ее универсальности и простоты.
База данных таблицы понятий отображает элементы (т.е. задачи, которые необходимо выполнить, книги для чтения, рецепты для приготовления) прямо в первой строке. В следующих столбцах указываются свойства (определенные в верхней части каждого столбца) для каждого элемента.
Например, вы можете создать простой список для чтения в виде таблицы. В его первом столбце будут заголовки статей и книг, которые вы хотите прочитать.
Свойства следующих столбцов могут быть для имен авторов, URL-адресов статей и статусов статей или книг (Хочу прочитать, Читаю, Читаю).
Вы можете открывать каждый элемент отдельно на отдельной странице, как и все другие представления. Пример таблицы списка чтения позволяет вам открыть элемент, чтобы делать заметки по этой книге или скопировать / вставить всю статью.
Представления базы данных Notion также имеют свойства, которые можно скрыть в табличном представлении.
Если одно из свойств вашего списка чтения предназначено для тегов для категоризации элементов по темам, и вы хотите, чтобы свойство тегов не отображалось в представлении таблицы, просто перейдите на вкладку «Свойства» над таблицей и отключите свойство «Теги».
Однако вы все равно сможете увидеть это свойство Tags, если откроете элемент как страницу.
2. Просмотр доски
Представление доски Notion напоминает простую доску Канбан для управления проектами , что упрощает отслеживание проектов и назначение задач.
В этом представлении вы найдете столбцы с заголовками «Не начато», «Выполняется» и «Завершено». Таким образом, вы можете использовать карточки под столбцами для представления статуса ваших проектов, перемещая их в соответствующий столбец.
Хотя отдельные пользователи, безусловно, могут использовать вид доски Notion, он определенно хорошо работает, когда используется командой. Например, если вы используете представление доски для управления проектами вашей команды, вы можете назначать карточки задач членам команды и добавлять комментарии в карточки, когда они открываются как страницы.
Как и в случае с таблицами, вы можете редактировать, какие свойства отображаются в общем виде. Например, если у вас есть свойство уполномоченного, но вы не хотите, чтобы их имена отображались в общем виде, перейдите в раздел « Свойства» и отключите свойство « Назначено» .
3. Просмотр списка
Просмотр списка в Notion – это, безусловно, самый простой способ просмотра вашей базы данных. Но, как и в случае с другими вещами в Notion, список может быть настолько простым или сложным, насколько вам нужно.
В отличие от таблицы, в представлении списка не используются сетка или столбцы. Это только список элементов, за которым следуют любые свойства, которые стоит показать.
Например, вы можете использовать список рецептов. Просто откройте каждый элемент как страницу, чтобы вставить или ввести рецепт внутри. Вы также можете использовать свойство Tags, чтобы упорядочить рецепты по кухням.
4. Просмотр календаря
Представление календаря по сути аналогично любому другому ежемесячному календарю. Он упорядочивает элементы в вашей базе данных по дате, которая может быть датой создания или выбранной датой, возможно, для срока выполнения задания или проекта.
Ваши элементы – которые, вероятно, будут либо проектами, либо событиями, если вы используете представление календаря, – отображаются в виде карточек. Как и в случае с другими представлениями, вы можете выбрать, какие свойства вы хотите отображать на этих карточках.
Более того, вы можете перейти от текущего месяца к прошлым или предстоящим месяцам и годам, чтобы проверить свои проекты или события.
5. Просмотр галереи
В галерее понятий все ваши предметы отображаются в виде карточек в прокручиваемом виде, вроде Pinterest. Галереи – идеальное средство просмотра базы данных, если вы хотите продемонстрировать изображения для своих предметов.
Чтобы просмотреть изображения ваших предметов, щелкните вкладку « Свойства » и выберите « Предварительный просмотр карточек» , при этом откроется раскрывающееся меню с несколькими вариантами.
Первый – это обложка страницы, на которой будут отображаться изображения обложек каждого элемента в галерее. Второй – «Контент страницы», который покажет изображение или текст, выделенный на странице элемента. Третий вариант позволяет вам показывать изображения файлов внутри ваших предметов.
6. Просмотр временной шкалы
Хотя представления календаря и временной шкалы имеют некоторое сходство, представление временной шкалы предлагает больше возможностей для просмотра событий по времени, что идеально подходит для управления проектами.
Временные шкалы Notion позволяют просматривать проекты по часам, дням, кварталам или годам. Вы можете легко увеличить длину проекта, просто удерживая его за конец и перетаскивая влево или вправо.
Временные шкалы также имеют встроенную таблицу со списком элементов в вашей базе данных. Как и в стандартной таблице, вы можете добавлять различные свойства к каждому элементу. Чтобы просмотреть список, щелкните символ >> рядом с месяцем над временной шкалой.
Как использовать представления базы данных Notion
Разумеется, что отличает базы данных Notion от других онлайн-баз данных, так это то, что вы можете видеть одну и ту же базу данных Notion с разных точек зрения.
Если вы используете Notion для управления проектами, основным видом вашего проекта может быть доска.
Однако вам может потребоваться более четкое представление о том, когда вам нужно начать работу над каждым проектом, поэтому будет полезно просмотреть ту же базу данных в виде календаря или временной шкалы.
В некоторых случаях вам может потребоваться увидеть все изображения в одном месте, поэтому просмотр галереи пригодится.
Чтобы просмотреть ту же базу данных в другом представлении, щелкните крайний левый текст в верхней части текущего представления ( «+ Добавить представление» ). Затем выберите другое представление, которое вы хотите, и дайте ему имя.
Вы можете переключаться между несколькими представлениями, выбирая их названия в верхнем левом углу страницы, при этом отображается раскрывающееся меню со всеми созданными вами представлениями.
Используйте представления базы данных Notion для упрощения ваших задач
Представление базы данных Notion может быть удобно, если вы только начинаете заниматься управлением проектами и пытаетесь организовать свои задачи. Теперь, когда вы знаете о представлениях базы данных Notion, откройте Notion на своем компьютере, чтобы увидеть, какие продуктивные задачи вы можете выполнить.