5 способов уберечь сотрудников от кражи данных компании при увольнении
Когда сотрудник решает уйти, многие компании мало что могут сделать, чтобы заставить его остаться. Хотя сотрудники ищут более зеленые пастбища, это нормально, но важно понимать, что не каждый сотрудник будет иметь добрые намерения, когда придет время уходить.
Фактически, одна вещь, которая становится все более распространенной проблемой для компаний во всем мире, – это кража данных у увольняющихся сотрудников. Если вам интересно, как предотвратить кражу данных сотрудников, обратите внимание на несколько вещей.
1. Подчеркните согласие с политиками слежки и защиты данных
Защита данных вашей компании – это практика, которая должна присутствовать на каждом этапе жизненного цикла сотрудника. Однако все необходимые методы защиты компании всегда должны основываться на согласии.
Прежде чем начать работу с вашей компанией, сотрудники должны уже понимать, чего ожидать от данных. Они также должны понимать объем наблюдения, на который они соглашаются, чтобы защитить его.
С их согласия компании могут принимать как превентивные, так и упреждающие меры для выявления утечек данных.
Компании также должны стимулировать команды сообщать о сомнительном поведении и иметь возможность делать это безопасно и анонимно, особенно когда речь идет о командах, данные которых могут повлиять на всю компанию.
2. Установить институциональное управление знаниями.
Когда дело доходит до таких ролей, как продажи, многие компании с трудом теряют отношения после ухода продавца. Многие продавцы будут пытаться принести свои счета в свои новые компании, что приведет к потере ценности, которую ваша компания вложила в отношения.
Кроме того, кража стратегий с совещаний по планированию имеет множество последствий для компаний.
Это может не только привести к потере дохода, но также может привести к снижению морального духа команды. В рамках кампании кросс-функциональные команды часто работают вместе, чтобы связаться с клиентами, создать презентацию, управлять отношениями и закрыть продажи. Поэтому, когда компания теряет клиентов из-за утечки данных из-за утечки данных, многих людей это разочаровывает.
Чтобы защитить вашу компанию от потери вашей ценной сети клиентов, есть две части уравнения: создание системы хранения институциональных данных и децентрализация отношений с клиентами посредством автоматизации.
Если вы обнаружите, что ваши команды слишком перегружены, чтобы добавить еще один шаг в свой рабочий процесс, вы можете передать часть управления данными на аутсорсинг программному обеспечению или специалистам по продажам. Уже доступны различные инструменты, отслеживающие отношения и автоматизирующие части воронки продаж.
3. Улучшите системы обнаружения вторжений
Перед тем, как сотрудник подаст в отставку, может появиться несколько явных признаков.
Во-первых, сотрудники могут чаще посещать LinkedIn или просматривать порталы вакансий других компаний. Во-вторых, они могут использовать корпоративный Wi-Fi для отправки заявлений о приеме на работу по электронной почте.
Если вы подозреваете, что определенные компании пытаются украсть ваш талант с целью кражи ваших данных, настройте уведомление для любой переписки с этими компаниями. Хотя после этих спекулятивных попыток не требуется никаких немедленных действий, службы безопасности должны усилить наблюдение за сотрудниками, подвергающимися риску.
Будь то загрузка файла сомнительного размера, отправка PDF-файлов через зашифрованные платформы обмена сообщениями или отправка необычно больших электронных писем на личные учетные записи, существует множество способов упреждающего обнаружения кражи данных и корпоративного шпионажа.
4. Проведите выездное интервью.
Выходные собеседования – отличный способ проверить, нет ли красных флажков для увольняющихся сотрудников и даже тех, кто останется позади. Отслеживание того, куда сотрудник будет двигаться дальше, поможет выявить возможные намерения в случае кражи данных.
Например, сотрудники, уходящие на работу к конкуренту в аналогичной должности, будут более подвержены риску, чем те, кто будет работать в несвязанной отрасли на другой должности. Если считается, что сотрудник подвергается высокому риску, за ним следует наблюдать в течение оставшихся нескольких недель на работе и даже в последующие недели.
Кроме того, многие из тех, кто долгое время работает, не помнят условия своих контрактов при увольнении. Эти соответствующие контракты включают соглашения о конфиденциальности, положения о конкуренции и другие условия, связанные с данными.
Во время собеседования напомните сотрудникам об определенных условиях, которые они по-прежнему связаны законом, даже если они больше не работают с вами.
Это должно включать умышленное распространение информации, принадлежащей компании, а также отказ от раскрытия, удаления или возврата данных, принадлежащих компании. Это отличный способ отпугнуть тех, кто, возможно, намерен украсть данные, и служит напоминанием для всех, кто просто забыл об условиях найма.
5. Процедуры увольнения
После выходных собеседований, следующим шагом будет обеспечение данных во время увольнения. Помимо очевидного требования вернуть устройства компании и отмены любого административного доступа, службы безопасности также должны провести обычное собеседование о методах хранения данных.
Собеседование после увольнения должно включать вопросы об их методах защиты личных данных. Например, вы работаете с общедоступным Wi-Fi во время работы с файлами компании, спрашивая, есть ли у них дома какие-либо твердые копии данных или одолжили ли свои устройства друзьям или членам семьи.
Хотя неверно предполагать, что каждый увольняющийся сотрудник намеревается украсть ваши данные, можно с уверенностью предположить, что многие из них будут небрежно относиться к этому. Хотя эти действия были непреднамеренными, их все же можно приписать увольняющемуся сотруднику и подвергнуть излишнему риску данные вашей компании.
Предотвращение утечки данных с увольняющимися сотрудниками
Обучение передовым методам безопасности – это вложение, которое стоит вложить в каждую компанию. Даже если сотрудник остается с вами всего на несколько месяцев, политики и процедуры управления данными могут предотвратить многие возможные проблемы за это время.
Хотя невозможно с самого начала узнать, какие сотрудники заслуживают доверия, гораздо лучше избегать азартных игр. Несмотря на то, что вас не соблазняют конкуренты или не планируют украсть данные компании, все же есть способы, чтобы что-то пошло не так. Некоторые увольняющиеся сотрудники могут просто лениться и вызывать утечку данных.
Будь то злой умысел или чистое незнание, защита данных компании – дело, к которому стоит стремиться. Сотрудники имеют полное право переходить в новые компании на более подходящие должности. Однако данные вашей компании могут не совпадать с ними.