8 способов упорядочить электронные таблицы в Excel
Microsoft Excel – это программа, которая использует электронные таблицы, чтобы помочь вам систематизировать числа и данные с помощью функций и формул. Есть много разных способов использования Excel, и с таким количеством идей легко дезорганизоваться.
С учетом сказанного, всегда есть способ найти обходной путь, который поможет вам привести таблицы в порядок. Это особенно полезно для командных проектов в Excel.
1. Используйте шаблоны
Вам не следует тратить время на воссоздание электронных таблиц Excel с нуля каждый раз, когда вы хотите проанализировать свои данные. Вместо этого Microsoft Excel уже включает широкий спектр пользовательских шаблонов .
Просто нажмите « Файл» > « Создать» и выберите один из множества шаблонов, поставляемых с Excel. Конечно, у вас могут возникнуть трудности с поиском шаблона, который идеально подходит для вашего процесса анализа данных.
Но вы все равно можете найти один, который можно легко отформатировать, чтобы он выглядел лучше и функциональнее.
2. Выделите важные данные.
Как и в случае с любым другим инструментом управления, вы всегда должны выделять самую важную информацию. То же самое применимо, когда вы работаете в Excel, особенно если у вас есть целая команда, работающая над одной электронной таблицей.
Один из самых простых способов сделать это – создать лист панели мониторинга, на котором будут суммированы ваши ключевые точки данных.
Кроме того, вы всегда должны хранить свою ключевую информацию в удобном для чтения шрифте, используя условное форматирование, чтобы назначать высоту и цвет важным ячейкам.
Это простая тактика презентации, которая значительно упростит анализ данных вашей организации.
3. Отсортируйте данные
Одна из неотъемлемых частей анализа данных – это умение сортировать данные. Независимо от того, хотите ли вы отсортировать имена в алфавитном порядке или перечислить продукты от самой низкой до самой высокой цены, не имеет значения, как вы это делаете.
Сортировка данных поможет вам быстро понять и лучше визуализировать данные. Excel позволяет сортировать данные по алфавиту, числам, дате и времени. Вы также можете отсортировать его по настраиваемому списку, который вы создаете, или по форматированию, цвету шрифта, набору значков или включению цвета ячеек.
После выбора столбцов или строк, которые вы хотите отсортировать, просто нажмите «Сортировка и фильтр» на вкладке «Данные», и вам будут предоставлены дополнительные параметры для сортировки данных. Если у вас есть какие-либо проблемы с этим, вы можете проверить руководство на официальном сайте Microsoft .
4. Используйте несколько листов!
Когда вы работаете над чем-то сложным или работаете с большим объемом информации, не забывайте, что Excel позволяет одновременно использовать множество электронных таблиц.
Вам не нужно хранить всю информацию в одной электронной таблице. Вместо этого распределите данные по нескольким таблицам и пометьте их соответствующим образом. Это позволит вам легко найти всю необходимую информацию.
5. Скрыть ненужные данные
Когда у вас слишком много информации в электронной таблице, трудно сосредоточиться на правильных вещах. Если вы теряетесь в цифрах, возможно, пришло время просмотреть свои электронные таблицы, компонент за компонентом.
Если вы обнаружите какую-либо информацию, которая больше не кажется необходимой или важной, вы можете скрыть ее. В Excel есть функция, которая позволяет скрывать столбцы, листы или строки, которые вам больше не нужны, но которые вы не хотите удалять.
Инструменты визуализации данных обычно способны скрывать такую информацию, как числа предположений и справочные таблицы, которые составляют основу ваших моделей, но не меняются.
6. Ячейки с гиперссылками могут сэкономить вам много времени
Работая в команде или даже в одиночку, вы чаще всего тратите время на поиск определенной информации, просматривая все электронные таблицы.
Но так быть не должно. Вместо этого вы можете назвать свои важные ячейки и гиперссылки на них в своих таблицах, которые будут направлять вас через данные. В Microsoft Excel есть отличные инструменты навигации для анализа данных, поэтому обязательно используйте их.
7. Правильно используйте формулы и функции
Освоение основ формул Excel имеет решающее значение для всех новичков. Microsoft Excel считается программным обеспечением для анализа данных по большинству отраслевых стандартов.
Это также наиболее предпочтительное программное обеспечение для финансовых аналитиков, инвестиционных банкиров, презентаций и финансового моделирования. В Excel есть встроенные функции и формулы , которые призваны облегчить вам жизнь.
Формула в Excel – это выражение, которое будет работать со значением в ячейке или в диапазоне ячеек. Функция – это предопределенная формула. Они устраняют необходимость всегда вводить формулы, предоставляя понятные для человека имена.
8. Ярлыки могут помочь вам работать быстрее
Когда вы уже привыкнете к функциям и формулам Excel, вы должны изучить основные сочетания клавиш. Вы можете обнаружить, что, используя сочетания клавиш для Excel, вы сможете работать намного эффективнее.
Особенно это касается пользователей с ограниченными возможностями передвижения или зрения. Сочетания клавиш – это более простой способ получить желаемые результаты из Excel, не нажимая на сенсорный экран или не используя мышь.
Просто нажав Alt в Excel, вы увидите все ярлыки вверху, а если вы нажмете Alt + Q , вы будете перенаправлены в поле поиска. Поле поиска – приятная функция, которую Microsoft добавила в свои программы, так как она позволяет легко что-то найти. Вы также можете создавать собственные сочетания клавиш в Excel .
Сделайте свою жизнь проще с помощью организованных таблиц
Говоря о Microsoft Excel, есть хорошее правило. Если вы поймали себя на том, что делаете что-то вручную в Excel, знайте, что, вероятно, есть более простой способ сделать это.
Microsoft Excel широко используется на рабочих местах по всему миру. С каждым новым обновлением им становится проще пользоваться, но оно также может быть намного сложнее. Знание основ функций и формул Excel, а также того, как поддерживать порядок в таблицах, поможет вам в полной мере использовать программу.