Руководство по управлению задачами в Интернете: 10 советов по выбору подходящего приложения
Во время новой нормы количество онлайн- и офлайн-приложений для управления проектами увеличилось в несколько раз. В настоящее время существуют сотни приложений, которые могут помочь вам эффективно управлять бизнес-проектом, управляя командой сотрудников.
Если вы заинтересованы в приобретении программного обеспечения для управления задачами, вам следует выяснить, является ли приложение достаточно гибким и масштабируемым для достижения ваших целей. Читайте дальше, чтобы узнать, как выбрать правильный онлайн-диспетчер задач.
Что такое программное обеспечение для управления задачами в Интернете?
Бизнес-проект включает в себя несколько зависимых или независимых задач. Каждый член команды отвечает за одну или несколько задач. Несколько задач включают множество дат начала и окончания, временной бюджет, бюджет затрат, распределение ресурсов, напоминания, отчеты, документы и т. Д.
Когда сложное компьютерное программное обеспечение управляет всеми этими аспектами проекта, оно известно как программное обеспечение для управления задачами. Начало пандемии убедило тысячи компаний перейти на удаленную работу. В результате приложения для управления задачами теперь подключены к сети и размещаются на облачных серверах.
Стандартные функции приложений для онлайн-управления задачами
По мере роста спроса на приложения для онлайн-отслеживания задач многие фирмы, занимающиеся ИТ-услугами и разработкой программного обеспечения, предлагают универсальные приложения для управления проектами. Однако большинство этих приложений поставляются с набором стандартных функций, необходимых для базового управления проектами. Эти функции заключаются в следующем:
1. Разработать средство просмотра списка задач
Большинство онлайн-приложений для управления задачами имеют экран просмотра задач. Здесь вы можете увидеть все задачи и подзадачи любых текущих или завершенных проектов.
2. Канбан-доска
Расширенное онлайн-приложение для управления задачами будет включать в себя доску Канбан для реализации Канбан для эффективного управления проектами на индивидуальном или организационном уровне. Приложения с цифровой визуализацией Kanban доски , которые показывают столбцы Pending, обрабатываемые и завершенные статусы задач и карты в качестве актуальных задач.
3. Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта – это основная функция управления проектами любого онлайн-приложения для отслеживания задач. Диаграммы Ганта иллюстрируют прогресс проекта с помощью метода горизонтальной гистограммы с накоплением. Он также может визуализировать зависимости задач, затраченное время и текущий статус задач.
4. Уведомление по электронной почте или в приложении для обмена сообщениями.
Онлайн-приложения для управления проектами также делают упор на то, чтобы держать всех в курсе, предлагая статус проекта и обновления активности в режиме реального времени. Когда приложение обнаруживает какие-либо изменения в списке задач, оно немедленно уведомляет назначенный ресурс и владельца проекта.
5. Учет времени
Онлайн-приложения для управления задачами поставляются с программой автоматического учета рабочего времени для отслеживания рабочих часов, использования ресурсов, бюджета проекта, часов выставления счетов и т. Д. Владельцы проектов могут принимать решения в режиме реального времени, наблюдая за показателями использования времени в проекте.
6. Фильтры и теги задач
Большинство приложений онлайн-диспетчера задач имеют параметры тегирования и фильтрации задач. Владелец проекта может установить определенные теги, такие как приоритетная работа, подотчетный отдел, конкретные навыки, крайний срок доставки, этап разработки и т. Д. Члены команды могут легко отфильтровать задачи на основе этих тегов, чтобы найти правильную задачу.
7. Общение с командой или клиентом
Стандартные онлайн-приложения для управления задачами начали предлагать раздел для внутренних и внешних коммуникаций. Эти приложения включают такие модули, как видеоконференцсвязь, голосовые вызовы и обмен текстовыми сообщениями.
8. Создание отчетов, хранение файлов и совместное использование
Приложения для управления задачами также предлагают средства создания отчетов для визуализации производительности проекта, бюджета ресурсов, неэффективных ресурсов, проблем с задачами, узких мест проекта и т. Д.
Вы также можете экспортировать отчеты в виде электронных таблиц или PDF и отправить их по электронной почте команде или клиенту. Эти приложения также позволяют сотрудникам проекта хранить важные файлы, связанные с проектом, и безопасно обмениваться ими.
Советы по выбору лучшего приложения для управления задачами
Программное обеспечение для управления задачами может повысить общую производительность и годовой доход предприятий любого размера. Однако фрилансерам, индивидуальным предпринимателям и малому бизнесу необходимо выбрать лучшее приложение для управления задачами, которое упростит задачу и не добавит дополнительной рабочей нагрузки.
Помимо перечисленных выше стандартных функций, вам также необходимо будет искать дополнительные функции. Вот несколько основных советов, которые помогут вам в покупке идеального онлайн-диспетчера задач:
1. Разрешения на централизованный доступ к инструментам
На уровне команды или проекта между соавторами может возникнуть конфликт интересов. Приложение должно позволять централизованное управление для владельца проекта и локальное управление для партнеров. Администратор проекта должен иметь возможность персонализировать доступ к инструменту в зависимости от возможностей соавтора.
2. Конфиденциальность и контроль конфиденциальности
В большинстве проектов внештатного или корпоративного уровня очень сложно сохранить конфиденциальность личной информации и интеллектуальной собственности. Вам следует искать программное обеспечение для управления задачами, которое решает проблемы конфиденциальности данных.
3. Безопасность облачной платформы
Лучшее приложение для управления задачами должно шифровать все исходящие и входящие данные в соответствии с новейшими протоколами безопасности интернет-связи. Шифрование также должно работать, когда приложение находится в состоянии покоя. Вам нужно искать такие функции безопасности, как:
- Система управления идентификацией и доступом (IAM).
- Приложение соответствует GDPR, DSGVO и SOC2.
- Расширенный стандарт шифрования (AES) 256-битное шифрование SSL.
4. Назначение задач и уведомление
Эффективный онлайн-трекер задач должен позволять членам команды назначать задачи своей корзине из центрального списка задач. Кроме того, такие функции, как назначение менеджером проекта задачи конкретному ресурсу в зависимости от набора навыков, добавят ценности инструменту.
Когда владелец проекта назначает задачи или когда ресурс претендует на задачи, он должен уведомить ответственных лиц.
5. Синхронизация с личным календарем
Поскольку тенденция удаленной работы растет, настоятельно рекомендуется синхронизировать приложение онлайн-отслеживания задач с вашим личным календарем. Если вы можете видеть все личные и профессиональные повседневные задачи на одном экране, вы сможете более эффективно обеспечивать высокую производительность.
6. Интеграция сторонних приложений.
Лучшее приложение для управления задачами должно обеспечивать простую интеграцию с другими приложениями, такими как графическое проектирование, электронная таблица, текстовый процессор, почтовый клиент, обмен сообщениями, видеоконференцсвязь, цифровая доска и т. Д. Интеграция с профессиональными приложениями позволяет вам находить все связанные с проектом ресурсы в одном месте. .
7. Совместимость с несколькими устройствами
Ищите онлайн-трекер задач, который позволяет вам входить в систему с любого устройства, такого как Windows, macOS, Android, iPhone, Blackberry, Chrome OS и т. Д. Вы получите более выгодное соотношение цены и качества, если приложение позволяет сохранять прогресс на одном устройстве. и без проблем начните работать с другого устройства.
8. Аналитика на основе искусственного интеллекта.
Некоторые приложения для управления задачами также имеют встроенный искусственный интеллект, который генерирует высокоуровневую аналитику о прошлых проектах. Анализируя такие отчеты, вы можете более эффективно планировать будущие проекты при меньшем бюджете.
9. Доступ к службе поддержки клиентов
Большинство приложений в настоящее время предлагают поддержку клиентов через чат, электронную почту и телефон. При покупке онлайн-приложения для отслеживания задач узнайте, предоставляет ли разработчик адекватные услуги общей и технической поддержки.
10. Структура ценообразования
Ищите онлайн-приложение для управления задачами, которое предлагает гибкую структуру ценообразования. Получите бюджетный план начального уровня, когда вы начинающая команда, и расширяйте его по мере увеличения ваших проектов и ресурсов.
Подходит ли вам онлайн-приложение для управления задачами?
Поиск лучшего онлайн-приложения для управления задачами может отнять у вас много часов продуктивности. Вы можете следовать приведенным выше советам, чтобы получить идеальное программное обеспечение для управления задачами для своего бизнеса и не терять драгоценное время.